Digitaal factuur aanleveren bij debiteur, maar ook nog zelf uitsplitsing boeken?

[Slak]

Bij een debiteur van ons bedrijf moeten wij binnenkort verplicht onze facturen

via een website digitaal aanleveren, dus als pdf-file inscannen.

 

Maar.....wij moeten deze factuur dan ook via deze website coderen,

m.a.w. de bedragen bij verschillende omzetgroepen invullen en de BTW specificeren.

 

Dat een bedrijf overstapt op 'digitale facturering' daar kunnen wij inkomen,

maar dat je vervolgens veel tijd kwijt bent aan het invullen van de rest van de

gegevens, daar kunnen wij niet inkomen. Wij doen nu hun administratie.

Zo haal je de kosten als bedrijf met de introductie van deze manier van digitaal factureren

wel naar beneden.

 

Het vervelende is nog dat dit een goede klant van ons is, die wij niet kwijt willen.

Wij spenderen hier per dag soms wel eens een uur aan, de discussie

met de klant dat wij hier administratiekosten voor willen rekenen loopt

op niets uit.

 

Heeft iemand nog ideeën of suggesties of weet iemand welke eisen een klant

kan en mag stellen aan het digitaal factureren en het werk dat daarbij komt kijken?

 

Cynthia

[djluc]

Hoezo kost het een uur om een specificatie van een factuur? En dat per dag? Is dat niet erg lang?

[Slak]

De facturen die wij sturen bestaan uit meerdere regels/artikelen, deze artikelen kunnen een laag of een hoog BTW-tarief hebben.

Daarnaast hebben bepaalde artikelen aftrekbare en andere artikelen niet aftrekbare BTW, denk hierbij o.a. aan de artikelen food.

Onze klant wil dat dit, naast het uploaden van de factuur in pdf-format, door ons wordt ingevuld.

Wij maken meerdere facturen per dag voor dit bedrijf, deze facturen moeten apart aangeleverd worden,

de diverse ordernummers mogen niet bij elkaar op 1 factuur staan.

Dus meerdere facturen met aardig wat regels per factuur per dag leiden tot aardig wat werk per dag,

soms tot een uur aan toe.

 

Cynthia

[Marjan]

Er zijn toch facturatieprogramma's waar je deze instellingen in kunt zetten zodat op de factuur per artikel automatisch de BTW verschijnt met wel of niet aftrekbaar? De facturen van mijn hotel zien er althans zo uit en ik kan me niet voorstellen dat ze dit per gast handmatig aanmaken ;)

[Slak]

Op onze facturen staat ook aangegeven of de BTW wel of niet aftrekbaar is, maar op de site van de klant staat het net even iets anders, dus dat is elke keer even puzzelen. Per gast en per vergadering allemaal aparte facturen en dus allemaal apart uploaden en inboeken via hun site.

 

Maar de discussie is dus dat we dit allemaal moeten doen van de klant, het uploaden van een factuur is voor ons geen probleem, maar al die regels en BTW inboeken, als het ware hun administratie doen cq voorbereiden, dat kost ons veel tijd en zij accepteren niet dat wij hier eventueel administratiekosten voor rekenen.

[Robbert12]

Je zou per 1-1-2010 de prijzen voor deze klant iets omhoog kunnen doen. Als ze niet linksom mee willen werken dan moet het rechtsom lijkt me? Ik vind het persoonlijk namelijk wat ver gaan dat jullie moeten opdraaien voor de administratieve verplichtingen van jullie debiteur.

 

Daarnaast zijn er natuurlijk legio aan minder nette oplossingen, maar die hebben jullie hoogstwaarschijnlijk zelf wel bedacht.

 

Anderzijds is het natuurlijk ook wat waard om met deze kleine moeite de klant tevreden te houden in plaats van te frustreren en uiteindelijk weg te jagen. De facturen digitaal inboeken zal uiteindelijk minder kosten dan dat de klant overstapt naar een andere leverancier, toch?

[Yvette (SKYB Administraties)]

Begrijp ik het goed dat je een stuksprijs hebt afgesproken met de debiteur? Als dit zo is probeer dan inderdaad zoveel mogelijk te automatiseren om de tijd die je er aan moet besteden zo kort mogelijk te maken.

Of kijk of je een uur prijs kan afspreken en leg daarbij aan de debiteur uit waarom je dit wilt.

 

Als de debiteur helemaal niet wil mee werken, moet je zelf overwegen wat deze klant je waard is. En dan kiezen: slikken of stikken ;)