Automatisering Onkosten Declaratie

[barry_vb]

Hoi,

 

Het volgende:

Bij ons op de administratie stuurt het gehele bedrijf de onkostendeclaraties met bijlages naar ons toe op een papiertje. Dit sturen wij weer door voor authorisatie en boeken wij daarna in ons financiele systeem.

Dit moet toch te automatiseren zijn:

Wat ik zou willen is dat de medewerkers via een formulie op een web-page de declaratie indienen gespecificeerd per kostensoort (bv hotelkosten/reiskosten,etc), eventueel de bonnen als gescande attachement bijvoegen. Deze declaratie zou dan digitaal naar de authoriser gestuurd moeten worden en waarna F&A deze binnen krijgt en via een interface het financiele systeem ingeschoten wordt (na controle F&A).

Mijn vraag:

Bestaat zo´n systeem?

Heeft iemand ervaring met zo´n systeem.

Wat zijn +- de kosten van zo iets.

 

Ben zelf wel een beetje aan het google-en geweest maar echt veel verder kom ik niet.

 

Ik ben zeer benieuwd naar jullie reacties.

Bedankt en mvg,

Barry

 

[djluc]

Ja hoor, alleen hangt dit af van je financiele systeem. Daar zou ik dus ook beginnen met zoeken.

[ecofin]

Natuurlijk heeft iemand in het verleden al eens zo'n dergelijk systeem uitgedacht en opgezet, maar.... dat is, gezien de ingewikkeldheid en de persoonlijke wensen niet zo maar toepasbaar binnen elke andere organisatie. Zoiets is alleen op te lossen door en in samenspraak met een interne ITafdeling of, en dan w.s. op basis van veel kosten, met een externe ontwikkelaar.

In de parktijk heb ik al vele, zeer inventieve, oplossingen gezien die veel werkzaamheden volledig geautomatiseerd hebben. Daarbij moet echter altijd de kanttekening worden gemaakt dat deze oplossingen bijna nooit universeel toepasbaar zijn en zo maar geimplementeerd kunnen worden.

 

Mat andere woorden: een leuk initiatief maar het wordt wel maatwerk!

[Alef Arendsen]

Wij hebben een tijdje NetSuite gebruikt in onze vestiging in Amerika voor de financiele administratie. Dit heeft volgens mij ook onkostendeclaraties.

 

Zoals ecofin zegt: in veel gevallig zal het maatwerk worden, tenzij je voor een web-based oplossing kiest. Kijk eens naar Exact eSynergy, NetSuite, TwinField en dergelijk, misschien dat deze dit soort functionaliteit hebben.

 

Voor de rest geldt: 1) als het niet in het administratiepakket zit wordt het maatwerk en 2) zoveel mensen zoveel wensen...

 

Alef

 

 

[msteer]

Met standaard workflow software kan je volgens mij het hele proces automatiseren tot het inschieten in het financieele systeem.

[jhnguard]

 

Beste jhnguard, lees je even in in de spelregels op Higherlevel? Jouw bericht wordt op HL spam genoemd en dat wil je denk ik niet.