Inventaris overboeken via excel: hoe?

[LaurensG]

Hallo allen,

 

Na lang genoeg gezocht te hebben vraag ik het toch maar.

Ik maak voor mijn (simpele) boekhouding gebruik van een excel-sheet die een keer hier op het forum is gepost (zie bijlage). Bevalt eigenlijk prima. Ik heb hem hier en daar nog wat uitgebreid, maar overall doet het ding wat ik wil en dat is voor mij genoeg.

 

Echter, nu loop ik tegen een probleem aan. Het betreft het boeken van nieuw inventaris en het overhevelen van dat inventaris naar een nieuw jaar.

 

Zoals ik het nu aanpak als ik investeringen doe >450 euro:

 

Boek de aankoop op Bank onder rekening 0520 Computer Inventaris

Vervolgens schrijf ik een eerste termijn af op memoriaal: 1/3 van 90% van de kosten eenmaal op 0530 Afschrijving Computer Inventaris (credit) en hetzelfde bedrag eenmaal op rekening 4100 Afschrijvingskosten (debet).

 

Op die manier "begrijp" ik enigszins wat ik aan het doen ben, en blijft bovenal de balans keurig...in balans :-).

 

Nu het probleem. In mijn voorbeeld: investering was 500 euro en stel ik schrijf 100 euro per jaar af. Na het eerste jaar heeft mijn inventaris dus nog een waarde van 400 euro. Dat komt ook overeen met hetgeen de balans aan het einde vh jaar laat zien. Het jaar daarna echter, begin ik weer met een nieuw excel-sheet en moet ik de eindbalans van het vorig jaar overnemen.

Voorheen deed ik dat door het resultaat van het vorig jaar op memoriaal te plaatsen: 0830 Prive winst / Verlies voorgaand.

Ik weet nu echter niet hoe ik die 400 euro inventaris moet boeken? Als ik het boek onder 0520 Computer Inventaris, wordt de balans scheef (logisch, want er staat geen banktransactie aan de credit-zijde meer tegenover). Maar de hamvraag: met welke post moet dit bedrag dan gecorrigeerd worden om te zorgen dat enerzijds de hoogte van het meegenomen inventaris klopt, en dat anderzijds de balans keurig recht is?

 

Hopelijk is mijn verhaal duidelijk. Ik licht het indien nodig nog graag toe...

 

(edit: Om deze problemen in het vervolg te voorkomen ben ik voornemens om over te stappen op speedbalans - op advies van https://www.higherlevel.nl/forum/index.php?board=16;action=display;threadid=26817 die thread. Maar voor de aangifte van vorig jaar wil ik daar nog niet aan beginnen).

voor_higherlevel_boekhouding_200_.xls

[MP Accounting]

Hoi Ldegroot,

 

Ik heb even naar je sheet gekeken maar voor zover ik met een snelle blik kan bepalen is dit niet je volledige boekhouding. Derhalve is het ook lastig om te zeggen waar precies je fout zit. Mijn eerste indruk is in het niet juist verwerken van de boeking in je resultaat en/of bank (wel in je begeleidende tekst maar niet in je sheet)

 

De boeking die zou moeten plaatsvinden op basis van de aanschaf van de computer inventaris is (zoals je zelf al aangaf):

 

0520 Computer inventaris 500

@ 1200 Bank 500

 

Aan het einde van het jaar dien je de volgende boeking te maken

 

4100 Afschrijvingskosten Computer inventaris 100

@ 0530 Afschrijving inventaris 100

 

Uiteindelijk komt " 4100 Afschrijvingskosten Computer Inventaris" terecht in 0890 resultaat boekjaar.

 

De balans ziet er als volgt uit

 

DEBET CREDIT

0520 Computer Inventaris 500 1200 Bank 500

0530 Afschrijving Computer Inventaris 100

------

400

0890 Resultaat Boekjaar 100

------ ------

500 500

 

 

Zoals je in bovenstaande ziet, is de debit en de creditzijde van deze balans in evenwicht. Als je dit zou projecteren op jouw balans zou je hier ook op een evenwicht moeten komen. Het viel me op dat je 0520 en 530 al gesaldeerd hebt in je balans terwijl je aangaf dit graag voor het inzicht te houden (waarom eigenlijk?)

 

Hopelijk heb je wat aan bovenstaande. Mocht je vragen hebben dan zie ik ze wel verschijnen.

 

Groet.

[LaurensG]

Bedankt voor je reactie.

 

Ik heb even een nieuwe file bijgevoegd om wat duidelijker te maken hoe ik het momenteel allemaal boek. Rekening 1200 Bank gebruik ik eigenlijk nooit? Ik boek alles op het tabblad Bank naar de van toepassing zijnde grootboekrekeningen.

 

Zoals je in de file kan zien, is de balans prima in evenwicht. Volgens mij klopt hetgeen ik daar doe ook wel?

 

Het probleem voor mij zit hem in de shift naar het volgende jaar, waarbij ik de beginbalans moet opzetten. Ik begin dan met een leeg bestand en boek 1. het resultaat van voorgaand jaar, en 2. het meegenomen inventaris (dus: 350 euro). Maar als ik dat laatste dus op memoriaal doe onder de post 520, is mijn balans niet meer in evenwicht...

voor_higherlevel_boekhouding_200_2.xls

[MP Accounting]

Hoi,

 

je boekingen zijn inderdaad correct verwerkt (onder voorbehoud van de vluchtige blik ;)) De rekening 1200 Bank hoef je inderdaad niet te gebruiken maar heb ik genomen omdat deze in je balans stond.

 

De shift naar volgend jaar is m.i. veel simpeler dan je in eerste instantie vermoedt (normaal gesproken is het een druk op de knop in je boekhoudprogramma).

 

Even terug naar de boekhoudkundige theorie:

De rekeningen in winst en verliesrekening zijn 'stromen', de balansrekeningen zijn standen. Aan het einde van het jaar zijn alle stromen gekend (resultaat is bekend) en kan je dit toevoegen aan de stand. Dit is de resultaatboeking die je ieder jaar maakt. Daarmee voeg je het resultaat toe aan je resultaten van het voorgaande jaar.

 

Voor wat betreft je 'onbalans'; de stand aan het einde van het jaar is tevens de stand aan het begin van het jaar. Boeken hoeft dus niet! In jouw geval kan je de getallen die je hebt staan in je onderliggende sheet dus laten staan (geen extra boekingen maken, anders loopt deze inderdaad scheef).

 

Hopelijk verschaft dit enige duidelijkheid, anders wil ik het nog wel nader toelichten.

 

Groet.

 

[LaurensG]

Al een stukje verhelderend, waarvoor dank.

 

Voor wat betreft je 'onbalans'; de stand aan het einde van het jaar is tevens de stand aan het begin van het jaar. Boeken hoeft dus niet! In jouw geval kan je de getallen die je hebt staan in je onderliggende sheet dus laten staan (geen extra boekingen maken, anders loopt deze inderdaad scheef).

 

Ik begrijp je, maar hier gaat het mis. Ik start een nieuw jaar door een nieuw excel-file aan te maken dat helemaal leeg is (natuurlijk gebruik ik een template maar de getallen zitten er niet in). Ik moet dan dus de situatie aan het einde van het vorige jaar gaan overnemen om aan het begin van de nieuwe file dezelfde situatie te krijgen. V.w.b. het resultaat doe ik dat door bij Bank de post "resultaat boekjaar 200?" op te nemen, zonder grootboek-tegenrekening (bij memoriaal boek ik dit vervolgens 0830 Prive winst / verlies voorgaand". Dat werkt. Voor het inventaris blijf ik nu met een probleem zitten; hoe krijg ik in een nieuw bestand de inventaris stand gelijk aan wat hij aan het einde van het vorige jaar was?

 

Ik zie inmiddels ook wel in dat het probleem eigenlijk veroorzaakt wordt door de complexiteit van werken met losse excel documenten. Vandaar dat ik ook wil gaan overstappen naar een pakket waar ik het "met een druk op de knop" kan doen ;-)

 

 

 

[MP Accounting]

Ik begrijp je, maar hier gaat het mis. Ik start een nieuw jaar door een nieuw excel-file aan te maken dat helemaal leeg is (natuurlijk gebruik ik een template maar de getallen zitten er niet in). Ik moet dan dus de situatie aan het einde van het vorige jaar gaan overnemen om aan het begin van de nieuwe file dezelfde situatie te krijgen.

 

In lekentaal gezegd: boekhoudprogramma's zetten de 'stand' (en alle onderliggende gegevens om tot de stand te komen) over naar het nieuwe jaar. Deze gegevens zijn dan echter niet meer te muteren (jaar is afgesloten). Op deze wijze is je beginstand gelijk aan je eindstand.

 

V.w.b. het resultaat doe ik dat door bij Bank de post "resultaat boekjaar 200?" op te nemen, zonder grootboek-tegenrekening (bij memoriaal boek ik dit vervolgens 0830 Prive winst / verlies voorgaand".

 

Dat klopt omdat je op deze wijze je resultaat toevoegt aan je resultaat van voorgaande jaren (in een BV zou dit bijvoorbeeld algemene reserve zijn). Dit is de enige boeking die je moet maken om een 'nieuwe' balans te krijgen

 

Dat werkt. Voor het inventaris blijf ik nu met een probleem zitten; hoe krijg ik in een nieuw bestand de inventaris stand gelijk aan wat hij aan het einde van het vorige jaar was?

 

Je ontkomt mijns inziens niet aan om alle relevante gegevens opnieuw in te voeren. Op deze wijze heb je 'geschiedenis' die leidt tot een begin'stand'. Voor de stromen (de verlies- en winstrekening) is dit niet noodzakelijk.

 

Als je meer toelichting nodig hebt, geef het gerust aan.

 

Groet.

 

 

[LaurensG]

Graag...

 

Situatie: nieuwe balans opmaken aan begin van jaar, hypothetisch:

 

Stap 1. Resultaat voorgaand jaar meenemen

Op memoriaal credit te boeken: "0830 Prive Winst / Verlies voorgaand", bijv. 10.000,-

Tevens aan "1200 Bank" boeken: 10.000,-

 

Situatie: Balans in evenwicht.

 

Stap 2. Inventaris overnemen

 

Mijn redenering: op Memoriaal bijv. 500,- debet boeken als "0520 Computer Inventaris". Dit is echter niet genoeg omdat de balans nu uit evenwicht is (activa kans van balans heeft 10.500,- en passiva kant maar 10,000).

 

Jij zegt: de hele geschiedenis herhalen van aanschaf inventaris met alle afschrijvingen. Maar hoe kan dat dan, want ik kan het apparaat bijv. niet opnieuw naar 1200 Bank boeken?

 

[MP Accounting]

 

Stap 2. Inventaris overnemen

 

Mijn redenering: op Memoriaal bijv. 500,- debet boeken als "0520 Computer Inventaris". Dit is echter niet genoeg omdat de balans nu uit evenwicht is (activa kans van balans heeft 10.500,- en passiva kant maar 10,000).

 

Jij zegt: de hele geschiedenis herhalen van aanschaf inventaris met alle afschrijvingen. Maar hoe kan dat dan, want ik kan het apparaat bijv. niet opnieuw naar 1200 Bank boeken?

 

 

Je banksaldo aan het einde van het jaar moet je uiteraard ook overnemen.

 

Stel:

Je bent 2007 geëindigd met een Banksaldo van EUR 1000 positief en een resultaat uit voorgaand jaar (2007) van EUR 1000.

 

Je balans per 31/12/2007 ziet er als volgt uit

 

DEBIT CREDIT

Bank 1.000 Resultaat 2007 1.000

 

--------- ---------

1.000 1.000

===== =====

 

Vervolgens wil je je balans per 1/1/2008 creëren en boek je

 

resultaat 2007 1.000

@ resultaat voorgaande jaren 1.000

 

Je balans is dus per 1/1/2008

 

DEBIT CREDIT

Bank 1.000 Resultaat voorgaande jaren 1.000

 

--------- ---------

1.000 1.000

===== =====

 

 

 

Je koopt op 1/1/2008 de computer en schrijft over het gehele jaar af. Je hebt verder geen inkomsten of kosten dat jaar. De enige boekingen die je voor dat jaar maakt zijn:

 

Computer Inventaris 500

@ Bank 500

 

Afschrijvingskosten 100

@ Afschrijving Computer Inventaris 100

 

 

Hieruit volgt de balans per 31/12/2008

 

DEBIT CREDIT

Computer Inventaris 500 Resultaat voorgaande jaren 1.000

Afschrijving Computer Inventaris -100 Resultaat 2008 -100

-----

400

Bank 500

 

------- ------

900 900

==== ====

 

Voor de beginbalans 1/1/2009 is alleen de volgende boeking nodig

 

Resultaat voorgaande jaren 100

@ Resultaat 2008 100

 

Hieruit komt de volgende balans naar voren.

 

 

DEBIT CREDIT

Computer Inventaris 500 Resultaat voorgaande jaren 900

Afschrijving Computer Inventaris -100

-----

400

Bank 500

 

------- ------

900 900

==== ====

 

Zoals je ziet, blijft alles perfect in balans.

 

Je moet dus de volledige gegevens uit de balans per 31/12 overnemen voor de balans per 1/1, dus ook alle boekingen op de bank. Deze kan je er niet uit laten. De enige boeking 'extra' die je maakt t.o.v. van alle andere boekingen die je in 2008 al hebt gemaakt is de toevoeging van het resultaat 2008 aan 'resultaat voorgaande jaren'. Je ontkomt er dus niet aan alle standen van de balans en de boekingen die hier toe leiden mee te nemen om een goede beginbalans te creëren.

 

Hopelijk schijnt dit enig licht op de zaak.

 

Groet.

[jsr]

 

Situatie: nieuwe balans opmaken aan begin van jaar, hypothetisch:

 

Stap 1. Resultaat voorgaand jaar meenemen

Op memoriaal credit te boeken: "0830 Prive Winst / Verlies voorgaand", bijv. 10.000,-

 

 

Je moet ALLE bedragen van de balansposten op de eindbalans toch overhevelen naar de nieuwe balans (oftewel het nieuwe excel bestand). Niet alleen het inventaris en de afschrijvingen hierop?

 

Dit kun je toch doen door in het nieuwe excel bestand, op het tabblad balans, bij iedere balanspost de waarde van de eindbalans erbij op te tellen. Door handmatig "+bedrag eindbalans" achter de formule van de balansbedragen te zetten (of natuurlijk middels een celverwijzing naar het oude bestand).

 

EDIT: Dit doe je niet voor de post 0890 resultaat boekjaar, waardoor je met een "scheve" belans begint

en die corrigeer je met de, door jezelf hierboven genoemde boeking in het memoriaal.

 

Afschrijvingen kun je dan gewoon boeken zoals je voorheen hebt gedaan.

Of mis ik hier iets?

 

 

 

[MP Accounting]

 

Of mis ik hier iets?

 

 

Volgens mij niet. Je hebt het iets anders en bondiger verwoordt dan ik, maar het komt op hetzelfde neer. Hopelijk is het met onze vereende krachten duidelijk voor LdeGroot geworden.

 

Groet.

[LaurensG]

Beiden: bedankt! Ik ben er uit.

 

Probleem was niet zozeer het begrip van hetgeen ik zou moeten doen, bleek achteraf, maar een ernstige fout in het excel sheet, waardoor dingen verkeerd doorgerekend werden. Bovendien had ik een meevaller van de belastingdienst (niet hoeven betalen van BTW i.v.m. onder de drempelwaarde blijven) niet als winst meegerekend.

 

Nu klopt alles als een zonnetje. Desalniettemin ga ik denk ik toch over stappen naar Speedbalance; het voelt net ietsje veiliger als meer dan een persoon met zo'n pakket werkt ;-)

 

Fijne avond nog.