Klant 2 x betaald, terug gestort, hoe in administratie?

[2lollypop2]

Al doende leert men :)

 

Ik had een factuur gestuurd naar een klant.

Hierop kreeg ik de vraag of ik nogmaals een factuur kon sturen omdat zij dat graag gericht hadden gezien aan een andere naam.

Geen probleem, doen we.

 

Ondertussen werd de 1ste factuur gewoon betaald.

Nu heeft de boekhouder de 2de factuur (de nieuwe) ook betaald.

Zodoende heb ik het bedrag 2 x ontvangen.

 

Ik heb netjes gebeld en het te veel betaalde terug gestort.

 

Als ik ontvang zet ik dat in exel netjes onder elkaar.

Kan ik dit nu het beste in de rij toevoegen als ontvangen en terug gestort ivm dubbele betaling, of kan ik dit net zo goed achterwegen laten?

Ofwel, is het nodig dat ik dit noteer in mijn inkomsten?

 

 

[R.I.P. - Fred Wiersma]

Formeel moet je dit wel administreren. Je hebt 2 facturen gestuurd, die beiden betaald zijn (hebben ook elk een eigen factuurnummer). Eentje betaal je terug (reeds gedaan) en daar maak je een creditfactuur voor (met weer een eigen nummer). Zo hou je je boekhouding accuraat. En die van je klant ook.

 

In een boekhouding noteer je ALLE financiele acties. Ook de foute ;D.

[2lollypop2]

Oh wacht :o

Ik heb ook een map met insteekhoesjes waar ik altijd per klant de facturen in doe.

Nu heb ik dus in het hoesje van deze klant 2 facturen.

De eerste en de tweede. Allebei hetzelfde(ook het factuurnummer), alleen is op de 2de de bedrijfsnaam een tikkie anders.

Kan ik daar nu het beste op de 2de vermelden dat deze dubbel betaald is, en daar een 3de bijsteken dat ik terug gestort heb?

 

Dus niet alleen in mijn exel lijstje, maar ook hier?

 

[aanvulling] Is het de bedoeling dat ik de klant ook de 3de "factuur" stuur dat ik terug gestort heb?

Ik heb namelijk netjes gebeld, maar ook een mail verstuurd dat dat gebeurt is.

[renep]

Je hebt één factuur, en drie betalingen die daarop afboeken (als het goed is tot restsaldo 0).

 

Wat ik zelf weleens gedaan heb met een ontvangen betaling die ik direct weer terugstortte en die ik niet op een factuur kon afboeken, is de ontvangst en terugstorting boeken op grootboekrekening 'kruisposten'. Dat leek me redelijk omdat het gaat om geld 'in transit' met eindsaldo 0.

[renep]

[aanvulling] Is het de bedoeling dat ik de klant ook de 3de "factuur" stuur dat ik terug gestort heb?

 

Nee. Je verstuurt geen facturen voor betalingen, je verstuurt facturen voor wat er verschuldigd is. Facturen geven aanleiding tot (terug)betaling, niet omgekeerd.

[renep]

Als de 2e correctiefactuur gestuurd is naar een andere rechtspersoon dan de 1e factuur, dan had hij een ander factuurnummer moeten hebben en moet je alsnog een creditfactuur naar de rechtspersoon van de 1e factuur sturen om het saldo daarvan op 0 te zetten.

 

Als het alleen ging om een verschrijving in de naam o.i.d. dan is dat allemaal niet nodig. Dan vervangt de 2e factuur de 1e en ben je kwa facturering klaar.

[R.I.P. - Fred Wiersma]

[aanvulling] Is het de bedoeling dat ik de klant ook de 3de "factuur" stuur dat ik terug gestort heb?

 

Nee. Je verstuurt geen facturen voor betalingen, je verstuurt facturen voor wat er verschuldigd is. Facturen geven aanleiding tot (terug)betaling, niet omgekeerd.

 

Niet mee eens. Je verstuurt de creditfactuur ook naar de klant. Die boekt hem ook in zijn eigen boekhouding in.

 

En ja, elke factuur moet een uniek factuurnummer hebben, is een eis van de belastingdienst. Zie website BD of handboek Ondernemen, ook BD.

[renep]

Niet mee eens. Je verstuurt de creditfactuur ook naar de klant. Die boekt hem ook in zijn eigen boekhouding in.

Ik bedoelde: in het scenario: één factuur, klant betaalt tweemaal, je stort één keer terug... stuur je voor de terugstorting geen creditfactuur. De betaling is geen aanleiding voor een factuur.

 

Maar als beide verstuurde facturen blijven staan, dan moet één daarvan inderdaad gecrediteerd worden. De aanleiding is dan niet de betaling, maar het feit dat de gestuurde facturen en daarmee het verschuldigde saldo niet kloppen.

 

En ja, elke factuur moet een uniek factuurnummer hebben, is een eis van de belastingdienst.

Oh ja, dat is waar. Maar in de praktijk worden regelmatig facturen vervangen om een onbenullige fout te corrigeren (bijvoorbeeld: ordernummer klant niet vermeld), zolang de kerngegevens als factuurnummer, -datum, rechtspersonen, bedragen etc. hetzelfde blijven.

[2lollypop2]

Als het alleen ging om een verschrijving in de naam o.i.d. dan is dat allemaal niet nodig. Dan vervangt de 2e factuur de 1e en ben je kwa facturering klaar.

Ja inderdaad, met de factuur zelf was niks mis mee.

De klant had mij alleen als bedrijfsnaam, bla, opgegeven, en dat moest blijkbaar, bla bla, zijn.

Het is dus niet zo dat er wat mis was aan mijn factuur, of dat ik het naar een verkeerd adres had gestuurd ofzo.

 

Dus ik heb helemaal niks veranderd op de factuur, behalve de bedrijfsnaam wat aangepast. Ook factuurnummer en datum heb ik niet aangepast. Leek mij namelijk niet logisch.

 

Is het nu wel of niet de bedoeling de klant een soort van factuur te sturen waarin ik vermeld dat ik het te veel betaalde heb terug gestort?

[renep]

Is het nu wel of niet de bedoeling de klant een soort van factuur te sturen waarin ik vermeld dat ik het te veel betaalde heb terug gestort?

 

Als jij en de klant de 1e factuur als niet-uitgeschreven beschouwen en alleen de 2e factuur blijft staan, dan moet je geen 3e factuur sturen. Het verschuldigde saldo klopt dan immers al. Je betaalt gewoon terug met een mededeling als "restitutie wegens factuur 123 tweemaal betaald" en je boekt de tweede betaling en terugstorting tegen elkaar af op de factuur of op "kruisposten" o.i.d.

 

Let wel op dat het verschil in naam niet ook een verschil in rechtspersoonlijkheid is. Want dan zou ik de route volgen die Fred aanbeveelt.

[2lollypop2]

Let wel op dat het verschil in naam niet ook een verschil in rechtspersoonlijkheid is. Want dan zou ik de route volgen die Fred aanbeveelt.

Verhip daar zeg je me wat.

Ik ben even door het handelsregister gesjeest en daar komt een hele waslijst uitgerold. Op dit adres zitten dus meerdere onderneminkjes. Goh nu snap ik ook meteen waarom er mij gevraagd werd om een 2de woord bij de bedrijfsnaam te zetten, want inderdaad, dat bijvoegsel maakt wel verschil voor deze klant zie ik nu.

Ik zie daar ook tussen staan, de bedrijfsnaam die ik op factuur 1 had gezet.(dus die fout was)

 

 

[renep]

Goh nu snap ik ook meteen waarom er mij gevraagd werd om een 2de woord bij de bedrijfsnaam te zetten, want inderdaad, dat bijvoegsel maakt wel verschil voor deze klant zie ik nu.

Ik zie daar ook tussen staan, de bedrijfsnaam die ik op factuur 1 had gezet.(dus die fout was)

Dan moet je voor factuur 1 een creditfactuur sturen. Bij elke inkomende/uitgaande betaling heb je dan een corresponderende (credit)factuur.

 

1: Oorspronkelijke factuur. Is betaald.

2: Factuur aan andere rechtspersoon. Is ook betaald.

3: Creditfactuur aan oorspronkelijke rechtspersoon. Die betaal je terug aan die rechtspersoon.

 

Het enige probleem dat overblijft is dat je twee facturen (1 en 2) hebt met hetzelfde factuurnummer. Dat mag eigenlijk niet. Het zuiverst is denk ik om factuur 2 opnieuw uit te reiken met een nieuw nummer, conform instructie van de belastingdienst.

[2lollypop2]

Maar wacht even he....

 

De klant had factuur 1 en 2 al een week binnen voordat ik de 1ste betaling pas ontving.

Beide betalingen zijn gedaan vanaf de juiste bedrijfsnaam.

[renep]

Wat wil je daarmee zeggen?

[2lollypop2]

Jij zegt, 3)......

 

Het is niet zo dat de foute bedrijfsnaam mij heeft betaald en de juiste bedrijfsnaam ook nog eens. Nee, beide betalingen zijn gedaan door 1 en dezelfde bedrijfsnaam. De juiste bedrijfsnaam.

[renep]

Ik vind dat ik het nu wel genoeg heb uitgelegd. Lees nou nog eens goed wat hier zoal geschreven is.

[Henk B]

Jij zegt, 3)......

 

Het is niet zo dat de foute bedrijfsnaam mij heeft betaald en de juiste bedrijfsnaam ook nog eens. Nee, beide betalingen zijn gedaan door 1 en dezelfde bedrijfsnaam. De juiste bedrijfsnaam.

Dat zal de belastingdienst een worst wezen. Voor hen maakt het in eerste instantie zelfs niet uit of de factuur uberhaupt betaald wordt.

 

Formeel gezien heb je nu twee problemen;

- je boekhouding voldoet niet aan voorschriften (2 facturen met identiek nummer), wat kan leiden tot santies of tenminste een grotere aandacht van de BD voor jouw onderneming,

- en je moet toch voor beide facturen BTW en winst/inkomsten belasting afdragen!

 

Bekijk het anders van de andere kant: die klant heeft nu op twee bedrijven een factuur ontvangen. Eentje wordt er betaald en werkt dus volgens de regeltjes. De andere wordt nooit betaald, maar wel ingeboekt. Die foute factuur van jouw kan dus gebruikt worden om fictieve kosten te creeeren in die onderneming. En aangezien jij geen creditfactuur stuurde kan de belastingdienst jouw daar voor verantwoordelijk houden (2e formele probleem van hierboven)... Heb je dat wel gedaan, dan is het verder de verantwoordelijkheid van jouw klant.