Hulp opstellen offerte

[Carlo434]

Beste leden,

 

Hoogst waarschijnlijk heb ik mijn eerste klant en ik zou graag wat hulp krijgen bij het opstellen van een offerte. Ik heb in de bijlage een voorbeeld (Word.doc) van mijn offerte mee gestuurd. Ik verleen een dienst (zoekmachine optimalisatie) en er zijn vaste kosten aan verbonden (maken van de website) Mijn vraag is, voldoet dit aan de eisen of ben ik verkeerd bezig? Hartelijk dank voor de eventuele feedback.

 

Met vriendelijke groet,

 

Carlo.

Voorbeeld_offerte.doc

[ernstpietersen]

Er staat niets vriendelijks in. Bijvoorbeeld, hartelijk dank dat u ons benadert hebt etc. Er staat niets in wat het de klant oplevert wanneer hij zaken je gaat doen. Ofwel, een leuke opening en bedankje plus een verhaal wat het mij oplevert wanneer ik zaken met je doe zou het al een stuk aantrekkelijker maken. Schakel anders eens een communicatiebureau in die hiervoor gestudeerd hebben. Er zijn er genoeg in Nederland.

[John B]

Allereerst welkom op dit forum en natuurlijk gefeliciteerd met wat wellicht je eerste klant wordt!

 

Wat opmerkingen van mijn kant.

 

Ik zou inderdaad een begeleidend schrijven maken waarin je uitlegt wat je voor de klant gaat doen.

 

En niet minder belangrijk: wat wil je dat de klant doet als hij je offerte wil accepteren? "Wanneer u accoord gaat met deze offerte, ontvang ik graag beide exemplaren ondertekend retour, waarna ik u een mede door mij getekend exemplaar zal doen toekomen voor uw administratie". Of iets dergelijks.

 

Offertenummer "0001" staat wel erg pril. En volgens mij zijn er geen eisen aan offertenummers. Dus wellicht iets kiezen dat minder zichtbaar maakt dat dit je eerste offerte is?

 

"Datum van offerte geldig t/m 31/12/2014". Wil je echt dat deze offerte een jaar geldig is? Bovendien is dan de "offerte" geldig t/m en niet de "datum van offerte".

 

Waarom twee keer je e-mailadres onder elkaar?

 

Zet meteen je IBAN nummer op je offerte, staat wel zo professioneel. En voeg je btw nummer toe.

 

Ik zou "Eenmalige kosten" en "Maandelijkse kosten" niet als kolom doen, maar als kopje.

 

"Beschrijving" zou ik "Omschrijving" noemen.

 

Het lijkt mij verwarrend als je voor dit soort werk een "Prijs per eenheid" aangeeft zonder dat ik ergens het aantal eenheden zie. Wat is bijvoorbeeld de eenheid bij "Fotografie"? Het aantal foto's?

 

De kolom "btw" suggereert dat het "Bedrag" rechts ervan inclusief btw is en dan ben ik benieuwd hoe je dan met het subtotaal omgaat. Want de totaalbedragen suggereren dan weer dat het subtotaal exclusief btw is. Zorg ervoor dat incl./excl. duidelijk is.

 

Ik zou ook nog wat stoeien met de layout. Bovenin vind ik het erg rommelig overkomen.

 

Koppel je Algemene Voorwaarden aan je offerte, je wilt immers graag dat de klant daar ook mee accoord gaat.

[P.J.]

Ik kan nergens lezen welke dienst je gaat leveren en wat het beoogde resultaat van je dienst is. Ik kan me niet voorstellen dat een kandidaat klant een opdracht gaat geven als er geen meetbaar resultaat in de offerte wordt overeengekomen.

 

Je layout moet je op maximaal 1 pagina houden.

 

Een goede offerte (vraag het Kaatje) moet duidelijk zijn qua prijzen, levertermijnen, betalingen en prestatie inhoud. Referentienummer kan handig zijn als je verwacht dat je vele offertes uit moet gaan schrijven. Je factuurnummer neemt later die status van referentienummer over en is veel belangrijker, want die brengt omzet. Als je geen enkele indicatie of meetwaarde van je prestatie kunt ingeven, heeft je offerte geen waarde en kun je achteraf zelfs in drijfzand eindigen.

[RiVe]

Eens met bovenstaande opmerkingen van 3 personen, je hebt een leuke film op je site, het krijgen van een dergelijke offerte is wel een anticlimax. Net als de film op je website kun je ook een klant inleiden tot het doen van een investering in zijn/haar website om beter vindbaar te zijn. Ik neem aan dat je nog even tijd hebt om je offerte te optimaliseren, laat gerust je nieuwe offerte zien en laat hem op dit forum checken zodat het inderdaad hoogstwaarschijnlijk je eerste klant wordt. :)

 

En stuur de klant alvast een mailtje dat je druk bezig bent met de offerte.

 

[Y Happy Level]

Ik vind onderstaande tekst wel passend bij een goede offerte. Gepikt van http://www.decommunicatiedesk.nl/

 

 

 

Enkele tips om je offertes klantgerichter te maken.

Een offerte is een schriftelijk voorstel tot levering van producten en/of diensten tegen een bepaalde prijs. Dit is een saaie en formele zin. Net zo saai als de meeste offertes.

Dat is jammer want daarmee loopt je organisatie de kans mis de relatie met haar klanten te versterken. Of nog erger: je organisatie loopt opdrachten mis.

 

Van probleem naar oplossing

Een offerte kun je het beste zien als een pakkend voorstel. Je schetst daarin een weg van probleem naar oplossing. Ook is het een bevestiging en herhaling van wat er aan vooraf ging: het gesprek. Een sterke offerte geeft de lezer het gevoel dat je de gespreksinhoud goed hebt begrepen en de sfeer goed hebt aangevoeld.

Kortom: een aanbieding is niet louter een formeel document. Je communiceert daarin wie je bent en wat je voor de klant kunt betekenen. Eigenlijk zou het zo moeten zijn dat een offerte altijd een opdracht oplevert.

 

Elementen in een offerte

 

Huidige situatie

De gewenste situatie of de klantvraag

Jouw aanbod (de oplossing)

De investeringen

Betalingscondities

Het tijdpad

Redenen waarom de opdrachtgever voor jou moet kiezen

Geldigheidstermijn

Garantie en de serviceverlening

Contactpersoon

Verwijzing naar de Algemene Voorwaarden (in de bijlage)

Afsluiting (die aanzet tot een opdrachtversterking

 

Tips:

 

Stuur de offerte zo spoedig mogelijk na het gesprek.

Noem de ‘offerte’ eens ‘voorstel’, ‘aanbieding’ of ‘samenwerkingsvoorstel’. Bij een offerte denkt een lezer namelijk wat sneller aan geld.

Begin krachtig, bijvoorbeeld met een pakkende titel.

Vat na de opening uw offerte samen.

Idee: start het voorstel met een persoonlijk citaat van de klant. Daarmee laat u zien dat u zich goed verdiept hebt in de wensen van de klant.

Zorg dat de klant zichzelf en zijn vraag herkent in uw voorstel.

Zorg dat de offerte beknopt, toegankelijk en verzorgd is. Een mooi mapje kan een offerte helemaal opfleuren.

Specificeer de prijzen zo veel mogelijk.

Toon de haalbaarheid of terugverdientijd aan, als dat mogelijk is.

Noem de ‘prijs’ of ‘kosten’ eens ‘investering’ of ‘begroting’.

Sluit ieder voorstel af met een concrete datum waarop u met de klant contact opneemt om zijn reactie te vernemen.

[Carlo434]

Allereerst bedankt voor jullie reacties, ik kan jullie tijd en inzet ontzettend waarderen.

 

@ernstpietersen

 

Ja daar heb je gelijk in, ik zal een bijpassende openingszin eraan toevoegen. Wat de klant het oplevert als hij zaken met mij gaat doen? Ik zal als eerste even uitleggen hoe ik te werk ga. 80% van de tijd zal ik een afspraak maken met een klant en om tafel zitten. De klanten die hier geen tijd voor hebben verwijs ik door na de website. Hierbij vertel ik uitgebreid wat mijn oplossingen zijn en hoe ik te werk ga voor het probleem dat de persoon ondervind. Ook op de website en de brochure staat grotendeels simplistisch beschreven wat de voor en nadelen zijn van mijn werk methode. Zoals John zegt: begeleidend schrijven. Moet ik dan apart een bijlage toevoegen hiervoor in de offerte? Aangezien ik ook al een brochure heb. Kun je mij vertellen waarom ik dat dan ook moet doorvoeren in mijn offertes?

 

@John Bouwmans

 

En niet minder belangrijk: wat wil je dat de klant doet als hij je offerte wil accepteren? Ja dit is inderdaad zeer belangrijk, hier had ik nog niet over na gedacht voor de online orders bedankt! Is het verplicht om een offerte nummers te gebruiken? of mag ik deze weglaten? Aangezien ik niet van plan ben om veel offertes uit te schrijven. Datum van de offerte aangepast na een maand, is dit voldoende? De twee e-mail adressen zijn voor mij en mijn companion. Ja let nog even niet op de lay-out. Het gaat erom dat ik voor nu alles heb gedekt wat er in een offerte moet staan.

 

@PJ

 

Een meetbaar resultaat is altijd wat lastiger in organisch zoeken. Zo kun je bijvoorbeeld nooit garanties geven om op 1 te komen te staan. Ik bel of schrijf een persoonlijk maandelijks verslag na de klant waar hij of zij de statistieken en cijfers kan inzien zo dat er vordering gemeten kan worden.

 

Je layout moet je op maximaal 1 pagina houden. Dit blijft lastig aangezien ik hier al merk dat er steeds meer informatie bij komt. Het liefst heb ik alles ook zo simpel en overzichtelijk mogelijk.

 

@RiVe

 

Ja ik heb gelukkig nog even de tijd

 

@N Happy Level

 

Bedankt voor de tips!