oa Inkoopboek niet op juiste manier.

[timoenhilda]

Na een tijdje te hebben aangerotzooid om zelf de jaarrekening en balans op te maken voor een simpele webshop hebben we de stap genomen om contact te zoeken met onze vaste boekhouder voor ons andere bedrijf.

 

Helaas heeft deze te kennen gegeven dat op de manier dat wij in excel de boekhouding hebben bijgehouden niet geheel compleet/goed is. Onder andere de vierkants telling mist. Nu is hij absoluut een goede boekhouder, daar twijfel ik niet aan en heeft ons zelfs handvatten aangereikt zodat wij toch nog wat verder kunnen.

 

Het bedrag wat we nu zouden moeten betalen om alles goed te krijgen is erg hoog, zeker in verhouding met de omzet.

 

Dus wij willen zover als mogelijk is zelf het soort zaken gaan oplossen, stapsgewijs, zodat de boekhouder uiteindelijk de jaarrekening kan opmaken.

 

Er zijn een aantal handvatten aangegeven, ik begin bij de eerste.

 

Ons inkoopboek hebben wij als volgt:

 

Factuurnummer - Crediteur - Totaalbedrag incl btw - btw 19% - btw 6% - Datum

 

Hierin zet ik alle facturen. Dus inkoop bij groothandels, inkoop van materialen, inkoop van bijvoorbeeld contract tnt post, het HBD enz.

 

Eerste opmerking: Er moet een vakje bij met totaalbedrag excl btw.

Dat is niet zoveel werk, kan met een simpele formule worden opgelost.

 

Tweede opmerking en tevens mijn vraag: er moeten gespecificeerde kolommen komen. Namelijk: Portokosten, bankkosten, inkoop spullen voor verkoop enz.

 

Nu mijn vraag, hoe? Heb via dit forum diverse sheets gedownload en ik vond oa deze: Simpel boekhouden

 

Hier zie je totaal ex, totaal incl, btw daarachter staat vervoer, telefoon, internet enz.

Moet je daar dan de bedragen invoeren van die factuur?

 

Als ik bijvoorbeeld inkoop bij de groothandel en ik moet 6,- transportkosten betalen en de rest is inkoop spullen.

Dan moet ik het ex btw bedrag van de transportkosten apart vermelden en het totale van inkoop spullen?

 

Vraag die bij mij opkomt:

Boekhouder zegt dat ik oa bankkosten hierin moet specificeren. Maar ik krijg geen factuur van de bank, het wordt gewoon van de rekening afgehaald. Dan is het toch ook geen inkoop factuur?

 

Allereerst dus dit over het inkoop boek. Als dit rond is zijn er nog wat vragen betreft andere boeken.

[Roel J]

Excel boekhouden heeft altijd zijn beperkingen natuurlijk. en de sheet die je gevonden hebt ziet er best handig uit maar je moet dan alles wel overtikken met kans op fouten.

 

Ik zie dat jullie op zich wel met een goede basis lijst werken maar er zitten te weinig details in voor de boekhouder.

In het inkoopboek kun je dit vrij makkelijk ondervangen door ook een kolom "Kosten soort" toe te voegen

Samen met de formule som.als() kun je dan prima een samenvatting maken van een lijst met boekingen incl vierkantstelling

 

Ook in het bankboek kun je die extra kolom "kostensoort" toevoegen. en uiteindelijk een totaal overzicht maken op een extra tabblad. In woorden uitleggen is vrij lastig dus heb ik maar even een voorbeeldsheet gemaakt als bijlage dan kun je zien hoe het werkt.

 

Ik denk dat deze methode het minste werk is. Het is wel belangrijk dat je steeds dezelfde omschrijving gebruikt voor de zelfde kosten dus oppassen met spelfouten maar samen met de vierkantstelling en de filterfuntie van excel kun je fouten ook wel snel terug vinden..

 

 

HLtimoenhilda.xlsx

[timoenhilda]

Maar als ik dus voor 500 euro inkoop bij groothandel en verzendkosten zijn 6 euro, (alles inclusief btw noem ik nu) dan is de totaalfactuur gewoon 506 en het totaal is dan ook inkoop goederen. Dus zo'n bon hoeft niet te worden gespecificeerd.

En dat geld ten alle tijde? Ook als ik ergens bij een groothandel inkoop voor verdere verkoop en op diezelfde factuur ook inkoop als materiaal voor bijvoorbeeld bewerken van een product?

 

Dus zowel materiaalkosten als inkoopgoederen kunnen onder hetzelfde vallen en als er verzendkosten worden berekend specifiek daarvoor hoort dat daar ook onder?

 

En de bankkosten? Gezien ik deze ook moet splitsen, maar hier heb ik geen factuur van, maar wordt wel genoemd bij het inkoopboek.

[Roel J]

O ja stukje van de vraag vergeten :)

 

Op zich maakt het niet heel veel uit als je gewoon 1 regel boekt maar als je veel kleine inkopen hebt met daardoor relatief hoge verzendkosten dan kan het wel handig zijn om inkoopkosten en verzendkosten apart te zien.

Voor andere kosten kan het wel handig of noodzakelijk zijn. Bijvoorbeeld als je naar een beurs gaat en een hotelovernachting hebt en restaurant kosten op 1 rekening voor de hotelovernachting geld geen aftrekbeperking voor de restaurant kosten mag je maar 73,5% aftrekken van je winst, de rest is privegebruik. Dus het kan wel zijn dat een uitsplitsing noodzakelijk of wenselijk is.

 

Dus als je het wel apart wilt zien (of voor andere facturen is dat onvermijdelijk maak je simpel 2 of 3 regels met hetzelfde factuurnummer en zet je achter de 2e regel (achter kolom Kostensoort) even een snelle optelling van de 2 regels om in totaal op het factuur totaal te komen.

 

regel 1 factuur 3: 500 "Inkoop goederen"

regel 2 factuur 3: 6 "verzendkosten" =regel 1+ regel 2 = 506

 

 

[timoenhilda]

Bedankt. Heb het voorgelegd aan de boekhouder hoe deze het graag zou zien.

 

Dan het volgende:

De bankmutaties moeten allemaal voorzien worden van een begin saldo en eind saldo, dus per bankafschrift.

Heb nu alles onder elkaar staan met het volgende:

 

Datum - rekeningnummer tegenpartij - bedrag uit - bedrag in - Naam tegenpartij - omschrijving

 

Naast de begin en eind saldo ontbreekt de informatie waar het op gestort is.

Ik neem aan dat daarmee wordt bedoeld dat ik nog een kolom met mijn eigen rekeningnummer + eigen naam moet gaan aanmaken?

Op zich beetje overbodig, heb hiervoor namelijk maar 1 rekeningnummer, dus dat is allemaal hetzelfde.

 

Heeft iemand misschien een voorbeeld waar mutaties in worden bijgehouden in excel, waar het geheel aan moet voldoen?

 

Bij omschrijving heb ik alleen het factuurnummer staan (van inkoop factuur of verkoop factuur) of indien het bijzonder is, bijvoorbeeld een privestorting of als het bankkosten zijn dan staat dat er ipv het factuurnummer.

Moet ik naast het factuurnummer bij de uitgaande bedragen ook nog vertellen wat er is ingekocht?

Dit is natuurlijk via het inkoopboek straks via kostensoort te vinden, maar moet dit ook bij mutaties?

[Kau]

Beetje zinloos allemaal, waarom zou je de rekeningnummer van de tegenpartij willen weten? Begin- en eindsaldo is ook niet per se noodzakelijk, als je maar zorgt dat je geen fouten maakt. Je zou een kolom met de cum. stand neer kunnen zetten zodat je altijd even kan checken of je tussentijds aansluit met het bankafschrift . Ik zou als boekhouder bij een bankboek alleen de volgende dingen noodzakelijk vinden:

 

(afschrift)Datum - grootboekrekening (dus kostensoort) - bedrag - btw - bedrag ex. btw - omschrijving

 

Grootboekrek.nr weet jij dus niet (kostensoort) dat lijkt me iets voor de boekhouder. Maar als jij de rest invult en bij de omschrijving aangeeft wat voor kosten het zijn dan kan hij dat zo koppelen. Omschrijving kunnen zijn:

 

Bankkosten 4e kw. 2010, Prive opname, Omzetbelasting 3e kw. 2010 etc. etc.

 

Als je hier dus inkoopfacturen hebt betaald die je in het inkoopboek hebt geboekt dan moet je het tegenboeken op de crediteuren (of dat doet je boekhouder) dus moet je in de omschrijving wel neerzetten zodat hij het kan koppelen met je inkoopboek. Je zet de factuurnr neer dus dat lijkt me voldoende.

 

[timoenhilda]

Helaas was het dus niet voldoende, maar het is niet enorm veel werk, we hebben nu alle begin en eindsaldo's er keurig tussengezet.

Grootboekrekeningen weet ik op zich wel een beetje, vanwege het boekhoudprogramma voor ons andere bedrijf.

In de omschrijving staat inderdaad al een factuurnummer, of als het een prive opname is dan staat dat er.

 

Hoe bedoel je kan hij dat koppelen? Technisch werkend in excel, of bedoel je daarmee dat je het dan zelf zo kunt zien dat dat bij elkaar hoort?

 

ps: waarom bedrag ex btw en het btw bedrag ook? Dat staat al in het inkoopboek.

Ik denk dat het lastig is om bedrag ex btw en btw bedrag er ook toe te voegen, dan zal dat grotendeels handmatig moeten gebeuren, sommige hebben bijvoorbeeld ook teveel bijgeschreven dan de factuur bedroeg etc. En de rest staat in het inkoopboek.