Anonymous coward

Dat is inderdaad helemaal geen slechte oplossing. Het mooie van zo'n "stempel" is dan ook dat het duidelijk is dat de klant deze zelf heeft toegevoegd, in wezen een onderdeel van hun eigen administratie. Hier ga ik verder mee, thanks! Bedankt voor de suggestie, dat was ook het advies van onze accountant. Maar dit gaat in de praktijk niet werken. Vanwege het soort diensten dat we leveren gaat de factuur vaak naar een persoon die ver van de administratie af zit, soms moet zo'n factuur nog langs een leidinggevende etc. Dus er gaat soms weken overheen voordat de factuur op z'n plek is. Wij hebben er nog nooit iets over gehoord, maar dat er geen postbusadres op een factuur mag staat wel heel prominent vrij dicht bovenaan op de pagina over factureren op de website van de Belastingdienst. "Vermeld het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Het is niet voldoende als u alleen een postbusnummer vermeldt." Dat is ondubbelzinnig, ondanks dat er dus blijkbaar jurispudentie over is van het Europese Hof die weigeren van BTW-teruggave door de Belastingdienst ongeldig verklaart.

Hallo, ik lees al jaren met enige regelmaat met plezier mee hier op Higherlevel, en steek er veel van op. Nu toch zelf een vraag waar ik geen antwoord op kon vinden in het forumarchief: Ik werk als procesautomatiseerder/software-ontwikkelaar voor een organisatie die een paar duizend facturen per jaar verstuurt. Zoals velen, krijgen wij ook veel te maken met administratieve afdelingen van klanten die, zoals zo mooi door @Roel J in dit topic,"systeembevrediging of de boekhoudkundige variant van smetvrees" wordt genoemd: ze willen "iets" op de factuur aangepast zien. Daar zitten soms redelijk onnozele verzoekjes tussen. Nou bestelde ik laatst iets online in de VS, en daar krijg je meestal een halfbakken "invoice" waar je hier vaak niks mee kunt. Maar daar lieten ze wel toe om je bedrijfsnaam nog even online aan het ding toe te voegen, achteraf dus. Zou hier wat discutabel zijn, maar ik dacht wel: "dat is een mooie oplossing voor die klant-referenties die we altijd achteraf nog moeten toevoegen". Dus, mijn idee is om klanten een link te sturen waarmee ze zelf nog wat op de factuur kunnen aanpassen, nadat deze al verstuurd is (doen we altijd per e-mail, altijd PDF, volledig automatisch gegegeneerd). Uiteraard geen zaken die niet veranderd mogen worden, zoals factuurdatum en/of geleverde diensten/producten. Maar wel dus het veld met klantreferentie (inkooporder-/opdrachtnummers, hoe ze het ook noemen). Onze accountant was nogal tactisch in haar advies hierover: "nee, je mag niets meer aanpassen als de factuur eenmaal de deur uit is, er mogen geen twee facturen in omloop zijn die van elkaar verschillen", en ik snap haar standpunt. Ze mag/wil hierin niet adviseren, want als er iets misgaat en we krijgen mot met de Belastingdienst, dan wil ze daar geen partij in zijn. Het liefst zou ik ook het factuuradres door de klant zelf laten aanpassen, want ook daar komt vaak geleuter over. En nee, ondanks dat je wettelijk gezien geen postbusadres mag vermelden als factuuradres, krijgen we heel vaak de vraag om juist even het postbusadres op de factuur te zetten. Waarom, is me een raadsel. Mijn vraag is als volgt: wat denken de experts hier van mijn "self-service"-idee? Ik kan het zo bouwen dat er maar één keer een wijziging mogelijk is, en dat er bijv. ook een opmerking op de factuur verschijnt dat er gegevens door de klant zelf zijn aangepast op datum XX-XX-XXXX. Wat ook regelmatig gevraagd wordt is om de (aangepaste) factuur direct naar de financiële administratie te sturen, soms mogen medewerkers dat niet zelf. Ook daarin kan ik voorzien vanuit dit web-formulier. Ik hoor het graag.