probleem met afletteren van facturen

[member123]

Ik als boekhouder hater en niwit probeert zo langzamerhand toch de boekhouding wat beter bij te gaan houden en actueel te houden zodat ik een beter beeld van de stand van zaken heb en beter op punten kan bijsturen.

 

Maar met bepaalde facturen kom ik er even niet uit hoe ik die moet afletteren.

Ik maak gebruik van exactonline.

De situatie is als volgt:

 

Ik heb een paar honderd facturen per week (voor gemak gaan we even uit van 100 stuks).

Hiervan boek ik er 30 in als zelfstandige factuur in exactonline.

de andere 70 combineer ik tot 1 factuur en boek die ene factuur in in het systeem (dat gebeurd omdat er een fout in BTW berekening staat die ik tijdelijk op deze manier corrigeer totdat berekening in systeem is aangepast).

 

Nu worden de facturen betaald via verschillende betaalsystemen die via verschillende PSP's lopen.

Facturen uit week 1 krijg ik normaal dus in week 2 of 3 uitbetaald.

 

Deze uitbetaling gebeurd op gecombineerde facturen. Op 1 zo een factuur staan dus de uitbetalingen voor alle facturen van die week ervoor die via die PSP gedaan zijn.

echter is het bedrag dat uitbetaald wordt niet gelijk aan het totaal van de factuurbedragen van die week maar wordt het volgende uitbetaald:

 

Totaal factuur bedragen - kosten betalingssysteem - kosten huur magazijn - kosten fullfilment

 

en van de andere PSP wordt uitbetaald:

 

totaal factuur bedragen - kosten betalingssysteem

 

In exactonline hebt ik dus de ingeboekte facturen, de bankboeking van uitbetaalde bedrag en de factuur van de PSP.

 

Factuur van PSP boek ik overigens enkel het kosten component en BTW daarop van in.

 

Nu zou ik dus de verkoop facturen moeten gaan afletteren tegenover het ontvangen bedrag maar ontvangen bedrag is dus niet voldoende om alle verkoop facturen van die periode af te boeken.

 

Het is zo en zo al erg moeilijk om duidelijk af te letteren op basis van de juiste PSP omdat zo niet direct te zien is welke factuur via welke PSP is betaald.

 

en dan zit ik dus nog met die kostenfactuur.

 

Hoe moet/kan ik dit nu het beste doen zodat afletteren zoveel mogelijk klopt en ik dus geen verkoop facturen overhoud die niet meer van bedrag afgeletterd kunnen worden doordat kosten op uitbetaling in mindering gebracht zijn?

 

[ROVened]

Ik als boekhouder hater en niwit probeert zo langzamerhand toch de boekhouding wat beter bij te gaan houden en actueel te houden zodat ik een beter beeld van de stand van zaken heb en beter op punten kan bijsturen.

 

Ik denk niet dat een boekhouder op jouw onderwerp zal reageren ;D

[member123]

Ehhh dat moest zijn boekhouding hater >;(

Boekhouders heb ik niks tegen.

[Roel J]

Het lijkt een spaghettiberg, maar het valt wel mee hoor Vossie.. ik gebruik zelf ook exact online (sterker nog heb 4 jaar bij exact gewerkt)

 

Er is 1 ding waar exact niet goed in is en dat is in een bankboeking een ontvangen bedrag uitsplitsen in een deel crediteuren en een deel debiteuren.

 

Feitelijk worden al je debiteurenfacturen wel volledig betaald maar doordat de PSP direct zijn kosten verrekend en die kosten worden via aparte facturen gewoon ingeboekt.. precies zoals het hoort.

 

De kunst van het boekhouden is zo herkenbaar mogelijk te boeken, dat betekent bijvoorbeeld dat je op het bankafschrift voor 1 ontvangen bedrag het liefst ook maar 1 regel wil terug zien, dat vereenvoudigd de controle.

 

Wat ik zou doen. (ik schrijf het maar even als een soort handleiding)

eenmailig: Maak een tussenrekening nabij rekening 2000 kruisposten (als je het standaard schema gebruikt) en noem die Af te letteren PSP ontvangsten.

 

1. Bij elke bankontvangst waarin veel facturen gecombineerd zijn boek je de ontvangst op die tussenrekening

dat zal dan

1100 bank

aan 2xxx Af te letteren PSP ontvangsten

 

2. Daarna ga je naar het memoriaal en maakt een nieuwe journaalpost. Geef een goede omschrijving die de relatie met de betreffende bankbetaling duidelijk maakt. en als eerste regel exact hetzelfde bedrag en op dezelfde datum, daardoor zal je die extra rekening makkelijk kunnen controleren op openstaande saldi.

Dan start met je tussen rekening en vervolgens een regel met de crediteuren rekening, de psp naam in relatie naam en via F2 zoek je de facturen op die verrekent zijn en bij deelbetaling het deel dat betaald is op die factuur.

De volgende regel begin je met de rekening debiteuren en ga je direct naar het veld "onze ref" daar druk je op F2 en dan krijg je een lijst met alle openstaande facturen.

 

De basis journaalpost word dan

2xxx Af te letteren psp ontvangsten (exacte bedrag van bankafschrift)

1600 Crediteuren

aan 1300 Debiteuren

2xxx af te letteren psp ontvangsten (restant regel met omschrijving nog uit te zoeken o.i.d, totdat alle betrokken facturen zijn gevonden)

 

Exact zal voor elke kostenfactuur die je in het "F2-scherm" kiest een aparte regel maken, de journaalpost kan dus lang worden maar de posten worden dan ook wel meteen goed afgeletterd zodat je dit als het goed is niet meer apart hoeft af te letteren.

 

Voordeel van deze werkwijze is dat je de bank heel snel kan inboeken en dat die overeenkomt met je bankafschrift en de memoriaalboeking die je aanmaakt kun je maken en telkens aanpassen, je hoeft dus niet in 1x het hele bedrag correct te verdelen maar je hebt wel op 1 plek in 1 memoriaal boeking de specificatie van die specifieke bankbetaling. Dit ligt vast in je boekhouding dus je hoeft niet een ordner vol aantekeningen en kopieën te bewaren van wat nu precies waarbij hoort. en je hoeft bij controle van het bankboek je ook niet blind te tellen aan allerlei posten die bij elkaar 1 bijschrijving verantwoorden

 

 

[member123]

Roel... bedankt voor je uitgebreide bericht.

stap 1 begrijp ik (heb ook tussenrekeningen aangemaakt voor b.v. Paypal).

Vanaf stap 2 heb ik zo bij lezen geen idee wat je bedoeld, maar dat wordt mogelijk vanzelf duidelijk als ik gewoon stap voor stap dat eens ga uitvoeren in exactonline.

Ga het vandaag dus eens aan de hand van je uitleg uitproberen en kom er dan dus nog op terug.

[member123]

1. Bij elke bankontvangst waarin veel facturen gecombineerd zijn boek je de ontvangst op die tussenrekening

dat zal dan

1100 bank

aan 2xxx Af te letteren PSP ontvangsten

 

Extra grootboek rekening is aangemaakt.

1 binnenkomende betaling van ruim 1400 euro is als test doorgezet naar die nieuwe grootboekrekening.

 

2. Daarna ga je naar het memoriaal en maakt een nieuwe journaalpost. Geef een goede omschrijving die de relatie met de betreffende bankbetaling duidelijk maakt. en als eerste regel exact hetzelfde bedrag en op dezelfde datum, daardoor zal je die extra rekening makkelijk kunnen controleren op openstaande saldi.

na lang zoeken heb ik gevonden hoe ik een memoriaal boeking kan aanmaken.

Hierbij heb ik de volgende velden beschikbaar:

 

Datum - hier dus dezelfde datum gebruiken als de binnenkomende betaling die ik naar nieuwe grootboekrekening heb gezet?

 

Grootboekrekening - hier dezelfde grootboekrekening gebruiken als waar ik binnenkomende betaling naar heb doorgezet?

 

Omschrijving - hier dus de omschrijving gebruiken zoals die ook bij binnenkomende betaling op de bank stond?

 

relatie - moet ik hier wat invullen?

 

onze ref. - moet ik hier wat invullen?

 

debet/credit - hier moet ik dus hetzelfde bedrag neerzetten als van de betaling die ik doorgezet heb naar nieuwe grootboekrekening? en moet dat debet of credit gedaan worden?

 

en hierna dus gewoon deze boeking opslaan?

 

Dan start met je tussen rekening en vervolgens een regel met de crediteuren rekening, de psp naam in relatie naam en via F2 zoek je de facturen op die verrekent zijn en bij deelbetaling het deel dat betaald is op die factuur.

De volgende regel begin je met de rekening debiteuren en ga je direct naar het veld "onze ref" daar druk je op F2 en dan krijg je een lijst met alle openstaande facturen.

 

is dat iets dat ik in dezelfde memoriaal boeking moet doen of juist weer ergens anders?

[Roel J]

 

Dan start met je tussen rekening en vervolgens een regel met de crediteuren rekening, de psp naam in relatie naam en via F2 zoek je de facturen op die verrekent zijn en bij deelbetaling het deel dat betaald is op die factuur.

De volgende regel begin je met de rekening debiteuren en ga je direct naar het veld "onze ref" daar druk je op F2 en dan krijg je een lijst met alle openstaande facturen.

 

is dat iets dat ik in dezelfde memoriaal boeking moet doen of juist weer ergens anders?

 

Ja dit gebeurd binnen dezelfde memoriaal boeking, op de regels waar je debiteurenontvangsten of crediteurenbetalingen specificeert. middels dit "F2-scherm" kun je in 1x meerdere facturen selecteren om af te boeken.

Als ik jou 1400 test boeking als voorbeeld neem en stel dat de kosten van de PSP 130 euro bedragen en dat dit 1 factuurnr is en de ontvangsten zijn voor 1350 euro bekend dan blijft er nog 180 euro onbekende ontvangsten over. Dan ziet de boeking er samengevat zo uit:

 

1

1

Datum	Gb rekening	omschrijving	relatie	onze ref	debet	credit
12-03	2xxx - af te letteren PSP	ontvangst omschrijving			1400,00
12-03	1600 - Crediteuren	ontvangst omschrijving	1234 - Relatie PSP 1	123456	130,00
12-03	1300 - debiteuren	ontvangst omschrijving	2345 - Debiteur	201200130		120,00
12-03	1300 - debiteuren	ontvangst omschrijving	9876 - Verzameldebiteur	201200987		1230,00
12-03	2xxx - af te letteren PSP	ontvangst omschrijving -restant te verdelen				180,00

 

De eerste regel geeft dus hetzelfde bedrag weer als de bankboeking en je laat de omschrijving enigszins overeenkomen, in elk geval zodanig dat je hem eenvoudig kan herkennen als behorend bij dat bankafschrift, door dezelfde datum te gebruiken komt hij uiteindelijk op de grootboekkaart bijelkaar te staan.

 

De volgende regel daar vind je de kosten door de relatie in te vullen zal je vaak al naar het openstaande posten scherm gaan en vervolgens kies je de juiste factuur om als betaald te markeren door deze regel te boeken

 

De 3e regel tm de XX regel die kun je dus maken door als je 1x de rekening 1300 in te tikken en daarna in het onze ref veld F2 te drukken, dan kom je wederom in het openstaande posten scherm maar dan voor de debiteuren, je selecteert daarin de facturen die je herkend heb als behorend bij deze ontvangst. als je in dat scherm op de knop boeken drukt zal deze voor elke geselecteerde factuur een boekingsregel maken.

 

De 4e regel is hetzelfde grootboeknummer als de eerste regel en is eigenlijk een eind controle voor jezelf, je weet dan dat op deze ontvangst nog onbekende betalingen ofwel onbekende kosten zijn. Dit zorgt dat als je eenmaal gewend ben aan de werkwijze, je door te bladeren door de memoriaalboekingen kan zien bij welke ontvangsten nog details ontbreken door te kijken naar de aanwezigheid van de laatste regel.. is die regel er niet dan is de memoriaal boeking (en dus de specificatie) compleet en klaar om doorgeboekt te worden. zolang er nog een saldo te verdelen staat kun je telkens als een factuur herkend is de memoriaal boeking aanpassen door de herkende ontvangst bij te boeken en het saldo nog te verdelen aan te passen.

[member123]

Top. lijkt erop dat ik het begin te snappen.

Ga er vandaag/morgen even verder mee om te proberen.

Kwam hierbij nu echter een nieuw probleem tegen maar daarover even een nieuwe post.

[Roel J]

afletteren van betalingen en ontvangsten is vaak lastig te snappen in het begin. het geheim van het "succes" zit in het op het juiste moment invullen of weg laten van de relatie in dat veld vooral als je ontvangsten en betalingen met elkaar wil verrekenen

[member123]

Ik ben er nu mee bezig en een vraagje nog:

als ik via zoekscherm met F2 de facturen zoek om te boeken selecteer ik daar een hele reeks met facturen. als ik dan op boeken klik komt er maar 1 regel in de memoriaal boeking te staan met opgetelde bedrag van alle geselecteerde facturen.

Klopt dat?

[Roel J]

O dat zou best kunnen, ik heb zelf vrijwel nooit meerdere facturen in 1 betaling, ik heb op basis van ervaringen uit het verleden dat voor elke factuur een regel word gemaakt, het zou kunnen dat de software inmiddels aangepast is zodat er maar 1 regel in de journaalpost staat.

 

als je de boeking opslaat kun je daarna even op de debiteurenkaarten kijkt kun je zien of de facturen ook op 0 staan.

[member123]

zo te zien klopt het allemaal ja.

van 1 PSP heb ik de betalingen nu helemaal verwerkt.

Ga nu voor andere psp doen en kan dan gelijk zien of als alle facturen geboekt zijn het bedrag ook op 0 uitkomt.

[dbraakman]

Beste Roel en Daniel

 

Ik ben zelf supporter bij Exact Online en heb jullie berichten gelezen. Leuk dat jullie elkaar daarin proberen te helpen. Ben zelf geen boekhouder, maar weet dat het splitsen van betalingen inderdaad wel lastig is. In het bankboek kun je de regels splitsen (wat voorheen niet kon) waardoor de memo boeking overbodig is. Ook in de financiële instellingen zit sinds kort ook een functie dat je kan helpen door een groot bedrag direct op elke regel te laten splitsen. Via het menupad tab[algmeen, administratie inrichting, instellingen] of panel[financieel, stamgegevens, instellingen]. Daarna bij Bank/Kas boekingen: Splitsen zou je deze kunnen zetten op factuurbetalingen automatisch laten splitsen per factuur.

 

Misschien zit ik er wel helemaal naast hoor:)