Ingewikkelde constructie factuur door klant

[Runr92]

Beste Leden,

 

Voor een redelijk vaste klant doe ik vaak software projecten van 20 tot 100 uur. Dit doe ik middels offertes. Nu vroegen ze mij in December om tijdens een vergadering erbij te zijn. Na de vergadering werd mij gevraagd om te onderzoeken en advies te geven over de problemen die in de vergadering waren besproken. Ik heb destijds met een van de drie directeuren afgesproken dat ik de losse uren in rekening zou brengen. Ik vermoede toen een uur of 6 bezig te zijn incl de volgende vergadering. Uiteindelijk incl extra vergaderingen liep dat op tot 14 uur.

 

In diezelfde tijd werd ik door de andere directeur benaderd om een spoed opdrachtje te doen van circa 6 uur.

 

Na het advies uitgebracht te hebben heb ik een factuur gestuurd met de 14 en 6 uur. Nu blijkt dat mijn klant alleen de 6 uur wil vergoeden. De andere 14 uur vonden ze in eerste instantie acquisitie werk, ik heb ze uitgelegd dat het wel degelijk advies was en het op hun uitnodiging gedaan is. Nu zeggen ze dat ze in de notulen van een eigen vergadering opgenomen hebben alleen via offertes facturen te betalen en daarmee de eerste directeur niet gemachtigd was akkoord te geven. Mijn factuur is dus niet geldig volgens de andere 2 directeuren. Echter die 6 losse uren zonder offerte van de 2de directeur is wel ok... Machtsstrijd?

 

Het rare nu is, is dat de 6 uur spoedklus, (probleem oplossen in hun eigen software) wel betaald mag worden en de 14 uur niet. De reden dat ik geen offerte heb gestuurd voor het advies werk is omdat ze snel advies wilden en het een paar uurtjes zou zijn. Dat dit meer werd was omdat ze wat extra informatie vroegen.

 

De constructie die ze nu aanbieden om het op te lossen is: crediteer de gehele factuur uit dec en stuur een nieuwe factuur met de 6 uur naar hen (de klant) stop een deel van de uren uit het advies in een offerte van een volgend project. En stuur de resterende uren als factuur naar de holding van de directeur die mij toestemming gaf de uren los te facturern.

 

Nu zit ik dus met een probleem, hoe kom ik hier uit. Handtekening op papier is altijd handiger te hebben, maar voor consult eerst een offerte laten tekenen schoot in dit geval niet op, ik heb het aangegeven en de eerste directeur was ermee akkoord. Als ik hun voorstel accepteer betekent het dus dat ik maar mag hopen dat de klant daadwerkelijk die offerte afneemt, maar ze kunnen die net zo goed weigeren omdat die duurder uitvalt. De openstaande factuur ga ik dus zeker niet crediteren alvorens ik het zwart op wit heb. De eerste directeur was altijd mijn contact bij de klant, deze eerste directeur word nu zoveel mogelijk buiten de discussie gehouden.

 

Ik heb mijn accountant al geraadpleegd, maar die kon of durfde daar niks op te adviseren. Hoe kan ik dit oplossen? Is hun eigen oplossing voor hun eigen conflict voor mij een goede oplossing? Of zijn er andere mogelijkheden.

[mmint]

Ik zou contact opnemen met die eerste directeur. Hun interne problemen moeten niet jouw probleem worden. De voorgestelde methode klinkt niet als een oplossing, maar gedoe zonder garantie...

Jij hebt aangenomen werk gefactureerd, dus dat moet betaald worden.

Succes!

[R.I.P. - Benm]

Anderzijds is het helemaal niet gezegd dat men niet van plan is te betalen.

 

Als ze die 6 uur op een andere BV gefactureerd willen hebben dan die 14 uur is dat best mogelijk. Maakt in principe ook niets uit, zolang ze maar betalen. Heb je die voorgestelde constructie per email oid ontvangen, zodat je aan kunt tonen dat men gekozen heeft voor deze manier van facturatie?

 

Het vervelende is dat niets doen niet echt een optie is. Dan zullen ze de hele factuur van 20 uur vermoeddelijk niet betalen en moet je je recht maar gaan halen. Doe je wat ze vragen betalen ze in ieder geval die 6 uur (neem ik aan), en wordt het soebatten over die 14. Mochten ze die niet betalen dan kun je daar natuurlijk ook met rechtsmiddelen achteraan, en heb je in ieder geval die 6 uur al veiliggesteld.

[Marcel Spruit R.I.P.]

De oplossing die ze voorstellen is niet vreselijk ingewikkeld, maar wel vreselijk sneu. Kom op zeg, moet je voor een paar uur advieswerk je duurbetaalde directeuren elkaar de tent uit laten vechten? Ik dacht dat de marges onder druk stonden...

 

Ben heeft een goed punt, zorg dat je dit dan wel schriftelijk bevestigd krijgt van iemand die deze knoop ook mag doorhakken, anders zit je volgende keer weer met het gezeik.

 

Mijn onderbuik zegt "prima jongens, dan betaal je toch niet, dan pak ik nu mijn koffers en de rechten op de software die bij mij horen, en de groeten". 't is natuurlijk maar de vraag of je dat wil, misschien is het wel een ontzettend leuk bedrijf om voor te werken. 't is in elk geval niet 'de ideale klant'.

 

Nog veel belangrijker, en iets waar je die 14 uur wellicht prima voor in het vuur wil smijten: hoe zorg je dat dit volgende maand niet weer gebeurt? Ik zou eens kijken of je je dienstverlening zo aan kan passen dat er bijvoorbeeld an het begin van het kwartaal al voor 100 advies- en programmeer-uren getekend wordt, waarbij je maandelijks inzicht geeft in geleverde diensten en een restant ingezet kan worden in de volgende twee kwartalen. Weet ik het.

[Runr92]

@Benn Nee, ik heb de constructie via telefoon en een paar minuten later via Skype text chat ontvangen. Maar dus wel beter aan te tonen dan mondeling.

 

De afweging om op mijn strepen te staan schiet sowieso niet op. Dan kost het meer als het oplevert door de uren die ik dan eraan besteed. Schriftelijk bevestigd krijgen is inderdaad wel nodig.

 

@Marcel Precies. Dat is wat ik ook dacht. Twee directeuren geven steeds wel aan te willen betalen. Ik zal eerst nog een bevestiging via mail vragen en dan dat eerste deel opnieuw facturen.

 

Bedankt voor jullie kijk op het probleem.

[R.I.P. - Benm]

De oplossing die ze voorstellen is niet vreselijk ingewikkeld, maar wel vreselijk sneu. Kom op zeg, moet je voor een paar uur advieswerk je duurbetaalde directeuren elkaar de tent uit laten vechten?

 

Tja, ze zouden het gewoon aan elkaar kunnen factureren ipv 2 facturen vragen... maarja, dat is voor hen weer meer moeite misschien (?).

 

Op zich is het niet heel ongebruikelijk dat je verschillende delen naar aparte bv's moet factureren, maar normaliter zegt men dan er wel vooraf bij. Ik heb dit wel een paar keer gedaan en, knock on wood, tot dusver zonder noemenswaardige problemen.