Boekhouding geheel zelf doen

[anjori]

Sinds dit jaar doe ik zelf mijn btw aangifte, dit om de kosten van de boekhouder te verlagen. Sinds de oprichting in 2007 deed een boekhouder de btw aangifte en maakte elk jaar een jaarrekening. Echer loopt de omzet sinds 2010 terug en zijn de kosten van de boekhouder zodanig hoog dat ik eigenlijk alleen voor de boekhouder aan het werk ben. Ik heb een kleine webshop, hoef er niet van te leven maar wil er wel iets aan over houden. Gelukkig stijgt de omzet weer licht maar verwacht niet dat komend jaar een spectaculaire omzet.

 

Ook heb ik vorige maand een bezoek gehad van de belastingdienst en deze meldde ook al dat de kosten van de boekhouder eigenlijk te zwaar op de winst drukken. De inspecteur stelde zelfs voor dat ik de jaar rekening gewoon zelf kan maken als ik een beetje overweg kon met excel. Nu ben ik een paar weken verder en ben serieus aan het kijken of ik het inderdaad zelf kan doen en volgens mij moet dat lukken.

 

Wat ik mij nu alleen afvraag kan ik een jaarrekening wel zonder controle maken en gebruiken voor de inkomstenbelasting? Ik overweeg trouwens wel om het niet in excel te gaan doen maar via het programma van Acumulus. Ik weet niet of dit programma voldoende is om een jaarrekening zonder boekhouder te maken, ik lees er wel goede verhalen over.

 

Een andere opmerking van de belastingdienst was dat ik niet goed administreer waar de inkopen naar toe gaan en de verkopen vandaan komen. Ik koop voorraad in en verkoop dus ook uit voorraad, dit hou ik gewoon bij in een exellijst. Ik ben eens aan het rondkijken hoe dit in bestaande voorraadbeheer programma's werkt maar kan daar eigenlijk niets over vinden. Hoe moet ik de boekingen dan bijhouden als bestaande programma's het ook niet doen? Ik dacht zelf dan maar op de regel van het artikel dat op voorraad ligt/komt een kolom met het inkoopordernummer te vermelden en als ik het artikel verkoop het factuurnummer te vermelden, is dat voldoende?

 

 

[Christine]

Ja, maar die laatste kan niet zonder het eerste

 

Eens. Maar je kunt wel de eerste uitbesteden en zelf het tweede doen.

[anjori]

Vandaag maar eens iemand gesproken van het boekhoudprogramma Acumulus voor wat meer informatie. Nou dat was een een gesprek waarbij ik bijna van mijn stoel af viel.

 

Ik had wat vragen over bijv. over het jaar afsluiten en over het boeken van de voorraad, de reactie van Acumulus was voor mij behoorlijk verrassend. Jaarafsluiten?? dat hoeft helemaal niet en doen we in Acumulus dus ook niet. Voorraad beheer, voor kleine ondernemers is ook dit niet van toepassing en heeft geen invloed op de winst en verlies rekening en voorrad boeken we niet. Goederen koop je in en vervolgens boek je alles weer weg?

 

Ik moet het allemaal nog op mij laten inwerken en ze zullen daar bij Acumulus heus wel weten waar ze het over hebben maar ik was hoogst verbaasd. Ook omdat tijdens de controle van de belastingdienst ik opmerkingen kreeg over hoe ik nu mijn voorraadbeheer deed. Nu blijkt dat ik dus eigenlijk helemaal geen voorraadbeheer hoef te doen? ...of stiekum toch wel.

 

 

[Marcel Spruit R.I.P.]

Wat een briljant programma is dat Acumulus toch, ze boeken vrijwel niks en toch verdienen ze geld! Dat er nog mensen zijn die zonder kunnen, belachelijk.

 

Zonder ironie dan: Ik ken dat hele Acumulus of which you speak niet, heb er nooit mee gewerkt en heb er dan ook geen mening over.

Maar zodra een verkoopmedewerker van een softwarebedrijf zijn verkooptaak uitbreidt met het bijna-gratis verstrekken van fiscale adviezen, krab ik mijn oren eraf.

 

In 99% van de boekhoudprogramma's gebeurt er op het einde van het jaar iets waardoor het eigen vermogen verhoogd wordt met de winst en verlaagd wordt met de privé opnames. Ter illustratie: als je eigen vermogen aan het begin van het jaar 10 is, je hebt 40 winst gemaakt en 36 aan privé opnames, is je eigen vermogen aan het einde van het jaar 10 + 40 - 36 = 14.

Wellicht dat Acumulus die boeking volautomatisch doet, dat scheelt de gebruiker weer een boeking.

 

Daarnaast heeft vrijwel elke ondernemer te maken met overlopende posten:

- kosten die horen bij 2012 maar die pas in 2013 betaald / gefactureerd zullen worden

- opbrengsten die nu in 2012 al in de boeken staan, maar waar het werk nog voor verricht moet worden in 2013

- werk wat al verricht is (en geld wat dus al verdiend is) in 2012, maar waarvan de factuur pas in 2013 verzonden zal worden

- kosten die al in 2012 betaald zijn maar die betrekking hebben op verbruik in 2013

 

Dat soort dingen. Als die jongens bij Acumulus iets ontwikkeld hebben wat dat volautomatisch voor je fixt, petje af.

 

 

Je hebt een onderneming (althans, een kleine), je bent daarmee verplicht om een administratie te voeren, maar je administratie mag/moet aansluiten bij de aard, grootte en complexiteit van je onderneming. Bol.com heeft ook een webshop heb ik gehoord, vermoedelijk zit hun administratie vrij complex in elkaar. Die van jou mag een stuk eenvoudiger zijn, maar moet nog wel aan een aantal basale dingen voldoen. Eén van die dingen is dat je in je administratie zogenaamd 'goed koopmansgebruik' moet toepassen, en dat houdt m.i. in dat je de voorraad waardeert en op de balans zet.

 

Overigens is hier een relatief eenvoudige truc voor: als de voorraad op 1 januari 14 waar was, en op 31 december 23, is er dus een stijging van voorraadwaarde van 9. Gedurende het jaar kun je alle inkopen boeken op 'kostprijs verkopen' of 'inkoop' o.i.d. en aan het einde van het jaar boek je:

voorraad 9 (debet)

inkopen 9 (credit)

 

Op die manier doe je ook aan jaarafsluiting en voorraadwaardering, maar dan iets makkelijker. Zolang je administratie klein en overzichtelijk is, doe je hier waarschijnlijk niemand tekort mee

 

Als je dat niet doet, en consequent alle inkopen als kosten inboekt, kom je jezelf nog eens lelijk tegen. In dit draadje (https://www.higherlevel.nl/forum/index.php?board=49;action=display;threadid=45086) het relaas van een meneer die ook niet aan voorraadwaardering deed.

En 't is alsof de duvel ermee speelt, hier lees ik dat een medewerker van Acumulus stelt dat je de voorraad niet hoeft te waarderen. Je mag wat van ze vinden, maar ze hebben wel een consequente lijn in hun communicatie.