Jump to content
MarjaR
Verberg

Rechtsgeldigheid digitaal (klanten)dossier

vraag

Wij leveren een webapplicatie aan non-profitorganisaties en kleinzakelijke gebruikers.

 

Na het plaatsen van een bestelling sturen wij een licentieovereenkomst e.d. op papier naar de betreffende klant ter ondertekening.

Na ontvangst van de ondertekende documenten (en na betaling van de bijbehorende factuur) gaan wij over tot levering.

 

Tot op dit moment archiveren wij alle ondertekende documenten in mappen, maar met het groeien van het aantal klanten worden dit natuurlijk steeds meer mappen met papier waar je verder eigenlijk nooit meer iets mee doet.

 

Wij overwegen nu om dit papieren archief om te zetten in een digitaal archief, door alle ondertekende overeenkomsten te scannen en op die manier te bewaren.

De originele papieren versie zouden we dan dus willen weggooien. Dat zou lekker opruimen hier in de kast!

 

Maar dat betekent dat we niet meer de originele overeenkomsten + handtekening van de klanten hebben, maar alleen nog de gedigitaliseerde versie daarvan.

 

Is het verplicht om de originele papieren versie van contracten e.d. te bewaren? Of is de gedigitaliseerde versie ook rechtsgeldig?


Marja de Vroed

Club Webware / Webware Systems BV

 

http://www.clubwebware.nl

http://www.prikhetop.nl

Link to post
Share on other sites

2 answers to this question

Recommended Posts

  • 1
  • Rate this answer

De rechtsgeldigheid van een overeenkomst - tenzij het gaat om notariële akten - wordt niet bepaald door de aard van het document, maar de wijze waarop deze tot stand is gekomen. Het document zelf dient alleen maar als bewijsstuk. Aan een origineel zal als bewijsmiddel meer gewicht worden toegekend, dan aan een gescande versie van het document. De vraag is echter wanneer dit ter discussie staat? Juist, pas bij een rechter. Bedenk daarbij dat niet alleen het document bepaalt wat er over en weer aan verplichtingen is aangegaan, maar ook de prestaties die zijn geleverd.

 

Allesbepalend is de vraag hoe groot het risico is wanneer een klant een contract ter discussie gaat stellen. Wanneer de overeenkomsten afzonderlijk het bestaan van de onderneming niet in gevaar brengen, dan is het zeker het overwegen waard om alles te digitaliseren. De overeenkomsten die echt een grote waarde vertegenwoordigen zouden daarvan uitgezonderd kunnen worden.


jurist - interim manager legal - maar bovenal ondernemer 4legal ||legalalert | JuridischActueel |

Link to post
Share on other sites

Create an account or sign in to comment

You need to be a member in order to leave a comment

Create an account

Sign up for a new account in our community. It's easy!

Register a new account

Sign in

Already have an account? Sign in here.

Sign In Now

  • Bring your business plan to a higher level!

    All topics related to entrepreneurship are discussed on this forum.

    • Ask your entrepreneur questions
    • Answers / solutions from fellow entrepreneurs
    • > 65,000 registered members
    • > 100,000 visitors per month
    •  Available 24/7 / within <6 hours of response
    •  Always free

  • Who's Online

    Er zijn 8 leden online en 139 gasten

    (See full list)    
  • Also interesting:

  • Ondernemersplein



EN

×

Cookies on HigherLevel.nl

Cookies are necessary for Higherlevel.nl to function properly. By using HigherLevel.nl you declare to have read and accepted our terms and conditions.

 More information   I accept