Noodzakelijkheidsprincipe thuiswerkvergoeding (werkkostenregeling)

[DeWit83]

Ik heb een discussie met mijn boekhouder over de werkkostenregeling, ik heb voor 5 werknemers een 'thuiswerkvergoeding' beschikbaar gesteld van maximaal 250 euro, waarbij ik deze uitbetaalde na het ontvangen van eventuele facturen. Als ik naar de regels rondom het noodzakelijkscriterium kijk, vind ik dat een aanschaf van een printer, beeldscherm, laptopstandaard, hdmi-kabel, docking station en bureau hieronder vallen, alleen bij de bureaulamp snap ik zijn punt enigszins (dit zijn de aanschaffen van mijn werknemers, geen eigen bijdrage want kosten zijn per werknemer onder de 250 euro). Natuurlijk kan je die ook privé gebruiken, maar mijn werknemers hebben deze aanschaffen (af en toe) nodig voor het werk. De aanschaffen worden geen eigendom van het bedrijf dus wanneer een werknemer ontslag neemt of ontslagen wordt zal ik de restwaarde alsnog meenemen in de vrije ruimte. Mijn boekhouder is het hier niet mee eens en wil deze kosten meenemen in de vrije ruimte waardoor ik over mijn vrije ruimte kom en dus 80% over een deel moet gaan betalen.

 

Heeft mijn boekhouder gelijk? 

25 februari 2021 aangepast door DeWit83

[prinsrachid]

Misschien is het handig om 'thuiswerkvergoeding' los te zien van het 'vergoeden van kosten om thuis te kunnen werken'. Dat zijn twee verschillende dingen. Als ik het zo zie, kan het zijn dat je boekhouder in dit geval gelijk heeft, maar dat is eigenlijk het gevolg van de manier waarop je hebt besloten op die vergoeding te geven. Je hebt wat dingen door elkaar gehaald, denk ik. Het is overigens ook superverwarrend, terwijl de hele werkkostenregeling eigenlijk een 'versimpeling' had moeten zijn.

 

Normaal gesproken is het zo dat de werkgever noodzakelijke spullen en gereedschappen zélf aanschaft en dat die spullen ook eigendom blijven van de onderneming. De werknemer mag die dan gebruiken voor zolang ze in dienst zijn, en moeten die spullen weer inleveren als ze uit dienst gaan. Voor dat soort gevallen is het zelfs zo dat de fiscus dat in het geheel niet belast bij de werknemer, omdat de waarde daarvan expliciet op nul zijn gesteld ("nihilwaardering"). De waarde daarvan is dus ook geen onderdeel van het eindheffingsloon (gaat dus niet ten koste van die 1,7% van de loonsom). Overigens kan ik me voorstellen dat zelfs een bureaulamp daaronder kan vallen, als het gaat om een goede. Goed licht op je handen is onmisbaar en degelijke verlichting voor je werknemers kan noodzakelijk zijn. Arbo-voorzieningen kennen weer een specifieke, gerichte vrijstelling wat weer iets anders is dan loon in nature waarvan de waarde forfaitair op nul is gesteld. Makkelijker kunnen ze het niet maken... :) ).

 

Maar je hebt gekozen voor een 'thuiswerkvergoeding'. Die vergoeding wordt meestal gegeven voor iets heel anders, namelijk voor het feit dat je als werknemer extra kosten moet maken. Bijvoorbeeld meer electriciteitsverbruik, meer waterverbruik, meer koffieverbruik, meer theeverbruik, meer gasverbruik. Dit is meestal ongeveer 2 euro per werkdag. Deze vergoeding gaat gewoon uit de vrije ruimte (of wordt met 80% wegbelast als het boven de 1,7% van de loonsom uitkomt). Je hebt er alleen voor gekozen om deze twee zaken met elkaar te vermengen. Het gevolg is dat eigenlijk al die vergoedingen uit de vrije ruimte moeten, maar ook dat alle aanschaffen gewoon eigendom van de werknemer zijn en blijven, maar dat ze geen vergoeding krijgen voor het meerverbruik van alle eerder genoemde zaken. Dat betekent overigens ook dat je de restwaarde van al die producten NIET moet meenemen in de vrije ruimte als ze uit dienst gaan! De producten zijn immers al van de werknemers en je kunt geen spullen als onbelast loon aanmerken die überhaupt niet van de zaak zijn. 

 

Persoonlijk zou ik waarschijnlijk alle producten en gereedschappen zélf als werkgever aanschaffen (je kunt de btw terugvragen en de spullen zijn dan van de zaak). Je kunt ze dan vervolgens gratis ter beschikking stellen (nihilwaarderingen). Alle producten die je nodig hebt om aan de Arbo te voldoen zou ik ook zelf aanschaffen (wederom zelf btw terugvragen en de spullen zijn dan ook van de zaak). Ook deze kun je gratis ter beschikking stellen (gerichte vrijstelling). Daar bovenop kun je een vergoeding geven van bijvoorbeeld 2 euro per werkdag. Deze kun je dan belastingvrij vergoeding voor zover je in de vrije ruimte blijft.

 

Kijk anders ook even in het Handboek Loonheffingen en dan met name naar o.a. 4.12 (Geen loon of geen belast loon).

[DeWit83]

Beste Prinsrachid, bedankt voor het uitgebreide antwoord. Ik noem het thuiswerkvergoeding, maar ik had het ook een andere naam kunnen geven natuurlijk omdat ze geen vast bedrag ontvangen, maar alleen het bedrag wat ze daadwerkelijk hebben uitgegeven. Ik had het handboek loonheffingen er inderdaad bijgepakt en had het idee dat deze vergoedingen onder artikel 20.1.7 vallen aangezien het naar mijn weten noodzakelijke producten zijn, de werknemers geen eigen bijdrage betalen en ik de restwaarde alsnog meeneem in de WKR als ze het niet teruggeven aan het bedrijf. Dit zijn de 3 voorwaarden en daar leek ik aan te voldoen, maar ik begrijp dat ik het helaas niet goed begrepen heb. Lastige regels allemaal :)