Werkkostenregeling (WKR), hoe werkt het qua administratie?

[jstn3333]

Beste leden, 

Wij hebben 2 personeelsleden een (kerst)cadeaubon gegeven twv. 50 euro. Wij krijgen daarom nu te maken met de Werkkostenregeling. Wij blijven dit jaar onder 1,7% van de fiscale loonsom wat betreft de totale kosten binnen de vrije ruimte.

 

Nu heb ik een vraag over de financiele administratie van de WKR. 

 

1. Begrijp ik het goed dat WKR gewoon een Winst & Verlies post is in onze financiele administratie waar wij deze bonnen dan op boeken?
2. Ben ik verplicht dit bedrag per werknemer (per maand) in te vullen op de loonstrook in onze salarisadministratie? 
3. In aanvulling op 2, moet de WKR maandelijks mee in de loonaangifte? Of is dit iets wat je zelf bijhoud?

 

En in de context van de DGA:

 

Stel dat je als met een salaris van 48.000 gebruik maakt van de WKR en eenmalig 816 euro uitkeert als bonus. 

 

1. Ervan uitgaande dat het niet op de loonstrook hoeft, moet de DGA dan niet aangeven in zijn IB dat hij dit heeft ontvangen?

 

Alvast hartelijk bedankt!

 

19 december 2022 aangepast door Mikky Vrolijk
Titel aangepast

[shoptillyoudrop]

Dingen die je koopt en vervolgens aan je werknemers geeft (en niet via het loon laat lopen dus) moet je apart bijhouden, zodat je kan laten zien dat het werkelijk binnen de WKR kan allemaal.

 

En als je geld aan de DGA uitkeert/uitbetaalt (via de WKR) dan moet dat natuurlijk wel via de salarisadministratie.

18 december 2022 aangepast door shoptillyoudrop

[Kaspers]

17 uur geleden, shoptillyoudrop zei:

En als je geld aan de DGA uitkeert/uitbetaalt (via de WKR) dan moet dat natuurlijk wel via de salarisadministratie.

 

Dat ligt er aan. Wanneer je de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingsstelling aanwijst als eindheffingsloon dan is het niet nodig deze op te nemen in de salarisadministratie. Wanneer je het behandelt als loon van de werknemer (en dus DGA) dan is dit wel nodig. Zie ook artikel 10.1.3 uit het handboek loonheffingen:

 

Quote

Stap 3: Kies: eindheffingsloon (vrije ruimte) of loon werknemer

Afgezien van een paar uitzonderingen, bepaalt u zelf welke vergoedingen, verstrekkingen en
terbeschikkingstellingen u aanwijst als eindheffingsloon en welke u behandelt als loon van de werknemer en normaal belast. U kunt per werknemer een andere keuze maken.
Voor het (geheel of gedeeltelijk) aanwijzen van vergoedingen, verstrekkingen en  terbeschikkingstellingen als eindheffingsloon geldt het volgende:

• Uw werknemer hoeft niet eerst zelf kosten te maken. U hoeft dus geen bonnen of betalingsbewijzen van uw werknemers te vragen.

• Verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die u als eindheffingsloon aanwijst, hoeft u niet op werknemersniveau te administreren. Als u verschillende werknemers hetzelfde verstrekt en de werknemers een eigen bijdrage betalen, mag u het totaal van de eigen bijdragen aftrekken van de totale waarde van de verstrekkingen. Het bedrag mag niet negatief worden. Zie paragraaf 4.5 voor meer informatie over hoe u loon in natura waardeert.

• Ook loon in natura kunt u als eindheffingsloon aanwijzen.

• Voor het aanwijzen van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang als eindheffingsloon, geldt dat deze vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Dit is de gebruikelijkheidstoets (zie paragraaf 4.2). Het deel dat boven die 30%grens uitkomt, is loon van de werknemer.

 

Aanvulling: in de loonstaat, zoals voorgeschreven door de belastingdienst, is ook geen kolom voor onbelaste vergoedingen:

Quote

De loonstaat heeft de volgende kolommen:
• kolom 1: loontijdvak
• kolom 2: nummer inkomstenverhouding
• kolom 3: loon in geld
• kolom 4: loon anders dan in geld
• kolom 5: fooien en uitkeringen uit fondsen
• kolom 7: aftrekposten voor alle heffingen
• kolom 8: loon voor de werknemersverzekeringen
• kolom 12: loon voor de Zorgverzekeringswet
• kolom 14: loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen
• kolom 15: ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen
• kolom 16: ingehouden bijdrage Zvw
• kolom 17: uitbetaald bedrag
• kolom 18: verrekende arbeidskorting

 

19 december 2022 aangepast door Kaspers

[shoptillyoudrop]

54 minuten geleden, Kaspers zei:

Wanneer je de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingsstelling aanwijst als eindheffingsloon dan is het niet nodig deze op te nemen in de salarisadministratie.

 

En hoe krijg je dan de eindheffing in je loonaangifte volgens jou?

 

Dat geef je aan in het loonprogramma (de eindheffing) en dan gaat het vanzelf (tenminste in mijn programma). 

 

[Kaspers]

15 minuten geleden, shoptillyoudrop zei:

 

En hoe krijg je dan de eindheffing in je loonaangifte volgens jou?

 

Dat geef je aan in het loonprogramma (de eindheffing) en dan gaat het vanzelf (tenminste in mijn programma). 

 

 

Ah, ik snap waar je naartoe wilt. Daar zit inderdaad wel een relatie. Mijn loonprogramma heeft geen mogelijkheid tot het doen van een automatische aangifte loonheffingen, dat is bij mij dus een handmatige actie. Ik heb het aagifteportaal er even bijgepakt; en zie dat het alleen noodzakelijk is om 80% van het bedrag boven de vrije ruimte op te voeren in de loonaangifte. Wanneer je dus binnen de vrije ruimte blijft (1.7% van het totaal aan fiscaal loon), heb je dus niets aan te geven.

[jstn3333]

20 uur geleden, Kaspers zei:

 

Ah, ik snap waar je naartoe wilt. Daar zit inderdaad wel een relatie. Mijn loonprogramma heeft geen mogelijkheid tot het doen van een automatische aangifte loonheffingen, dat is bij mij dus een handmatige actie. Ik heb het aagifteportaal er even bijgepakt; en zie dat het alleen noodzakelijk is om 80% van het bedrag boven de vrije ruimte op te voeren in de loonaangifte. Wanneer je dus binnen de vrije ruimte blijft (1.7% van het totaal aan fiscaal loon), heb je dus niets aan te geven.

 

Hartelijk bedankt voor de toelichting Kaspers en shoptillyoudrop.

 

Begrijp ik het samengevat zo goed?

Als je binnen de vrije ruimt blijft ( < 1,7% van de fiscale loonsom ), hoeft er in de salarisadministratie niks opgenomen te worden van deze (onbelaste) uitkeringen.

 

PS: 
 

In de salarissoftware die wij gebruiken is die optie er echter wel en komt het op de loonstrook te staan: Onbelaste vergoeding (vrije ruimte).  Ik vraag me onbelaste uitkering WKR mee gaat/moet in de maandelijkse loonaangifte. De support van deze salarissoftware geeft dit  aan:

 

"Een cadeaubon die je beschikbaar stelt aan je werknemer dien je als eindheffingsloon in de verloning toe te voegen."

 

Wat denken jullie hiervan?

[shoptillyoudrop]

Als je een ding geeft die in de vrije ruimte valt dan hoef je dat niet mee te nemen in de loonadmin (dan apart bijhouden en verantwoorden indien nodig). Maar misschien is het makkelijker om het wel mee te nemen (afhankelijk van je programma).

 

Als je eindheffing verschuldigd bent, dan neem je dat wél mee in de loonadmin (zodat het in je loonaangifte komt).

 

Als je geld geeft dan neem je het (onbelast, WKR) mee in de loonadm (zodat het nettoloonbedrag op de loonstaat juist is).

[Kaspers]

49 minuten geleden, jstn3333 zei:

 

Hartelijk bedankt voor de toelichting Kaspers en shoptillyoudrop.

 

Begrijp ik het samengevat zo goed?

Als je binnen de vrije ruimt blijft ( < 1,7% van de fiscale loonsom ), hoeft er in de salarisadministratie niks opgenomen te worden van deze (onbelaste) uitkeringen.

 

PS: 
 

In de salarissoftware die wij gebruiken is die optie er echter wel en komt het op de loonstrook te staan: Onbelaste vergoeding (vrije ruimte).  Ik vraag me onbelaste uitkering WKR mee gaat/moet in de maandelijkse loonaangifte. De support van deze salarissoftware geeft dit  aan:

 

"Een cadeaubon die je beschikbaar stelt aan je werknemer dien je als eindheffingsloon in de verloning toe te voegen."

 

Wat denken jullie hiervan?

 

Je hoeft het in ieder geval niet in de aangifte op te nemen, wanneer je binnen die marge blijft. Voor wat betreft de loonstrook: hier heb je denk ik twee opties: of je keert direct uit, buiten de salarisstrook om (net als bij bijvoorbeeld een declaratie). Of je keert het bedrag uit, samen met het salaris. In dat laatste geval neem je het op in de salarissoftware.

[jstn3333]

Hartelijk dank, de vraag is beantwoord!