malbregt

Bedankt voor uw reactie. Ik ken het bedrijf postboxNL, echter niet inhoudelijk qua kwaliteit en service. In de basis van scannen, doorsturen en de prijzen zal er weinig onderscheid zijn, echter willen wij niet alleen het fysieke poststuk scannen, maar ook de inhoud van het document. Hier liggen naar ons idee meer kansen. Stel als u gebruik maakt van een online facturatie programma (bijv. Moneybird) kunt u ervoor kiezen om de gescande facturen daar naar toe te sturen en af te handelen. De overige documenten kunnen dan naar uw eigen e-mailadres gestuurd worden. Het omzetten van fysieke naar digitale post is 1! Maar wij denken dat je de klant nog beter van dienst kan zijn aangezien je als bedrijf al betrokken ben in het proces, postafhandeling, van de klant. Ik ben wel benieuwd wat uw voornaamste redenen waren om over te stappen op digitale post? En wat zijn uw ervaringen en ideeën over dit soort diensten in de toekomst?

Hans & DaMedia Allereerst bedankt voor jullie feedback. Wij zijn heel erg blij met iedere reactie om erachter te komen wat de ideeën en bezwaren van mensen zijn. In onze plannen zullen de ingescande documenten dezelfde dag of de volgende werkdag beschikbaar zijn. Post wat op dinsdagochtend binnenkomt zou dus uiterlijk woensdag beschikbaar zijn, is de acceptabele snelheid? Verder bepaalt de klant zelf aangeven welke afzenders vertrouwelijk zijn, zo kan de klant bijvoorbeeld opgeven dat post van ABN Amro vertrouwelijk behandeld moet worden. Vertrouwelijke post kan dagelijks of wekelijks doorgestuurd worden. Voor deze zendingen zou een lager tarief gelden dan het standaard tarief. Het doel is dat de klant zelf de verwerking van de fysieke en digitale post kan beheren (workflow). Inkomende facturen kunnen bijvoorbeeld doorgestuurd worden naar het e-mailadres van je online boekhoudpakket (bv. Moneybird) of de medewerker die verantwoordelijk is voor de administratie. Het zijn inderdaad een hoop handelingen en zeker als je het af en toe voor een klant doet. Onze service is uiteraard gebaseerd op een grotere hoeveelheid documenten waardoor veel handelingen geautomatiseerd kunnen worden. Documenten van klanten zullen in een batches ingelezen worden en zodra de bestanden digitaal zijn is het relatief eenvoudig om deze verder digitaal te verwerken. zoals het verzamelen van meta-gegevens en versturen of extern opslaan. Het is niet onze bedoeling om alle documenten terug in de envelop te stoppen voordat deze fysiek naar de klant worden gestuurd. Documenten worden netjes en overzichtelijk gebundeld en samen met een soort indexlijst naar de klant gestuurd. We hebben er ook over gedacht om deze service als een reseller pakket (white-label) aan te bieden. Voor de interne processen zal dit geen groot verschil zijn t.o.v. andere klanten, echter de factuur gaat naar de reseller. Zou je wellicht interesse hebben in een dergelijke service om deze aan klanten aan te bieden?

Beste Leden, De afgelopen jaren heb ik regelmatig gebruikt gemaakt van deze website bij het vinden van antwoorden op vragen. Nu wil ik jullie graag namens mijn mede idee-houders vragen naar jullie mening over het volgende... Samen met twee andere collega ondernemers ben ik bezig een nieuwe dienst te ontwikkelen voor de zakelijke markt, het digitaliseren en afhandelen van inkomende post. Dit is natuurlijk geen innovatief idee en bestaat al veel langer. Het idee ontstond een aantal maanden geleden toen ik op zoek was naar een betaalbare mogelijkheid om mijn inkomende post via e-mail te ontvangen. Als zzp-ers was ik veel op pad en werkte ik op meerdere locaties en daardoor had ik minder goed inzicht in mijn binnenkomende post. Ondanks dat deze service al bestaat, is deze best prijzig of naar ons idee (nog) niet compleet genoeg. Ons idee: - Voor bedrijven die geen postbus hebben kunnen gebruik maken één van onze landelijke postbusnummers. Bedrijven met een eigen postbus kunnen kiezen voor een doorstuurservice. - Sorteren van inkomende post: Scanbaar, Folders en vertrouwelijke post en het inscannen van de poststukken. Vertrouwelijke post zal niet geopende worden en direct doorgestuurd worden. - (Geautomatiseerd) classificeren van ingescande documenten + afzender, bijvoorbeeld: Algemene correspondentie, facturen, herinnering, contracten, etc. - Afleveren digitale documenten: Per e-mail, sFTP, Dropbox, etc. Dit is per type document (classificatie) in te stellen. - Afleveren fysieke poststukken: Deze kunnen dagelijks, wekelijks of maandelijks opgestuurd worden naar de klant. Prijzen: Afhankelijk van het volume zal de prijs tussen € 0,25 – € 0,35 per poststuk zijn. De kosten van het opsturen van fysieke poststukken zal ongeveer € 2,40 per zending zijn exclusief portokosten van PostNL. Optionele diensten - Data Capture (uitgebreid): bepaalde documenten kunnen uitgebreid gescand worden om extra gegevens uit de document te halen, zoals bijvoorbeeld bij facturen, factuurnummer, betaaldatum, totaalbedrag, etc. Deze gegevens kunnen via een apart XML bestand aangeleverd worden. Om deze service ook vooral kleinere bedrijven aantrekkelijk te maken zouden wij een minimale afname van 25 poststukken per maand willen hanteren. Wij zijn benieuwd zijn jullie meningen, reacties en ideeën. Alvast bedankt, Jeroen, Mariska en Maikel