verschillende reeksen factuurnummers - hoe verwerken?

[member123]

Ik heb even een vraagje...

ik heb meerdere shops.

Mijn software geeft aan elke shop automatisch een eigen reeks voor order en factuurnummers.

shop 1 b.v. 10000001

shop 2 b.v. 20000001

enz..

 

Nu heb ik voor afgelopen maand b.v. voor de ene shop de factuurnummers 10002590 t/m 10002990

en voor een andere shop 20000001 t/m 20000030

en voor nog een andere shop 80000075 t/m 80000098

 

Moet ik ze nu op datum in mijn administratie stoppen waarbijd e verschillende reeksen door elkaar lopen of juist per reeks op nummer en dus voor elke reeks een aparte map bijhouden?

Of dus per maand per reeks en de volgende maand weer per reeks op nummer in dezelfde map?

 

Daniël

[Marije Miggiels]

De reden waarom facturen in een doorlopende reeks genummerd moeten worden, is om ze makkelijk terug te kunnen vinden. Ik zou dus zeggen, bewaar ze per reeks, ofwel in aparte mappen, ofwel in dezelfde map maar dan met een paar tabbladen :)

[Highio]

In aansluiting op het bericht van Marije ken ik ook voorbeelden van reeksen waaraan een voorvoegsel, wat herleidbaar is tot de naam van de (sub)webshop, toegevoegd is. Per maand, kwartaal etc. kun je natuurlijk een tabblad gebruiken, voorzover je natuurlijk papieren administratie wilt blijven bijhouden.

 

Groet,

 

Highio

[Marije Miggiels]

In navolging van het bericht van Highio voeg ik eraan toe dat een papieren administratie inderdaad niet vereist is, je kan alles ook digitaal opslaan. Dan wordt deze vraag automatisch overbodig ;)

[member123]

oke bedankt.

Wel een nadeel in mijn software moet ik zeggen.

 

krijg nu straks 8 reeksen met factuurnummers voro de verschillende shops.

en daarnaast dus 8 reeksen met nummers voor credit facturen.

In totaal dus 16 reeksen die ik elke maand moet nalopen om te kijken waarin welke facturen nieuw zijn :-\

 

was de bedoeling dat alles via exactonline gefactureerd zou worden en er dus egwoon 1 reeks was voor alle shops maar met dank aan vivendo werkt die koppeling tussen mijn shop en exactonline dus niet en loop ik dus zo te klooien >:(

[Highio]

Bedenk me juist dat factuur, map en tabblad zowel fysiek als elektronisch kunnen zijn (en alles wat daar tussen in zit zoals een PDF). Dus over welke variant hebben we het eigenlijk? :)

 

Groet,

 

Highio

[Marije Miggiels]

Haha, welke Vossie wil ;D

Volgens mij ging het in eerste instantie over papier ;)

[Highio]

Vivendo met Exact moet(en) toch hopelijk een technische oplossing of gebruiksinstructie kunnen bieden, al heb ik het probleem niet helemaal scherp.

 

In totaal dus 16 reeksen die ik elke maand moet nalopen om te kijken waarin welke facturen nieuw zijn.

Datumfilter? Rapportage tijdvak?

 

Groet,

 

Highio

[member123]

Vivendo met Exact moet(en) toch hopelijk een technische oplossing of gebruiksinstructie kunnen bieden, al heb ik het probleem niet helemaal scherp.

 

In totaal dus 16 reeksen die ik elke maand moet nalopen om te kijken waarin welke facturen nieuw zijn.

Datumfilter? Rapportage tijdvak?

 

Groet,

 

Highio

 

Vivendo had een koppeling gemaakt die volgens hun helemaal door hun ontwikkeld was en naar grote tevredenheid door diverse klanten gebruikt werd.

na aankoop bleek helaas dat ik de eerste was die die module ging gebruiken, dat hij voor geen meter werkte en dat ze hem helemaal niet zelf gemaakt hadden.

Na maanden van beloftes werkte die helaas nog steeds niet en ondertussen was vivendo al failliet.

Daarna is vivendo overgenomen maar dat bedrijf heeft elke mogelijke overeenkomst waar ze niet heel veel geld aan konden verdienen bij de curator gelaten of laten ontbinden en tegen andere (waarschijnlijk voor de klant slechtere) voorwaarden opnieuw aangenomen.

 

In elkgeval hebben Vivendo/exactonline nu geen koppeling (had speciaal een account bij exactonline genomen vanwege die koppeling met mijn shop).

 

En ja kan wel op datum reeksen zoeken maar dan nog moet ik elke maand dus 16 x die datumreeks opgeven en de orders erbij zoeken en verwerken.

 

Helaas is verwerking van orders en facturen nu net niet het sterkste punt binnen magento en moet daarvoor echt een koppeling komen met een boekhoud pakket..

 

Maar goed... op de orginele vraag: ik ga nu alles maar per reeks opslaan in een ordner tot er voor exactonline een koppeling is of een ander boekhoud pakket een koppeling beschikbaar krijgt zodat ik daarheen kan overstappen.