Geautomatiseerde e-mail, wel of niet "verpersoonlijken"?

[Michiel Hennink]

Beste ondernemers,

 

Al een tijdje twijfel ik erover of het verstandig is om bij mijn (volledig geautomatiseerde) webdiensten

de gebruiker aan te spreken op persoonlijke titel. Met andere woorden: sluit ik elk e-mailbericht af met

mijn eigen naam, gebruik ik in de e-mail "ik" (en dus ook "u kunt altijd contact met mij opnemen en dan

help ik u zo snel mogelijk"), et cetera. Of kies ik er beter voor om termen als "ons" (bijv. "u kunt ons

altijd bereiken") te gebruiken (of gewoon je bedrijfs-/productnaam).

 

Het lijkt een futiel detail, maar ik zit er al een tijdje over te twijfelen; zouden gebruikers eerder e-mail van

een persoon willen ontvangen (maar waarbij de gebruiker waarschijnlijk best weet dat het een computer

is die de berichten verzendt, dus je wordt in feite "voor de gek gehouden"), of willen gebruikers liever

gewoon het zakelijke "ons" en afsluiting met "...-team" (om maar wat te noemen)?

 

Graag jullie opinie, ben benieuwd! Een detailkwestie, die echter wel interessant is voor veel ondernemers

hier (denk ook aan geautomatiseerde e-mail vanuit webshops e.d.).

 

Michiel.

[Micha van Veen]

Nou zo futiel vind ik het niet. Het bericht is automatisch maar door de juiste dingen goed te automatiseren krijg je het meeste effect (buiten het belangrijkste, namelijk goede content naar de juiste doelgroep).

 

Heel persoonlijk en eigengereidheid ben ik een voorstander van, maar dan moet de follow-up daar ook aan voldoen.

 

Met vriendelijke groet,

 

Pietje puk.

Directeur

 

Nou de directeur krijg je meestal niet te pakken. Dus kan je beter een account manager koppelen aan de nieuwsbrief die dan ook die response daadwerkelijk kan afhandelen. Kortom: wanneer je een verwachting creëert, zorg dan ook dat deze waargemaakt kan worden.

 

Micha

 

[Pieter Reitsma]

Er zijn toch wel meer ondernemers die hiermee worstelen, of mee hebben geworsteld.

 

Denk maar in het verleden aan Jimmy, een 'naampje' voor het telefonisch ordersysteem van een postorderbedrijf.

Of hier bij KPN ... " Vraag het Kim " ( http://www.kpn.com/prive/service.htm )

Een gezicht/naam aan het geautomatiseerd systeem hangen.

 

Persoonlijk moet ik zeggen dat ik niet zoveel met geautomatiseerde (e-)mail heb.

Het mag voor mij net zo goed neutraal als het uit een geautomatiseerd systeem komt.

Vaak genoeg komt er iets uit het systeem op de brief rollen waar me een beetje aan stoor.

Dan staat er boven een brief : Geachte heer/mevrouw Reitsma, P.

Mijn geslacht was al bekend, en mijn achternaam is dan voldoende.

Dus, als je dan toch geautomatiseerde mail persoonlijk maakt: let op detail.

 

Of zie ik een brief verschijnen van de commercieel directeur met een gescande handtekening.

Nou, echt persoonlijk vind ik dat niet, want die persoon krijg ik nooit te spreken.

 

De Belastingdienst is goed is "neutraal" ondertekenen ;)

[John B]

Hallo Michiel,

 

Het hangt er een beetje vanaf wat voor berichten je allemaal stuurt.

 

Als ik op de meest vreemde tijden een mail stuur en daarop een "gepersonaliseerd" antwoord krijg, dan voel ik toch wel dat er niemand aan de andere kant dat antwoord heeft zitten tikken. En als ik via een contactformulier een opmerking maak en vervolgens "bedankt voor uw vraag" lees, weet ik dat niemand op dat moment mijn bericht gelezen heeft.

 

Mijn insteek zou zijn om het niet mooier te maken dan het is. Dus als het geautomatiseerd is, vermeld dat dan ergens in de voet van het bericht. Ook kun je vaak de "ik" versus "ons" problematiek omzeilen. Bijvoorbeeld door niet te zeggen "u kunt mij/ons altijd bereiken", maar "u kunt altijd contact opnemen via de contactgegevens onderaan deze mail" en "u wordt binnen 24 uur teruggebeld". Als ik als ontvanger weet dat het een automatisch gegenereerde mail is, heb ik daar geen problemen mee.

 

Ondertekening met bedrijfsnaam plus naam van een medewerker vind ik wel prettig. Bij grote organisaties staat er soms een naam onder die - als je vervolgens gaat bellen - niet bekend is bij de medewerkers van het callcenter. Dat vind ik dan weer minder.

 

Groet,

 

John

[mailboost]

Ik volg volledig de redenering van John.

Probeer het weer te geven zoals het echt is . Hoewel een persoonlijke aanspreking via een volledig automatische opgemaakt email voor mij toch wel kan en het iets persoonlijker maakt.

 

ik denk bvb aan een dankmail na een registratieformulier te hebben ingevuld die begin met

 

Beste Peter,

Bedankt voor je registratie op ...

 

klikt voor mij iets beter dan gewoon

 

Beste,

Bedankt voor je registratie op.

 

 

 

 

Groetjes en succes ermee ,

Daarmee heb je mijn gedacht ook om in je 'poll ' op te nemen :-)