Vaste onkostennota

[mastra]

Hallo,

 

Ik ben een ZZP'er en heb vrijwel het hele jaar door en dagelijks heel vele bonnetjes (eten, drinken, reiskosten, internet, tel,..) die ik in rekening breng aan mijn eigen eenmansbedrijf. Dat is ontzettend veel werk!

 

Mijn vragen:

1) Mag dit ook d.m.v. een vaste maandelijkse onkostendeclaratie?

2) Is een geschatte gemiddelde BTW hiervan aftrekbaar?

 

De declaratie zal uiteraard gebaseerd zijn op een redelijke gemiddelde omvang en soort kosten. Overigens dit kon allang voor werknemers, dus moet ook voor zelfstandigen kunnen gelden.

 

 

Groet

 

mas

 

 

 

 

[renep]

Nee, dat mag niet, je moet je op de bonnetjes baseren. Ja, dat is een beetje werk :P

[mastra]

Is het echt pertinent verboden zonder bonnen??

Want soms is het gebruikelijk notas op te stellen met schattingen etc.

 

[smart4u]

Kosten in de onderneming aftrekken moet altijd onderbouwd zijn en een zakelijk karakter kennen.

 

Van werknemers in loondienst kan worden verwacht dat zij er altijd voor zorgen zakelijke kosten te declareren. Er is altijd immers binnen de onderneming die deze declaraties controleert en vergoed. Wanneer het gaat om regelmatig terugkerende kosten, kan een vaste onkostenvergoeding worden overeengekomen. Bij een controle van de Belastingdienst zal echter altijd worden gevraagd naar de onderbouwing van deze vaste onkostenvergoeding. Dus de steekproef uitvoeren en goed bewaren en periodiek controleren of het nog steeds steekhoudend is. De onkostenvergoeding zullen zij veelal gelijk met hun loon ontvangen.

 

Een nadeel van een vaste onkostenvergoeding is wel dat de aftrek van BTW komt te vervallen. BTW mag je alleen in vooraftrek nemen als deze vermeld staat op een uitgereikte factuur aan de onderneming. Bij een vaste onkostenvergoeding is deze niet aanwezig.

 

Zelfstandigen die geen loon ontvangen bevinden zich in een lastig parket, want een vaste onkostenvergoeding wordt veelal met het salaris uitbetaald. De zakelijkheid van deze kosten kunnen wel worden onderbouwd middels dezelfde steekproef. Met andere woorden het zou in theorie moeten kunnen, maar wijkt erg af van hetgeen in de praktijk wordt gehanteerd. In de praktijk worden dus gewoon de bonnen bij elkaar opgeteld en hiervan wordt de BTW (tenzij lunchbonnen en dergelijke) teruggevorderd.

 

Met betrekking tot de opmerking dat het soms gebruikelijk is om nota's op te stellen met schattingen, hoop ik dat je bedoelt dat er een voorschotnota wordt opgesteld en vervolgens een slotdeclaratie wordt uitgereikt....

[mastra]

Smart4u, thanks!!

 

Dit is erg helder!