Opzetten administratie

[Peterpaul]

Hallo iedereen op dit forum,

 

Na veel zoeken ben ik op dit topic terecht gekomen. Graag wil ik mijn informatie delen met jullie betreft het juist ordenen van mijn administratie.

 

Ik ben een startende ondernemer die zelf zijn administratie gaat doen.

Ik hoorde dat je eens in de drie jaar wordt gecontroleerd of je de boekhouding wel goed doet.

 

Ik heb nu een map met de volgende tabbladen:

 

1. Verkoopfacturen

2. Inkoopfacturen/ bonnen

3. Bankafschriften

4. Kasboek

 

1. Hier doe ik alle verkoopfacturen in op volgorde van factuurnummer. Bij het inboeken geef ik ze geen boekstuknummer omdat in mijn ogen dit al het factuurnummer is.

 

2. Hier doe ik alle inkoopfacturen en bonnen in van het hele jaar. Bij het inboeken geef ik ze wel een nummer. Zo is het bij een controle makkelijk terug te vinden. Het boekstuk begint met de B van bank.

 

3. De bankafschriften doe ik op volgnummer in de map.

 

4. Het kasboek gebruik ik bijna niet, maar als ik iets met de kas betaal doe ik daar alle stukken achter. Het boekstuk begint met de K van kas.

 

Vragen:

Ik hoorde dat ze bij een controle het grootboek willen inzien. Dat ze dan willekeurig de facturen willen inzien van het grootboek. Dit is dus wel makkelijk terug te vinden voor zowel de in- en verkoop. De inkoop aan de hand van boekstuk en verkoop aan de hand van de nummers.

Alleen nu weet ik niet hoe ze makkelijk een betaling via de bank of kasboek kunnen terugzien.

Wanneer ik de facturen inboek, boek ik ze op debiteur of crediteur. Bij een betaling boek ik dit via het bankboek af.

Wil de belastingdienst ook weten hoe en wanneer het betaald is? Zo ja, hoe maak ik het dan mezelf makkelijk in de administratie zodat ze dit direct kunnen inzien?

 

Nu zag ik bij een kennis in zijn map ook een tabblad met memoriaal. Zijn boekhouder boekt dit in met de M, en dat het boekstuk.

Is dit gebruikelijk?

 

Een fijne avond allemaal!

 

Groeten Peter

[MennoK]

Wat je bedoelt met wanneer iets betaald is snap ik niet.

Bedoel je dat ik op elke factuur wat is ingeboekt de betaaldatum moet zetten?

 

Dat is toch niet te doen lijkt me.

Wanneer ik straks 1000 facturen heb, deze eerst inboek op debiteur en crediteur, daarna de bankafschriften er bij pak en alles ga afboeken. Dan is het toch niet handig om ook nog alle betaaldatums op de facturen te zetten?

 

Wat ik nu doe is alleen het volgnummer van de bank bij de betaling vermelden in het programma.

Dus als factuur x op datum x is betaald met volgnummer 8 vermeld ik in het programma als boekstuknummer B8.

Ik zet daarna een vinkje achter het bedrag op het afschrift.

 

Om elke keer een factuur erbij te zoeken om de betaaldatum erop te zetten lijkt me veel werk.

 

Doen alle boekhouders dit?

 

 

[brood]

Ik denk dat er maar heel weinig zijn die de betaling op de inkoopfacturen schrijven.

Inkoopfacturen dien je zakelijk te betalen. Meestal is de betaling binnen 60 dagen van de bon-datum, Toch?

 

Het is dus een fluitje van een cent om op datum te screenen in je bankboek of zelfs op de bankafschriften de betaling te zoeken. Als ik de betaling van een bon voor € 12,50 wil terugvinden, screen ik het bankboek tot 60 dagen terug op dit bedrag en controleer daarbij de naam. Is het niet te vinden (ook voorbij de 60 dagen) dan screen ik het kasboek , waar ik de prive betalingen noteer (dus niet direct op prive) . Ik schat dat ik het binnen 1/2 minuut gevonden heb.

 

HeRafin heeft duidelijk naar voren gebracht hoe je het op een categorische manier moet doen en hoe het werkt en ook hoe het niet goed werkt (bonnen achter bankafschriften >:( ). Ik zelf hanteer de inkoop bonnen op papier met maand tabbladen er tussen en de kopieën daarvan digitaal met de aanvulling van facturen (betaalbewijzen) die al digitaal ontvangen zijn. Deze in files op maand gedateerd.

 

Het overmatig noteren in je administratie is natuurlijk altijd toegestaan. Het is een kwestie van hoe je het zelf wil hebben om de geschiedenis van je administratie terug te kunnen herleiden en hoeveel tijd je erin kunt/wil steken.