Ga naar inhoud
  • 0

Rechtsgeldigheid digitaal (klanten)dossier

Newbee     4 0

Wij leveren een webapplicatie aan non-profitorganisaties en kleinzakelijke gebruikers.

 

Na het plaatsen van een bestelling sturen wij een licentieovereenkomst e.d. op papier naar de betreffende klant ter ondertekening.

Na ontvangst van de ondertekende documenten (en na betaling van de bijbehorende factuur) gaan wij over tot levering.

 

Tot op dit moment archiveren wij alle ondertekende documenten in mappen, maar met het groeien van het aantal klanten worden dit natuurlijk steeds meer mappen met papier waar je verder eigenlijk nooit meer iets mee doet.

 

Wij overwegen nu om dit papieren archief om te zetten in een digitaal archief, door alle ondertekende overeenkomsten te scannen en op die manier te bewaren.

De originele papieren versie zouden we dan dus willen weggooien. Dat zou lekker opruimen hier in de kast!

 

Maar dat betekent dat we niet meer de originele overeenkomsten + handtekening van de klanten hebben, maar alleen nog de gedigitaliseerde versie daarvan.

 

Is het verplicht om de originele papieren versie van contracten e.d. te bewaren? Of is de gedigitaliseerde versie ook rechtsgeldig?


Marja de Vroed

Club Webware / Webware Systems BV

 

http://www.clubwebware.nl

http://www.prikhetop.nl

Link naar reactie

Aanbevolen berichten

2 antwoorden op deze vraag

  • 1
Retired Mod     3k 90

De rechtsgeldigheid van een overeenkomst - tenzij het gaat om notariële akten - wordt niet bepaald door de aard van het document, maar de wijze waarop deze tot stand is gekomen. Het document zelf dient alleen maar als bewijsstuk. Aan een origineel zal als bewijsmiddel meer gewicht worden toegekend, dan aan een gescande versie van het document. De vraag is echter wanneer dit ter discussie staat? Juist, pas bij een rechter. Bedenk daarbij dat niet alleen het document bepaalt wat er over en weer aan verplichtingen is aangegaan, maar ook de prestaties die zijn geleverd.

 

Allesbepalend is de vraag hoe groot het risico is wanneer een klant een contract ter discussie gaat stellen. Wanneer de overeenkomsten afzonderlijk het bestaan van de onderneming niet in gevaar brengen, dan is het zeker het overwegen waard om alles te digitaliseren. De overeenkomsten die echt een grote waarde vertegenwoordigen zouden daarvan uitgezonderd kunnen worden.


jurist - interim manager legal - maar bovenal ondernemer 4legal ||legalalert | JuridischActueel |

Link naar reactie
Gast
Dit topic is nu gesloten voor nieuwe reacties.
Verberg sidebar
  • Wie is er online?
    0 leden, 31 Gasten

  • Breng jouw businessplan naar een higher level!

    Op dit forum worden alle onderwerpen m.b.t. ondernemerschap besproken.

    • Stel jouw ondernemersvragen
    • Antwoorden/oplossingen van collega ondernemers
    • > 65.000 geregistreerde leden
    • > 100.000 bezoekers per maand
    • 24/7 bereikbaar / binnen < 6 uur antwoord
    •  Altijd gratis

  • Ook interessant:

×
×
  • Nieuwe aanmaken...

Cookies op HigherLevel.nl

We hebben cookies geplaatst op je toestel om deze website voor jou beter te kunnen maken. Je kunt de cookie instellingen aanpassen, anders gaan we er van uit dat het goed is om verder te gaan.