Erik van Ficsus.nl

Veel boekhoudprogramma's bieden een gratis proefaccount. Daarmee kun je de programma's die nu je aandacht trekken uitproberen. Je noemt al een paar boekingen die je nodig hebt. Probeer deze in het betreffende programma te zetten. Het kost even wat tijd maar zo heb je meer kans dat je een pakket vindt dat bij je past en waar je een tijdje mee vooruit kan.

Als je de eerste selectie maakt van boekhoudprogramma's kun je rekening houden met de functionaliteiten zoals ze vermeld staan op de websites van die programma's. Hoe fijn een programma werkt kun je vaak alleen uitvinden door het gewoon eens te proberen.

Wat je kan doen om de kosten onder controle te houden is een online boekhoudpakket zoeken dat bij je past en eventueel een boekhouder vragen om dit met je op te zetten en je jaarlijks te helpen met de eindoverzichten, belastingaangifte en eventuele belastingvragen die je nog hebt. Op deze manier kun je zelf je boekhouding doen en voor de ingewikkelde zaken snel hulp vinden.

Een ander voordeel van het goed regelen van je boekhouding, in ieder geval softwarematig, is dat het je kan helpen overzicht te houden over je financiële positie.

In het begin zijn er al snel teveel kostenposten. Probeer dan zoveel mogelijk te bezuinigen op de posten die je niet veel tijd kosten. Je boekhouding helemaal vanaf niks opbouwen in Excel kan vrij tijdsintensief zijn.

Als je werkt met een boekhoudprogramma kun je het wel een stuk makkelijker (en waarschijnlijk minder tijdrovend) maken voor jezelf. Dan begin je met een beginbalans en ga je facturen versturen en inkoopfacturen invoeren. Vervolgens importeer je de bankafschriften en koppel je de betalingen aan de facturen. Niet alle betalingen hebben met facturen te maken, zoals uitkeringen aan jezelf en belastingen. Daar maak je aparte boekingen voor. Dan blijven er nog een aantal boekingen over zoals afschrijvingen en correcties.

Je kan een boekhouder vragen om de boekhouding op te zetten en je te helpen met de eerste aangifte BTW. Dan kun je vervolgens een groot gedeelte van je administratie zelf doen en je boekhouder mee laten kijken als het ingewikkelder wordt.

Om even terug te komen op mijn reactie.Zojuist keek ik in mijn boekhoudprogramma, en je kunt dan inderdaad zien wanneer de facturen zijn betaald.Het is alleen niet snel terug te vinden in mijn ogen omdat er geen nummer aan gekoppeld is.

Wat bedoel je met niet snel terugvinden? Je geeft aan dat het factuurnummer in je boekhouding staat, daarmee kun je de fysieke factuur terugvinden. Verder geef je aan dat er bij de betaling van de factuur een betaaldatum wordt aangegeven. Zo kun je ook snel de betaling op je bankafschriften terugvinden.

[mod edit: vanwege leesbaarheid quotes aangebracht]

Je geeft aan dat je winst juist is, hoe weet je dat? Als daar wel de fout zit kun je eindeloos blijven zoeken op andere plekken.

Als je er niet uitkomt kun je altijd nog een boekhouder vragen om je boekhouding na te kijken. Of je begint weer vooraan en controleert elke boeking.

Na je inschrijving bij de kvk en belastingdienst heb je als het goed is een brief ontvangen. Daarin staat of de Belastingdienst je ziet als ondernemer. Heb je trouwens al contact met de Belastingdienst opgenomen? Dan kun je de status vragen en indien van toepassing verzoeken om een wissel van particulier naar ondernemer.

Hoe hou je nu je boekhouding bij? Zoals Brood aangeeft, het eigen vermogen is niet per se hetzelfde als liquide middelen. Veel programma's hebben overzichten met een balans/resultatenrekening en bij de foutmeldingen die daar opduiken zou je kunnen beginnen met zoeken.

MIsschien mosterd na de maaltijd maar wellicht kan een boekhoudprogramma je tijd besparen in het huidig en komende jaren. Door je facturen en bankoverschriften consequen in te boeken en te koppelen kun je bijvoorbeeld heel snel zien of er betalingen of facturen ongeboekt zijn gebleven.

Om verwarring te voorkomen, enkele vragen:

--Waarom moet je 800 euro betalen over je 1800 euro winst (zijn er andere inkomsten)?

--Heeft de belastingdienst je aangemerkt als btw of inkomstenbelasting ondernemer?

--Hoe sta je ingeschreven bij de kvk?

--Wat is de reden dat je niets ontvangen hebt? Bedoel je dat het nog op de zakelijke rekening staat?

Samen met een hoog ander inkomen betaal je al snel veel belasting over extra bijverdiensten. Je heffingskortingen en aftrekposten heb je dan al verrekend met je andere inkomsten en deze extra bijverdiensten kunnen dan al snel in een hoger tarief vallen.

Mijn ervaring is dat het indienen van de aangifte met een goede boekhouding een stuk gemakkelijker is,

Zeker weten, een goed boekhoudprogramma kan je hier ook bij helpen. Je boekt je facturen en koppelt ze direct aan je betalingen. Doordat je kan zien welke betalingen dan overblijven weet je dat je daar een ander soort boeking moet maken of als sprake is van een missende factuur ga je die zoeken. Zo kun je je boekhouding overzichtelijk houden en snel controleren of je alle betalingen en facturen een plekje hebt gegeven in de boekhouding.

Je kan ook zelf je facturen en betalingen bijhouden waarna je een boekhouder online toegang geeft tot je boekhouding zodat deze kan controleren en er de juiste belastingaangiftes mee kan voorbereiden. Dat kan best betaalbaar blijken als je daarmee de juiste aangifte doet en tijd bespaart aan gepuzzel.

Denk ook aan de tijd die je nu besteedt om kosten te besparen. Als startende webshop kun je elke euro goed gebruiken. Misschien liever elke maand 10 euro naar reclame dan naar een boekhoudpakket.

Maar, dat geldt ook voor je tijd. Als, na een initiële leerperiode, de software die je download goed voor je werkt dan is dat super. Als je echter tijd kan besparen met goede software en die tijd vervolgens kan investeren in je webshop bouw je aan de toekomst.

Als je je boekhouding opzet speelt budget natuurlijk een grote rol. Daarnaast kun je ook kijken naar tijdswinst die je kan boeken bij bepaalde programma's. Je zult toch een stukje tijd moeten investeren om een programma of excel sheet te leren gebruiken en in het geval van eigen software of sheets zul je misschien ook moeten updaten.

Mede daarom hebben heel veel boekhoudpakketten de mogelijkheid om een trial te downloaden of een proefabonnement van 2-4 weken aan te maken. Je zou een short list kunnen maken met programma's in verschillende budgetten gebaseerd op functionele eisen. Vervolgens ga je in elk pakket één klant aanmaken, één factuur versturen, één bonnetje invullen,één bankafschrift inladen en koppelen, rapportage uitdraaien, vraag aan de helpdesk stellen, etc. Het is wat werk maar dan krijg je wel een beeld van de gebruiksvriendelijkheid, rapportages, mogelijkheid tot exporteren, etc.

Als je in het begin een programma kiest dat voldoet aan je eisen, dat fijn werkt, dat tijd bespaart en waarmee je een hele tijd vooruit kan bespaar je jezelf uiteindelijk tijd en daarmee ook geld.

In het begin kunnen het leuke meevallers zijn op je cash flow als je meer BTW terugkrijgt dan je betaalt. Let ook op de Kleine Ondernemers Regeling. Als je af te dragen BTW over één jaar niet te hoog is kan het zijn dat je helemaal geen BTW hoeft te betalen. Het webcare team van de Belastingdienst schreef er net een blogpost over op Higherlevel.nl https://www.higherlevel.nl/extra/columns/view/539