Reis en verblijfskosten doorberekenen aan de klant

[MGC1969]

Met de huidige versoepelingen heb ik eindelijk (na 14 maanden) weer een bezoek kunnen brengen aan een klant. Omdat ik in de tussentijd ben geswitched van loondienst naar het werken vanuit een eigen BV zit ik nu met de volgende vraag.

 

Weet niet zeker of de vraag al een keer gesteld is, maar met zoeken vond ik alleen reis en verblijfskosten als kostenpost voor het bedrijf. In mijn situatie is het zo dat ik alle reiskosten door mag berekenen naar de (eind-)klant. Ik vraag van te voren toestemming voor de reis, voornamelijk vliegtuig en hotel, en achteraf stuur ik al mijn bonnen in die op basis van werkelijke kosten worden vergoed. Uiteindelijk betaald de klant alle kosten en heb ik het alleen maar voorgeschoten. Hoe moet ik dat in de administratie verwerken? Is dat gewoon een balanspost en mag ik de BTW buiten beschouwing laten OF moet ik alles boeken als kosten en het doorberekenen inboeken als opbrengsten? In dat laatste geval is het extra complex omdat ik een deel van de reis betaal in Nederland (taxi en vliegticket) , met nederlandse BTW, en een deel in het buitenland (hotel, taxi en eten) met de buitenlandse BTW. Prive voorschieten doe ik liever niet omdat het vaak meer dan EUR 1000 in de week kan zijn, maar daarmee hou ik het wel buiten de boekhouding.

 

Het gaat dus niet om kosten / opbrengsten maar puur over het voorschieten.

[Roel J]

Als ondernemer is in principe alles wat je doorbelast gewoon omzet en soms volgt de BTW de hoofddienst. Dus het kan gebeuren dat jij geen BTW betaald maar wel doorbelast.

Kwestie van een keer uitzoeken per kostenpost en dan toepassen.

 

Belangrijker vind ik jou zijdelingse opmerking over privé voorschieten. Die snap ik wel, als je niet op let ben je 8 weken reizen aan het voorfinancieren voordat het gefactureerd en betaald is door de opdrachtgever.

 

Als jij niet prive wilt voorschieten dan moet je met de opdrachtgever afspreken dat zij de tickets en hotels voor jou boeken en betalen want dan blijft het helemaal buiten jou boekhouding. Zo heb ik het voor mijzelf zoveel mogelijk gedaan. Vaak is het ook voordeliger voor de opdrachtgever omdat grotere opdrachtgevers vaak prijsafspraken hebben met hotelketens.

Enige waar je dan op moet letten is dat je niet een gierige reizenboeker hebt die je om 5 uur 's ochtends of 23u 's avonds op een vlucht zet omdat die het goedkoopst zijn.

 

Andere optie(s) is zelf afspraken maken met hotels zodat je op rekening kan slapen en maar 1x per maand hoeft te betalen, dan halveert het gat.

Of je vraagt voorschotten aan je opdrachtgever voor de reiskosten.

[DeWit83]

Wat is de reden van het buiten de boekhouding willen houden? Het zijn zakelijk kosten die je dient op te nemen in je administratie. Heb je niet genoeg geld op de zakelijke bankrekening? Dan moet je het inderdaad privé voorschieten, maar de beste manier is het van de zakelijke bankrekening betalen (neem aan dat de facturen van de hotels ook op naam van de B.V staan?). 

[MGC1969]

Goed punt over gierigheid, ik heb zelf gemerkt dat de vlucht op dinsdag ochtend 07.00 veel duurder is dan die op maandag middag 16.00. Het verschil is zelfs zoveel dat een dag eerder komen inclusief een extra overnachting goedkoper is dan dezelfde ochtend vliegen. Als het enigszins kan probeer ik dat want het is vee rustiger voor mijzelf.

[MGC1969]

1 minuut geleden, DeWit83 zei:

Wat is de reden van het buiten de boekhouding willen houden? Het zijn zakelijk kosten die je dient op te nemen in je administratie. Heb je niet genoeg geld op de zakelijke bankrekening? Dan moet je het inderdaad privé voorschieten, maar de beste manier is het van de zakelijke bankrekening betalen (neem aan dat de facturen van de hotels ook op naam van de B.V staan?). 

 

Gaat mij er niet zozeer om dat ik het buiten de boekhouding wil, maar indien dat veel administratieve rompslomp scheelt kies ik voor de gemakkelijke / pragmatische oplossing. Het is geen verdienmodel, ik geef achteraf door wat de exacte kosten zijn geweest en krijg die volledig vergoed. Geen cent meer of minder.

 

Ik ben tijdens corona gestart en mijn laatste dienstreis was in loondienst. Daar had ik een zakelijke creditcard waar de meeste kosten op geboekt werden, sommige bedrijven accepteerde de kaart niet (american expresss is de minst geaccepteerde kaart). Waardoor ik sommige kosten uit prive voorschoot. Deze kreeg ik voor einde maand van de werkgever vergoed, ongeacht de doorbelasting aan de klant. De reizen die ik nu ga maken zijn vanwege de lockdown voor mij nieuw. 

 

Gedachte om het reizen vanuit prive voor te schieten komt voort uit de constructie. Omdat ik als 1-pitter niet op de projecten kom waar ik wil werken, doe ik dat onder de vlag van een  groter consultancy bedrijf. Ik maak voor de reizen kosten in Nederland (vliegticket en taxi) en in het land van de eindklant ergens in EMEA. Mijn eigen facturen stuur ik naar Duitsland of Belgie. Als ik dan de BTW mee moet nemen en moet boeken in kosten / opbrengsten dan wordt het wel erg complex voor iets wat geen impact heeft op het bedrijfsresultaat. Ik moet namelijk de kosten ook nog invoeren in een portal van mijn klant zodat zij het op de facturen voor de eindklant kunnen zetten. Dan zet ik daar wel mijn prive rekening nummer in.