Ontwikkelbureau (outsourced) levert veels te laat. Klant boos

[MartinusK]

Goedemorgen.

 

Ik zit met een dilemma waar ik graag jullie expert mening of zou willen hebben.

Een klant van mij heeft mij gevraagd zijn community portal te migreren naar een andere platform, en door te ontwikkelen met nieuwe features. Dit laat ik een Chinese firm doen waar ik in het verleden ook mee heb gewerkt , met plezier.

 

Maar dit bedrijf is momenteel zo'n 4 maanden over deadline- met nog geen zicht op opleveren. Nu gaan we inmiddels live eind deze week met een beperkte set aan features- en willen vervolgens dan 1 voor 1 de nieuwe features implementeren.

 

Ik denk inmiddels ook dat we niet meer alle features met het gestelde budget kunnen implementeren.

 

Ik heb aangegeven bij mijn klant dat ik het niet slim vind om te blijven bij dit bedrijf, vanwegen het risico dat ze maar door blijven ontwikkelen zonder enig zicht op een release datum.

Dit bedrijf doet overigens (na dreigementen van mijn kant om het project daar weg te halen) de laatste 2 maanden inmiddels dit helemaal kosteloos. Dus, ze lopen zelf ook een risico door het te lang te laten doorlopen- omdat hun ontwikkelaar niet betaald word.

 

Het risico is natuurlijk dat als ik het daar weghaal- dat er minder geld over blijft voor overige features. Ik heb dat gemeld aan de klant, maar die wil daar blijkbaar niks van horen- en zegt dat dat mijn probleem is. Hij stelt dat hij nu inmiddels meer dan 150.000 euro omzet misloopt vanwegen achterblijvende ledenstroom. De oude site draait nog wel- en leden melden zich daar gewoon aan,maar dat zou in de nieuwe site meer moeten zijn.

 

Hij zegt ook tussen de regels door dat hij dit bedrag zou verhalen op mij als dit bedrag nog verder op zal lopen. Maar ik sta met mijn rug tegen de muur, wat ik ook doe- het zal altijd langer gaan duren.

 

Maar wat als het budget nu tot 0 geslonken is? Dan kan ik toch niet verder?

 

Ik zit er best mee- ik probeer aan alle kanten dit goed te laten lopen, maar wat ik ook doe (weghalen bij de chinezen, of daar laten) het zal altijd meer tijd gaan kosten en meer geld...

 

Ik heb trouwens geen officiele overeenkomst met de klant- maar ik begrijp dat dat niet zoveel uitmaakt gezien we al maanden bezig zijn.

 

Kan ik redelijkerwijs meer budget vragen aan de klant? De klant weet dat ik outsource, mijn taak is project management en ik heb mijns inziens 1000% meer inspanning geleverd dan ik volgens planning zou moeten. Betekent dat dat ik aan mijn inspanningsverplichting heb gehouden? Of sta ik echt tegen de muur nu?

 

Hopelijk kan iemand mij wat meer hierover vertellen. Excuus voor het lange berichtje.

Met vriendelijke groet,

Martinusk

 

[djluc]

Wat moet jij leveren? Management uren, een project op uurbasis, een project op projectbasis of nog wat anders?

[John B]

Hallo Martinus,

 

Als je geen officiele overeenkomst met je klant hebt, dan is het dus ook niet duidelijk of je een inspanningsverplichting of een resultaatverplichting hebt. Wat heb je allemaal (alleen mondeling?) met die klant afgesproken? Een vaste prijs en een vaste opleverdatum of time & material en een geschatte opleverdatum met mogelijk uitloop?

 

Heb je wel een officiele overeenkomst met de ontwikkelaar en hoe ziet die eruit? Vaste prijs of nacalculatie? Kun je de klus zonder boeteclausules bij de chinezen weghalen en krijg je dan wel de beschikking over alle broncode die tot nu toe gemaakt is?

 

Heb je al inzicht waar het knelpunt zit? Ik neem aan dat je vanuit je rol als project manager de ontwikkelaar om een planning hebt gevraagd en dat die activity-based is. Dan zou je nu moeten kunnen zien - ik neem tenminste aan dat je ook voortgangsrapportages krijgt - waar het wringt. Worden er te weinig uren besteed t.o.v. de planning of is e.e.a. complexer dan de ontwikkelaar in eerste instantie had verwacht? In het laatste geval zou die ontwikkelaar nu inmiddels een aardig beeld moeten hebben van de complexiteit en dus een schatting moeten kunnen maken voor de resterende activiteiten (en dus een nieuwe opleverdatum moeten kunnen aangeven). Als dat nu nog niet kan, dan is er daar iets erg goed mis.

 

Ik zou alvast vrijblijvend mijn licht eens opsteken bij een andere partij. Leg hen de huidige situatie voor en vraag offerte voor het afronden van deze klus. Dan weet je in ieder geval wat de mogelijkheden zijn en waar je (financieel) aan toe bent.

 

Groet,

 

John

[MartinusK]

Wat moet jij leveren? Management uren, een project op uurbasis, een project op projectbasis of nog wat anders?

 

Ik moet leveren een werkend systeem neem ik aan. Mijn werkzaamheden zijn het aansturen van de Chinezen ,communicatie en requirements vertalen.

[MartinusK]

 

 

Hallo Martinus,

 

Als je geen officiele overeenkomst met je klant hebt, dan is het dus ook niet duidelijk of je een inspanningsverplichting of een resultaatverplichting hebt. Wat heb je allemaal (alleen mondeling?) met die klant afgesproken? Een vaste prijs en een vaste opleverdatum of time & material en een geschatte opleverdatum met mogelijk uitloop?

 

Heb je wel een officiele overeenkomst met de ontwikkelaar en hoe ziet die eruit? Vaste prijs of nacalculatie? Kun je de klus zonder boeteclausules bij de chinezen weghalen en krijg je dan wel de beschikking over alle broncode die tot nu toe gemaakt is?

 

Heb je al inzicht waar het knelpunt zit? Ik neem aan dat je vanuit je rol als project manager de ontwikkelaar om een planning hebt gevraagd en dat die activity-based is. Dan zou je nu moeten kunnen zien - ik neem tenminste aan dat je ook voortgangsrapportages krijgt - waar het wringt. Worden er te weinig uren besteed t.o.v. de planning of is e.e.a. complexer dan de ontwikkelaar in eerste instantie had verwacht? In het laatste geval zou die ontwikkelaar nu inmiddels een aardig beeld moeten hebben van de complexiteit en dus een schatting moeten kunnen maken voor de resterende activiteiten (en dus een nieuwe opleverdatum moeten kunnen aangeven). Als dat nu nog niet kan, dan is er daar iets erg goed mis.

 

Ik zou alvast vrijblijvend mijn licht eens opsteken bij een andere partij. Leg hen de huidige situatie voor en vraag offerte voor het afronden van deze klus. Dan weet je in ieder geval wat de mogelijkheden zijn en waar je (financieel) aan toe bent.

 

Groet,

 

John

 

Ik heb een vaste prijs afgesproken (met de klant, en op maandbasis inhuur in China) met een indicatie van zo- en zolang zou het duren (ongeveer in maanden, geen datum)

Later heb ik -omdat ik die datum van de Chinese partij kreeg wel een vaste datum genoemd, maar deze is inmiddels 3x met een maand overschreden.

 

Het is heel moeilijk te bepalen waar nu het probleem ligt, maar er zijn wel 2 dingen duidelijk. De ontwikkelaar snapt de requirements niet altijd even goed- en is vreselijk traag met ontwikkelen. De project manager die dat daar zou moeten sturen- die zit er nu wel meer boven op, maar dat lijkt gewoonweg niet te helpen. Ik krijg inschattingen van een dag- voor dingen die niet langer dan een half uur zouden moeten duren.

 

Elke schatting wordt gewoon overschreden, dat is het enigste zekerheid die ik inmiddels heb.

 

Inmiddels heb ik wederom een leuk mailtje in mijn inbox van dat de klant nu zegt 175.000 euro potentiele omzet vergroting mist. :( Ik heb hem al aangeboden iig de oude site wat verder uit te bouwen zodat hij daar mee verder kan, maar hij zegt dat hem dat geld gaat kosten en dat hij dat daarom niet wilt. Maar ja, dit natuurlijk ook.

 

 

 

 

 

[John B]

Het is heel moeilijk te bepalen waar nu het probleem ligt, maar er zijn wel 2 dingen duidelijk. De ontwikkelaar snapt de requirements niet altijd even goed- en is vreselijk traag met ontwikkelen. De project manager die dat daar zou moeten sturen- die zit er nu wel meer boven op, maar dat lijkt gewoonweg niet te helpen. Ik krijg inschattingen van een dag- voor dingen die niet langer dan een half uur zouden moeten duren.

Ga voor jezelf eens na in hoeverre je dit zeker weet of dat dit aannamen zijn. Hoe weet je nu of die ontwikkelaar vreselijk traag is of gewoon te weinig uren besteedt? En die projectmanager "zit er meer boven op", maar wat doet die dan? Naast de ontwikkelaar staan en "sneller, sneller" roepen zal niet helpen. Dus welke concrete maatregelen heeft die project manager daar genomen? En als je een inschatting voor een dag krijgt voor iets dat maximaal een half uur mag duren, ga je dan accoord met die hele dag?

 

Ik krijg sterk de indruk dat je te weinig mogelijkheden hebt om die chinese firma aan te sturen. Is het een officieel bedrijf met eventueel de mogelijkheid om extra ontwikkelaars in te zetten? Of is het een freelance project manager die een freelance ontwikkelaar heeft ingehuurd? Welke kwalificaties heeft die project manager? En ben je er eigenlijk wel eens geweest?

[MartinusK]

Nee ik ben er nooit geweest. Wat ook nog eens erbij komt is dat normaal gesproken, als ik moet betalen voor uren, dan krijg ik een workorder (waarin staat dat ik iemand voor een maand inhuur) Maar omdat ze dit nu 'gratis' doen, heb ik geen workorder voor de afgelopen maanden. Dus ze blijven nu wel doorontwikkelen, maar ik heb voor de rest geen overeenkomst schriftelijk met hun. Ik denk ook niet dat ik ooit iets kan verhalen daar. Ik heb natuurlijk wel de planningen waarin duidelijk staat aangegeven wanneer iets klaar zou moeten zijn...

 

Maar goed, ik hoop dus dat ze de live gang van as. weekend wel halen, zodat ik het project daar weg kan trekken (ik heb beschikking over alle broncode, servers zijn van mij etc) En elders kan onderbrengen. Dat zal de klant iig iets geruster stellen.

 

Ik weet dat de klant een 'overeenkomst' heeft met mij (mondeling, email- als in 'jij zorgt ervoor dat de chinezen dit ontwikkelen) . Maar is er een beroep mogelijk voor mij als in "Ik doe hier alles aan wat ik kan, maar mijn 3de partij levert niet"?

 

[John B]

Maar goed, ik hoop dus dat ze de live gang van as. weekend wel halen

Ik wil je niet ontmoedigen, maar waar is die hoop op gebaseerd gezien de recente ervaringen? Heb je nu inzicht in welke activiteiten de ontwikkelaar nog moet doen om die live gang mogelijk te maken, hoeveel tijd dat per activiteit kost en wanneer die activiteiten gepland zijn? Als ik jou was zou ik nu erg veel detail-informatie willen hebben.

 

Ik weet dat de klant een 'overeenkomst' heeft met mij (mondeling, email- als in 'jij zorgt ervoor dat de chinezen dit ontwikkelen) . Maar is er een beroep mogelijk voor mij als in "Ik doe hier alles aan wat ik kan, maar mijn 3de partij levert niet"?

Als je een vaste prijs en opleverdatum met je klant hebt afgesproken, dan zal het die klant een zorg zijn wie je vervolgens inhuurt en of die partij zijn afspraken nakomt. Ik neem aan dat jij de keuze voor de chinese partij hebt gemaakt. Dan ben jij verantwoordelijk voor het aansturen van die partij en dien jij voortdurend te bewaken of de prestaties van die partij nog in lijn liggen met jouw afspraken met je klant. En zo niet, dan dien jij maatregelen te nemen. Als het goed is heb je de risico's vooraf ingeschat en daar je projectplan op ingericht. Je zegt dat je er alles aan gedaan hebt, maar wat heb je concreet gedaan bij de eerste signalen dat het niet goed ging? Hoelang heb je afgewacht?

 

Heb je al een andere partij op het oog? En hoe ga je bepalen of die partij de klus wel kan klaren?

 

Edit: Denk je dat je hier zelfstandig uitkomt? Zo niet, ken je een zware projectmanager die dit samen met jou zou kunnen oppakken, zowel richting de chinezen als richting jouw klant?