Rick van der Burg

Het coronavirus raakt alle bedrijven, er is veel onzekerheid over hoe het zich zal verspreiden en wanneer er eindelijk een vaccin komt. Over één conclusie bestaat weinig twijfel, het zal grote gevolgen hebben voor onze economie en veel bedrijven zullen door de crisis in de problemen komen. Een dergelijke situatie vraagt om operationele veerkracht en flexibiliteit van zowel mensen als organisaties. Om dit te realiseren is het noodzakelijk voor organisaties om hun bedrijfsprocessen en financiële situatie zo inzichtelijk mogelijk te maken. Ondernemers die in problemen zitten hebben vaak veel vragen. Ze willen weten wat de impact is van de huidige omstandigheden, de korte termijnrisico’s minimaliseren en weten op welke regelingen zij recht hebben. Voor het aanvragen van regelingen en subsidies is het verplicht om inzicht te geven in actuele cijfers of hier een schatting van te geven. Met een up-to-date administratie heb je direct een uitdraai met een actueel overzicht van cijfers en kun je binnen één dag een regeling treffen. Dit is bij een incomplete boekhouding of een administratie die hard copy wordt aangeleverd anders. Voordat de administratie volledig verwerkt is en je een regeling kan treffen ben je een week verder. Realtime data geeft inzicht in ondernemen Voor ondernemers die zich in de problemen zitten, is het daarom belangrijk dat ze de boekhouding realtime regelen. Realtime ondernemen maakt ondernemen effectiever en overzichtelijker, waardoor ondernemers beter beslissingen en prognoses kunnen maken. Door te werken met realtime gegevens heb je direct inzicht in de bedrijfsresultaten en kun je meteen zien welke impact recente aanpassingen hebben op de resultaten. Hierdoor hebben ze beter inzicht in de winstgevendheid en kunnen belangrijke operationele statistieken geoptimaliseerd worden. Ondernemers kunnen hierdoor bijvoorbeeld een beter inzicht in de effectiviteit van het personeelsbestand krijgen, waardoor ze medewerkers efficiënter kunnen inroosteren. Bovendien geeft het de mogelijkheid om onmiddellijk in te grijpen, als er iets mis is met bijvoorbeeld de facturering. Realtime analyse elimineert immers de ouderwetse en tijdrovende spreadsheets. Ondernemers kunnen hierdoor direct zien wat er in de pijplijn zit, wat de projectachterstanden zijn, wat wordt gefactureerd en wat wordt betaald. Op deze manier kunnen ondernemers maatregelen nemen voordat problemen escaleren. Realtime data optimaliseren met een financieel specialist Om realtime te kunnen werken zullen ondernemers met tools moeten werken die gegevens uit veel verschillende bronnen integreren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een op Cloud gebaseerd selfservicemodel die gebruikers in staat stelt om altijd en overal toegang te krijgen tot de informatie die ze nodig hebben. Dit betekent echter niet dat ondernemers hierdoor geen financieel adviseur of boekhouder nodig hebben. Om optimaal gebruik te maken van een dergelijk selfservicemodel, is het belangrijk om regelmatig contact te hebben met een specialist. Deze kan hulp bieden in de vorm van financieel advies en controles uitvoeren om er zeker van te zijn dat er geen fouten zijn gemaakt. Een specialist kan daarnaast ook de diepere laag in cijfers herkennen en helpen om bij te sturen indien er afwijkingen zijn in de omzet en kosten. Bovendien kan een specialist advies geven op basis van de realtime data. Hierdoor hebben ondernemers altijd real-time inzicht in de financiële tussenstand van het bedrijf, stapelt de administratie zich niet meer op en kan men de betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van de forecast verbeteren. Kortom, realtime data heeft het potentieel om de manier waarop ondernemers werken te transformeren. In plaats van handmatig situaties in te schatten op basis van gebeurtenissen uit het verleden, kunnen realtime analyses worden gebruikt om inzicht te geven. Hierdoor kunnen ondernemers beter hun winstmarges behouden, voorraden beheren, plannen, problemen oplossen, de tevredenheid van klanten optimaliseren en de huidige COVID-19 crisis draaglijker maken. Rick van der Burg, Oprichter Bookd