Leuk antwoord, dit is goed te beantwoorden:
Ik zeg medewerker maar het kan ook parttime freelancer o.i.d. zijn. Dat is een keuze die even irrelevant is.
Klopt soms inderdaad maar de consequentie ken je ook. Allereerst: Zoek niet iemand die hetzelfde is als je zelf bent en verwacht dat dan ook niet van hem/haar. Die bestaat namelijk niet. Dit is een eenmalig project. Dit kan je kwijt aan bijvoorbeeld een werknemer (er bij zeg maar) of je besteed het helemaal uit. Kan ook een goede klus zijn voor vakantiewerk maar ook voor een nieuwe medewerker omdat die dan meteen veel van de producten weet. Hier heb je al 2 duidelijke zaken gescheiden:
1. Uitzoeken assortiment: Is dit zooi opruimen door de bovengenoemde punten of waarom moet je dit zelf doen? Moet je dit vaker doen of is dit ook eenmalig en kan je het vanaf nu bij gaan (laten) houden?
2. Invoeren van data: Dat kan je prima aan een medewerker overlaten. Je kan dat op verschillende manieren controleren (want het is jouw verantwoording uiteindelijk): Je zou een log kunnen maken van de wijzigingen en die nalopen. In het begin loop je alles na en na een tijdje kan je dat af gaan bouwen naarmate de beginnersfouten er uit zijn.
Klopt, heb je het zelf wel vanaf moment 1 altijd helemaal goed gedaan en zelfs al is dat zo: Denk je dat iemand anders het ook kan vanaf dag 1? Het is een mix: Je kan denken dat het dom is dat het niet meteen goed gaat. Je kan ook stellen dat het blijkbaar ingewikkeld is en je het misschien beter moet beschrijven, controleerbaarder moet maken, een interface moet vereenvoudigen etc. Dit is ook prima werk voor een medewerker, mits je duidelijk maakt hoe het zit. Je noemt het wekelijks onderhoud met een aantal taken:
- Nieuwe producten invoeren: Hoe komt deze informatie binnen, ligt dat in een map o.i.d. waar kan men het vinden. Is beschreven of eenvoudig uit te leggen hoe het werkt. Heb je een lijstje met uitzonderingen? etc.
- Niet leverbare producten: Hoe weet de medewerker dit? Als je dit in jouw persoonlijke mailbox binnenkrijgt moet je dit steeds doorsturen, kan maar is wellicht handiger om die e-mails in een gedeelde mailbox binnen te laten komen. Medewerker werkt ze af en flagged de e-mails bijvoorbeeld.
Uitbesteden is eng. Daarom is het vanuit wat ik lees gezien denk ik het beste om je processen in kaart te brengen. Dat zorgt er voor dat je de weet welk werk er nu eigenlijk precies is, welk werk je kan uitbesteden. Tevens zie je waar je zelf eerst nog stappen moet maken voor je verder kan gaan uitwerken voor het overdraagbaar werk wordt.
Denk eens na over een tuinman: Die man weet alles van de bloemen en planten maar weet niet dat jij je gras zelf altijd in hele rechte lijnen maait. Als je dat niet vooraf aangeeft gaat de tuinman rondjes lopen met de maaier. Dat vind jij lelijk. Heeft de tuinman het nu slecht gedaan? Nee, doet hij altijd zo. Als je vooraf een rondje had gelopen met de tuinman en had aangegeven hoe belangrijk je het vind dat die banen recht zijn is duidelijk. Dan pas kan je ook stellen of de tuinman het goed of juist niet goed heeft gedaan. Duidelijke instructies voorkomen veel gedoe, schelen veel geld enzovoorts. Zeker als het gaat om wekelijks maaien. Mocht je nou een keer bomen willen laten planten kan je daar zelf op gaan studeren, of een mannetje het proberen uit te leggen hoe belangrijk die waterslang is en de diepte van het gat. Je kan ook kiezen voor een professional. Die weet dat, jij zegt waar die boom moet komen en zij weten hoe dat moet. Betaal je voor maar dan is het wel geregeld en je kan de professional er ook daadwerkelijk op aankijken. Het mannetje niet want die probeert alleen maar te doen wat jij zegt.