Instellingen en Internetbestellingen

[TwaBla]

Elders is een topic gestart over betaling maandabonnementen. Ik heb een vergelijkbare vraag. Hoe worden internetdiensten afgerekend door overheden?

 

Stel ik verkoop een abonnement op een dienst aan afdeling X van Gemeente Y. Die hebben geen creditcards en geen paypall. Gaat dat gewoon via factuur? Hoe stel je dan vast of degene die online een overeenkomst afsluit ook gemachtigd is om zo'n verplichting aan te gaan. En hoe kan je de dienst snel activeren, als je met een facturerings- en betalingsproces zit dat maanden kan duren?

 

Dat geldt waarschijnlijk ook voor grote ondernemingen. Hoe kopen die in online?

[Robbert12]

Er zijn een paar mogelijkheden die ik ben tegengekomen, naast uiteraard de factuur achteraf(geen ervaring met overheden, wel met grote bedrijven):

 

- Via de afdeling inkoop. Die hebben vaak wel de mogelijkheden van een companycreditcard etc.

- Aanschaf door individuele medewerker en het vervolgens declareren.

- Bij preferred suppliers is soms een overeenkomst dat medewerkers er kunnen bestellen en de factuur, eens paar maand, naar het bedrijf gaat.

- Er zijn ook bedrijven waar het gehele management een creditcard van de zaak krijgt. Hier kan je dat soort zaken mee aanschaffen en het dan declareren. Declaratie en afboeking van creditcard saldo geschiedt tegelijk bij salarisbetaling waardoor dit dan gelijk loopt.

[Frans Sijtsma]

Grotere bedrijven en overheden kopen bij mij, maar vrijwel nooit via direct online bestellen.

 

[*]Meestal krijg ik een formele inkoopopdracht toegemaild met inkoopnummers etc.

[*]Soms wordt er eerst offerte gevraagd waaraan gerefereerd kan worden (veel overheden moeten voor bepaalde bedragen 3 offertes opvragen)

[*]Als ze toch online bestellen dan is overheid 100% op factuur. Grote bedrijven willen af en toe weleens I-deal gebruiken maar da's sporadisch

 

Betaalgedrag duurt bij mij geen maanden gelukkig. Vrijwel allemaal 30-45 dagen.

[Antwoord voor bedrijven]

Beste TwaBla,

 

Heb even navraag gedaan bij onze financiële medewerkster. Ik kan je t.a.v. de inkoopprocedure binnen Antwoord voor Bedrijven als volgt informeren (het is dus mogelijk dat het e.e.a. binnen andere overheidsdiensten anders gaat):

 

Nieuwe inkoop

Er is sprake van nieuwe inkoop als de behoefte niet binnen een bestaande (raam)overeenkomst kan worden vervuld. Dit is eerst vastgesteld door de indiener of materiedeskundige. Het verloop van het inkoopproces wordt vervolgens bepaald door de hoogte van het inkoopbedrag. Er zijn daardoor de volgende mogelijkheden:

 

- Tot € 500 incl. BTW:

Is vormvrij. Kan dus digitaal, per brief, mondeling bij aankoop in winkel e.d.

 

- Tot € 25.000 incl. BTW:

Er dient minimaal 1 offerte te worden opgevraagd. De gegunde opdracht wordt bevestigd in een opdrachtbrief, welke wordt ondertekend door een mandaathouder.

 

- Tot € 148.750 incl. BTW:

Er dienen minimaal 3 offertes te worden opgevraagd. De gegunde opdracht wordt bevestigd in een opdrachtbrief, welke wordt ondertekend door een mandaathouder.

 

- € 148.750 incl. BTW en hoger. (Voor berekenen van de Europese aanbestedingsdrempel geldt de drempel exclusief de BTW en bedraagt € 125.000 excl. BTW en hoger. Het genoemde bedrag is gebaseerd op 19% BTW): In principe Europees aanbesteden. Het IEC (Inkoop Expertise Centrum) wordt ingeschakeld.

 

Pas na levering van de prestatie, volgen facturering en betaling. Een gedeeltelijke vooruit betaling kan alleen in bepaalde gevallen. De betaling van een goedgekeurde factuur geschiedt binnen 30 dagen.

 

Al bij de offerteaanvraag dienen de Rijksleveringsvoorwaarden te worden aangegeven. Bij diensten is dat de ARVODI en bij leveringen de ARIV. Voor ICT is het ARBIT van toepassing.

 

 

Groet, Nynke