vraag over boeken van directe kosten in combinatie met voorraadwaardering

[Michael Albers]

Beste mensen,

 

Ik koop sinds kort wijn in in Portugal en verkoop dat hier in Nederland.

Ik zit even met het volgende boekhoudprobleempje. Kan iemand het mij uitleggen?

 

Als ik bijvoorbeeld 100 flessen wijn inkoop, dan moet dat geboekt worden als inkoopfactuur. Dat is dus de volgende boeking:

 

1400 Crediteuren 285,60

1610 Aan btw te vorderen 45,60

7001 Aan Inkopen TARIC 8079 240,00

(BTW moet ik afdragen op het moment dat ik de zending ontvang)

 

Nu wil ik dus ook automatisch de voorraad boeken en koppel ik dus de betreffende rekeningen aan het artikel met TARIC-code. De boeking wordt dan automatisch uitgebreid met:

 

3001 Voorraad TARIC 8079 318,00

8501 Kostpr. Ink. TARIC 8079 318,00

 

De waarde die op 3001 en 8501 automatisch wordt ingevoerd is gebaseerd op het bedrag dat ik in heb gevoerd bij het artikel onder Prijs voorraadwaardering.

Die bestaat dus uit inkoopprijs + accijns + transport + productschap. Voor 1 fles wijn is dat bijvoorbeeld 2,40 + 0,52 + 0,25 + 0,01. De kosten zijn duidelijk aan te wijzen voor deze zending, dus directe kosten.

 

Nu komt het probleem. Ik krijg de factuur voor transport en de accijns. Dat is een paar dagen na het ontvangen van de zending. Hoe boek ik die nu?

Als ik die factuur inboek als crediteuren aan voorraad, dan wordt de waarde dubbel opgenomen in de voorraad. Dat is dus niet goed. Als ik de voorraadwaarde op 240 houdt, ipv 318, dan klopt mijn voorraadwaardering niet als ik verkoop. Want dan komen de volgende boekingen:

 

1300 Debiteuren 875,00

1600 Aan btw af te dragen 140,00   

8001 Aan verkoop TARIC 8079 735,00

3001 Aan voorraad TARIC 8079 240,00

8801 Kostpr. Verk. TARIC 8079 240,00

 

In dit geval blijft er dus eindeloos 78 op de voorraad staan. Namelijk de transportkosten, accijnzen en afdracht productschap.

 

Hoe boek ik die accijns en transport? Is dat dan als kosten? Maar komt het dan niet dubbel in de boekhouding omdat het ook op de rekening kostprijs inkopen/verkopen staat?

 

Kortom, ik hoop dat iemand dit voor me kan ophelderen.

 

Met vriendelijke groet,

Michael Albers

[Alex]

Hallo Michael,

 

Ik ga er even vanuit dat jij een administratie voert met een voorraadmodule erbij.

 

Om je van een passend antwoord te voorzien moet ik de volgende dingen weten:

1. Komt de nota gelijktijdig, later of voor de levering van de goederen?

2. Hoeveel bestellingen plaats jij per jaar voor jouw voorraadaanvulling?

3. Zijn jouw inkopen gelijkmatig over het boekjaar verdeeld?

4. Zijn de wijnprijzen en de inkoopkosten aan sterke fluctuaties onderhevig?

 

Alvast de opmerking over de boekingsgang die jij schetst.

 

Jij boekt bij ontvangst van de voorraad kostprijs verkopen als bate in het resultaat. Dit is onjuist. De kostprijs dient te worden verantwoord als de goederen verkocht worden. Tot die tijd boek je bij goederenontvangsten:

 

Voorraad wijn xxx

a) Inkopen xxx

 

Aangezien de nota voor de accijnzen en transport apart wordt verstuurd boek je bij deze:

 

Inkopen xxx

BTW xxx

a) Crediteuren

 

De tussenrekening inkopen zou in theorie glad moeten lopen als jouw standaard kostprijs per fles overeenkomt met de

werkelijke inkoopprijs plus bijkomende inkoopkosten.

 

Eigenlijk kan je de boekingsgang zo uitgebreid (en dus bewerkelijk en ingewikkeld) maken als je zelf wilt. Echter, het is net afhankelijk van jouw situatie of al die informatie en registratie nuttig is.

 

 

 

 

 

 

 

[Michael Albers]

Beste Alex,

 

Dank voor je reactie. Ik gebruik inderdaad een voorraadmodule.

 

Een antwoord op je vragen:

 

1. Dit is afhankelijk van de leverancier. Maar laten we van mijn grootste leverancier uitgaan. Die betaal ik voor ontvangst aan de hand van een pro forma factuur.

2. Ik ben net begonnen (juli). Het is dus nog moeilijk in te schatten. Ik heb mijn eerste zending gehad in september en verwacht in januari twee nieuwe bestellingen te doen. Vermoedelijk zullen het dus 4 a 5 bestellingen per jaar zijn in het begin.

3. Nee, dus, afhankelijk van hoe het loopt.

4. Prijzen voor dezelfde wijn zijn in principe niet aan fluctuaties onderhevig. De inkoopkosten kunnen wel verschillen per leverancier. De ene leverancier verzorgt het transport en dat zit dan bij de prijs in. De ander levert af leverancier en dan moet ik dus het transport zelf regelen.

 

Als ik het goed begrijp, moet ik in elk geval 3001 aan 7001 boeken bij ontvangst van de goederen. Dit in plaats van 3001 aan 8501.

 

Volgens mij had ik ook de inkoopboeking verkeerd om beschreven. En moest dat zijn

 

7001 Inkopen

1610 Te vorderen btw

1400 Aan Crediteuren

 

Als ik later de directe kosten op Inkopen boek dan moet ik dat toch ook weer over boeken naar voorraad?

 

En hoe boek ik dat dan weer bij verkoop? Want dat moet ook weer in mindering op voorraad, want anders houd ik een overschot.

 

Ter info: ik werk met Informer Account Business Pro. Daarin geef ik per artikel 5 grootboekrekeningen op Omzet, Inkoop, Voorraad, Kostprijs Inkopen en Kostprijs Verkopen. Die worden dus gebruikt bij een inkoop- en/of verkoopboeking.

 

De voorraadwaarde kan (volgens mij) alleen handmatig ingegeven worden. Invullen van die waarde is volgens mij noodzakelijk om automatisch bij inkoop en verkoop de juiste rekeningen te vullen.

 

Als ik iets geks zeg hier, dan hoor ik het graag. Ik wacht je verdere uitleg van de boekingen af.

 

Alvast bedankt.

 

Michael

 

 

 

 

 

[Alex]

Michael,

 

Met selchts een paar zendingen per jaar is het vrij gemakkelijk om de accijnzen, transport en bijkomende inkoopkosten toe te rekenen aan de flessen wijn in een Excel sheet. Dit is natuurlijk uitermate belangrijk voor je prijsstelling.

 

Probleem is dat de inkoopkosten sterk fluctueren in jouw situatie. Dit leidt ertoe dat je continue met prijsverschillen zult blijven

ziten op jouw rekening Inkopen dan wel de rekening prijsverschillen. (die nog mist in jouw boekingsgang)

 

Ik kan je een tweetal scenario's adviseren:

1. Je definieert jouw standaard kostprijs wijn op basis van de kale inkoopprijs per fles en de transportnota's boek je direct ten laste van jouw resultaat,

2. Je definieert een standaardkostprijs per wijnsoort per leverancier in jouw voorraadmodule. Hiermee kan je nauwkeuriger de kostprijs bepalen afhankelijk van de leverancier.

 

#1: Gevolg van deze manier van boekhouden is dat je op het eind van het jaar een deel van de te veel geboekte transportkosten en accijnzen weer aan de voorraad toe moet rekenen die op 31 december in magazijn staat.

Voordeel is dat je slechts eenmaal per jaar hiervan last hebt, in plaats van verschillen uit te moeten zoeken per zending.

 

#2 Als levenrancier A voor een fles port altijd zelf het transport regelt is de standaardkostprijs dus inclusief transportkosten gedefinieerd. Leverancier B die fles port niet transporteert kan je dan op een ander artikelcode administreren waarbij je een andere samenstelling aan inkoopkosten kan definieren.

 

Voor de goede orde is de correcte boekingsgang bij het boeken van de inkoopnota als volgt:

 

Inkopen (= stuks x standaardkostprijs)

Prijsverschillen

a) Crediteuren

 

Op prijsverschillen boek je het verschil tussen Crediteuren en Inkopen. Dit is normaliter een resultatenrekening.

Overigen heb je Inkopen in rubriek 7 opgezet zag ik. Rubriek 7 is normaliter een resultatenrubriek en geen balansrubriek.

De rekening inkopen hoort een balansrekening te zijn in de rubriek 3 (voorraden)

Aangezien Portugal een EU land is, zou er geen BTW in rekening dienen te worden gebracht.

 

Paar checks zijn zeer belangrijk om frequent te blijven doen:

A. Analyseer het saldo op de rekening Inkopen: In theorie moet deze altijd glad lopen. Als dat niet zo is, dan is dat een aanwijzing voor een mogelijke fout in jouw boekhouding.

B. Beoordeel de rekening prijsverschillen periodiek. Als het saldo structureel oploopt of afneemt dan is dat een aanwijzing dat je standaard kostprijs voor een of meerdere artikelen niet correct meer is.

C Inventariseer je voorraad op jaareinde. Alleen door alles na te tellen kan je nagaan of jouw voorraadmodule nog de juiste voorraadniveuas weergeeft.

 

Bij verkopen boek je het volgende:

 

Debiteuren

a) BTW af te dragen

a) Omzet artikel x

 

Kostprijs Verkopen artikel x

a) Voorraad artikel x

 

De laatste twee regels kan je instellen als automatische boeking die je voorraadmodule voor jou zou moeten maken.

 

Succes!

Alex

 

 

[Michael Albers]

Beste Alex,

 

Bedankt voor je reactie. Ik zal alles eens goed doornemen.

 

In excel bereken ik idd de prijs (inkoop + directe kosten). Die neem ik dan vervolgens over in mijn boekhoudpakket. Ik heb geen zin om in excel de voorraad volledig bij te houden.

 

Ik ben overigens wel verplicht btw af te dragen in Nederland. Kan het ook direct weer terug vragen, dus per saldo maakt het niet uit. Alleen maar administratieve rompslomp dus.

 

Een fles wordt slechts bij een leverancier afgenomen. Koop ik fles A bij leverancier X dan koop ik die niet bij bij leverancier Y.

 

Michael