iDEAL ontvangsten boeken in Exact Online

[Jippe]

Hallo allemaal,

 

Na een paar dagen Google en een lang gesprek met de helpdesk van Exact Online, ben ik niet overtuigd hoe het beste de door een Payment Service Provider (Buckaroo) naar onze bankrekening overgemaakte uitbetaling van Idealbetalingen te administreren. Kan iemand hier ajb met mee meedenken?

 

Versimpeld voorbeeld: 2 orders a 100,- van 2 verschillende personen worden vandaag met iDEAL betaald. Over een week ontvang ik 1 betaling a 200,-. Helaas laat Exact me niet toe om de binnengekomen betaling af te handelen door deze op te splitsen naar de de 2 orders/debiteuren.

 

De oplossing zou zijn om een tussenrekening (Te ontvangen Ideal betalingen) aan te maken, om vervolgens de 2 facturen a 100,- daarop te boeken en om de bankbetaling a 200,- ook op deze nieuwe grootboekrekening te boeken (negatief te ontvangen bedrag).

 

Nadelen van deze oplossing:

- Elke verkoopboeking moet ook nog eens op basis van de naam van de klant opgezocht worden en afgeletterd worden op de tussenrekening. Lijkt me iets te omslachtig? Kan dat niet in één keer?

- Je kunt wel in de gaten houden of het saldo op de tussenrekening klopt, maar kan niet precies aangeven welke uitbetaling voor welke factuur bedoeld is. Mischien niet zo erg, zolang alles goed gaat en je niks hoeft uit te zoeken.

- Omdat tegelijkertijd met de uitbetaling een betalingsfee wordt ingehouden (die overigens maar 1 keer per maand gefactureerd wordt) is er nooit een evenwicht op deze tussenrekening en kan deze danook nooit gesloten worden.

 

Ongetwijfeld zijn er meerdere webwinkels met periodieke iDeal uitbetalingen en Exact Online. Heeft iemand een betere manier van werken?

 

Alvast bedankt!

 

Groet

Jeroen

 

 

[Wouter Hol]

Binnen Buckaroo kan je heel mooie rapporten uitdraaien!

 

Log in bij Buckaroo, ga naar het tabblad rapportage, en daar kan je rapportages in .csv en MT940 formaat downloaden van al je transacties, inclusief de door Buckaroo ingehouden kosten. Direct in te lezen de meeste boekhoudsoftware. Ik ken Exact Online niet qua werking, maar ik neem aan dat je daar ook .csv en/of MT940 bestanden kan importeren. :)

[Jippe]

Dank voor je snelle antwoord!

 

MT940 rapportage weet ik wel hoe te downloaden. Maar ken het effect niet binnen de boekhoudsoftware, neem aan dat het hetzelfde werkt als je gewone ABN AMRO Bankbestanden importeren? Overigens lees ik nergens dat ExactOnline ook MT940 van Buckeroo aan kan, wel een MT940 van vele banken. Dus moet denk ik een .csv bestand van buckaroo downloaden.

 

Weet je hoe de boekingen werken nadat ik .csv van Buckaroo geimporteerd heb? Kan ik dan de verkoopfacturen (automatisch) koppelen aan de bijbehorende regel van de uitbetaling? Ik kan nergens lezen hoe dit te doen en hoe de MT940 van de ABN AMRO en de .csv van Buckeroo met elkaar samen kunnen gaan. (Zal wat verder googlen op een variatie van ".csv ideal import exact online" want dat leverd vooral import van productinfo op)

 

 

[Wouter Hol]

Op zich zou een MT940 van Buckaroo niet anders moeten zijn dan die van de bank. Het is slechts een bestandformaat. Zowel MT940 als .csv zou moeten werken.

 

Je kan van Buckaroo automatisch het nummer van de transactie (Buckaroo noemt dit "factuurnummer", niet te verwarren met jouw factuurnummering) opvragen op het moment dat de transactie gemaakt wordt. Zodoende wordt het factuurnummer van Buckaroo gekoppeld aan jouw order en kan je gemakkelijk de verkoopfacturen en transactie van Buckaroo aan elkaar koppelen. Ik weet niet hoe dit precies werkt in Exact Online.

 

Als je hier specifieke vragen over hebt dan kan je ook met Buckaroo bellen. Het telefoonnummer staat op de site als je ingelogd bent. Zij kunnen je helpen met de technische implementatie en de boekhouding.

[Jippe]

Dank. Ik heb zowel Buckaroo als Exact hierover al gebeld. Wellicht de verkeerde medewerker getroffen of de vraag niet precies verwoord. Alhoewel, "Hoe importeer ik de Buckaroo bestanden in Exact en verwerk ik die" moet toch duidelijk zijn. Liefst wil ik vooraf weten hoe te handelen, maar ik zal eens kijken of het lukt Buckaroo's MT940 in Exact Online te importeren.

[Wouter Hol]

Ik heb wel een nummer van iemand binnen Buckaroo die je direct kan helpen. Zij kon ons in elk geval prima helpen met de boekhouding icm. Buckaroo. Zal haar nummer even in een PM zetten voor je :)

[Jippe]

Bedankt Wouter. Dankzij je contactpersoon is dit nu opgelost.

 

Buckaroo maakt een bankrekening nummer aan waar de iDeal betalingen op worden gestald. Dit bankrekening nummer heb je nodig om een nieuw bankboek in je administratie op te kunnen zetten, en staat in het MT940 bestand. Dit bestand wordt echter verkeerd geinterpreteerd door Exact Online; Exact gaf bij mij aan dat dit een ABN-AMRO rekening was. Het Buckaroo bankrekening nummer is echter een Raborekening. En als je in je administratie niet de goede bank kiest, kan het MT940 bestand niet goed worden gelezen.

 

Kortom: Gewoon bij Buckaroo je eigen rekeningnummer opvragen, deze als Raborekening toevoegen in een nieuw bankboek in je administratie en je bent klaar om de MT940 bestanden te importeren.

 

Op het moment van importeren worden alle posten gelijk afgehandeld/afgeletterd, dat gaat super snel en gemakkelijk.

[Wouter Hol]

Goed te horen dat het gelukt is :D