loading
Ga naar inhoud
chronoz
Verberg

Controle ter verbetering interne communicatie

vraag

Ik merk de laatste tijd dat mensen binnen de organisatie erg laks zijn in hun communicatie, documentatie, e.d. Hierin is het belangrijkste dat er vaak niet binnen 24 uur of 48 uur op e-mail wordt gereageerd. Er wordt veel met outsourcing gewerkt en er wordt vaak niet in korte tijd op e-mail gereageerd. Het is me weleens gebeurd dat ik pas na 4 dagen weer naar een project omkijk en dat ik uiteindelijk niets kan doen, omdat ene luilak gewoon niet de moeite heeft genomen op mijn e-mail te reageren.

 

Ik ben nog niet erg lang werkzaam bij de organisatie, maar het begint steeds storender te worden dat er door afdeling buiten het bedrijf traag en laconiek wordt gereageerd. Het wordt ervaren als een bekend probleem in het bedrijf en de meeste mensen hebben zich er maar bij neergelegd, alleen wil ik mezelf graag goed blijven ontwikkelen en wil ik ook dat mijn werk en het werk waar ik voor verantwoordelijk ben, hier niet onder komt te lijden. Ik moet namelijk weleens andere mensen leiden en regelmatig werk delegeren.

 

Aangezien ik ongeveer 50 e-mails per dag stuur is het heel lastig om dit te controleren. Wij maken op het moment gebruik van Google Apps for domains in combinatie met Outlook. Zijn er technische mogelijkheden dat ik bij een e-mail kan instellen dat ik na 3 dagen die e-mail in een lijst zie verschijnen als er nog niet op is gereageerd? Om elke dag mijn 'sent items' door te gaan van 48 uur geleden kost ook veel tijd.

 

Er zijn natuurlijk mensen die het systeem van 'ontvangstbevestigingen' gebruiken, maar dat werkt mijn inziens precies andersom. Het gaat mij er ook om dat ik eenvoudig kan zien wanneer en niet is gereageerd op een belangrijke e-mail, waarop ik antwoord nodig heb.

 

Tevens is deze feature ook weleens handig indien ik e-mails naar organisaties, onbekenden stuur, zodat ik na 48 uur geen reactie, meteen een follow-up e-mail kan sturen of kan besluiten om even te bellen. Het valt me op dat dit bij de bureaucratische organisaties namelijk weleens misgaat en nu noteer ik erg veel in een tekstdocument onder 'in afwachting van communicatie' bij personen en bedrijven waarbij ik antwoord nodig heb, omdat ik zonder dat antwoord niet verder kan met een project.

 

Non-technisch respons is overigens ook welkom, want er zijn een paar zaken binnen het bedrijf die verbeterd moeten worden zoals de communicatie. Het betreft hier vooral werknemers die voor 40 uur per week werken vanuit het buitenland voor technische werkzaamheden, waarbij de aansturing en communicatie ter verbetering vatbaar is.

Link naar bericht
Delen op andere sites

7 antwoorden op deze vraag

Aanbevolen berichten

  • 0
  • Waardeer dit antwoord

Dat maakt mijn inziens ook niet echt uit, de vraag vind ik zelf ook erg interessant en ben benieuwd wat voor opties er nog meer zijn.

 

Heb je al is gekeken naar een ticket systeem? Kayako bijv? Er zijn vast gratis varianten te vinden.

Link naar bericht
Delen op andere sites
  • 0
  • Waardeer dit antwoord

Vindt je baas het goed dat je de interne communicatie-situatie hier openbaar maakt?

 

Het natuurlijk nog veel gekker hier. Straks komen er werknemers klagen dat de andere werknemers te lang op het toilet zitten tijdens hun werktijd.

Link naar bericht
Delen op andere sites
  • 1
  • Waardeer dit antwoord

Vindt je baas het goed dat je de interne communicatie-situatie hier openbaar maakt?

Als ik het verhaal zo lees, vermoed ik dat TS daar via e-mail toestemming voor heeft gevraagd, maar nog geen reactie heeft gekregen ... ;D

 

Maar zonder gekheid, het zou niet mijn aanpak zijn om dit met techniek op te lossen. Dat resulteert er alleen maar in dat je een heleboel reminder-mails gaat sturen, die vervolgens ook niet beantwoord worden en alleen maar voor irritatie zorgen.

 

Heb je in je e-mails duidelijk gemaakt wat je verwacht? Staat er bijvoorbeeld een termijn in waarbinnen je een reactie verwacht? Heb je al eens collega's hierop aangesproken en wat was hun reactie? Ken je die collega's alleen via e-mail of staan jullie ook wel eens bij de koffie-automaat?

 

En zo heb ik nog wel meer vragen, maar om te bepalen of die zinvol zijn zou ik meer informatie moeten hebben. Net als P.J. vraag ik me af of een openbaar forum daar het juiste medium voor is. Maar je mag me altijd PM-en. Of je baas, want als het echt zo erg is als je schetst, dan los je dit alleen op met stevige verbetertrajecten en dat vereist commitment vanuit de organisatie.

 

Groet,

 

John

Link naar bericht
Delen op andere sites
  • 0
  • Waardeer dit antwoord

Klopt en daarom gaat het topic ook op slot.

 

TS moet erop letten dat hij door toepassing van techniek niet zichzelf dingen gaat opleggen cq. zijn eigen werkwijze gaat veranderen terwijl juist de andere partijen dat zouden moeten doen.

 

Het nemen van verantwoordelijkheid voor doorloop van projecten is een goede eigenschap. Doe het echter alleen als het ook daadwerkelijk jouw verantwoordelijkheid is of zou moeten zijn.

 

Communicatie is een proces tussen tenminste 2 personen. Als de ander niet meedoet kun je proberen wat je wil maar is er nooit sprake van communicatie

 

Frans

Link naar bericht
Delen op andere sites
Gast
Dit topic is nu gesloten voor nieuwe reacties.

  • Breng jouw businessplan naar een higher level!

    Op dit forum worden alle onderwerpen m.b.t. ondernemerschap besproken.

    • Stel jouw ondernemersvragen
    • Antwoorden/oplossingen van collega ondernemers
    • > 65.000 geregistreerde leden
    • > 100.000 bezoekers per maand
    • 24/7 bereikbaar / binnen < 6 uur antwoord
    •  Altijd gratis

  • Wie is er online?

    Er zijn 12 leden online en 200 gasten

    Bekijk volledige lijst    
  • Ook interessant:

  • Ondernemersplein



NL

×

Cookies op HigherLevel.nl

Cookies zijn nodig om Higherlevel.nl goed te laten functioneren. Door het gebruik van HigherLevel.nl verklaar je onze voorwaarden te hebben gelezen en te accepteren.

 Meer informatie   Oké