EDI voor een klein bedrijf

[ondernemen31]

Beste lezers,

 

Een klant heeft ons vorige week gevraagd om in de toekomst te gaan werken met EDI. Nu heb ik op internet al 't een en ander gelezen, en er is ook een draadje op HL, maar nogal technisch. Wat ik er wel uit opmaak zijn 2 dingen: 1 het is vreselijk duur, 2 het is vreselijk veel gedoe om draaiend te krijgen

 

Ik heb een klein bedrijf en orders worden nu nog door 1 magazijn medewerker met een pakbon gepicked en afgetekend met een pen....

 

2 Concrete vragen:

 

1. Wat zijn de juiste stappen voor implementeren EDI?

2. Is het voor een klein bedrijf mogelijk tegen zeer lage kosten zo'n systeem op te zetten? Waarschijnlijk is het antwoord nee, maar zijn er dan ook alternatieven, bijvoorbeeld bedrijven die voor meerdere kleinere bedrijven dit soort werkzaamheden online verichten, iets als hosted mail, maar dan voor orders... anders?

 

Graag lees ik!

 

 

 

[djluc]

Welk probleem probeer je op te lossen? Wil je digitale orders e.d. om ze in te lezen of wat zoek je precies? Het is alleen maar een standaard voor allerlei documenten vandaar mijn vraag.

[egbertel]

Beste ondernemen31,

 

Vroeger was EDI inderdaad erg duur en complex. Tegenwoordig niet meer en wordt dit vaak in een hosted omgeving aangeboden. Afhankelijk van welk backoffice systeem je gebruikt moet er misschien een maatwerk koppeling gemaakt worden. Neem anders even contact met mij op ....0 of via info@.....

Vriendelijke groet,

 

Egbert

 

[modedit]Spam van het bedrijf copernicus verwijderd.

[Robbert12]

@egbertel, je weet dat Google, higherlevel goed indexeert en dat spambots maar al te graag je email adres vinden? Op deze manier help je ze een goed handje! ;)

 

Los van de naar mijn mening spammerige inhoud van je bericht...

[ondernemen31]

@ djluc: wat ik precies zoek, tja dat weet ik zelf ook niet precies. Je zegt standaard voor documenten, maar Heeft EDI ook niet te maken met het scannen van colli's als ze worden geordepicked? Het bijhouden van voorraad en het inzichtelijk maken ervan? Een klant in de retail heeft ons gevraagd om in de nabije toekomst te gaan werken met EDI.

 

Op de site van gs1 kwam ik dit tegen (volgens mij is het dus een koppeling van ean en edi):

Met het gebruik van het EAN-codesysteem en standaards voor elektronisch communiceren [Electronisch Data Interchange, EDI] kunt u goederen- en informatiestromen aan elkaar koppelen en zo kwaliteitsverbetering en kostenbesparing in uw bedrijfsprocessen bereiken. U zet daarmee een belangrijke stap voor e-business. Samen met uw handelspartners kunt u zo sneller, beter en tegen lagere kosten voldoen aan de vraag in de markt.

 

Tja, voor de praktijk begrijp ik het voordeel nog niet helemaal....

[Khanh Pham]

Beste ondernemen31,

 

EDI wordt als standaard gezien wat betreft het uitwisselen van gegevens. Deze gegevens kunnen van alles zijn (facturen, voorraad informatie, etc, etc.). Het is maar de vraag wat voor gegevens je precies wilt gaan uitwisselen. Ze zeggen dat EDI standaard is, maar in de praktijk heeft EDI weer verschillende soorten (lees versies) erin. De vraag is natuurlijk welke standaard en versie ga je kiezen/gebruiken. Deze vraag is natuurlijk afhankelijk van een aantal factoren:

1. in welke business zit je

2. Wat voor standaard(en) gebruiken je klanten/ leveranciers/ partners

3. je eigen requirements

4. misschien nog wel andere factoren.

 

Wil je echt EDI gaan implementeren is mijn advies om een specialist ( lees adviseur) erbij te betrekken, want anders heb je straks EDI geïmplementeerd die niet overeenkomt met het EDI standaard van je klanten, OF over een jaar komt er een ander EDI standaard uit en kun je WEER opnieuw gaan investeren! Een adviseur kan je hierbij helpen om de juiste keuze te maken.

 

Mocht je interesse hebben kan ik je een bedrijf adviseren via PM. Heb persoonlijk ervaring gehad met hun. Het zijn (betrouwbare) professionals waarvan de kosten redelijk zijn. Ze zijn specialisten in de agrarische sector, maar ik denk dat ze op EDI gebied iets kunnen betekenen voor jou.

 

Veel succes in ieder geval!

 

Mvg,

Khanh

[djluc]

@ djluc: wat ik precies zoek, tja dat weet ik zelf ook niet precies. Je zegt standaard voor documenten, maar Heeft EDI ook niet te maken met het scannen van colli's als ze worden geordepicked? Het bijhouden van voorraad en het inzichtelijk maken ervan? Een klant in de retail heeft ons gevraagd om in de nabije toekomst te gaan werken met EDI.

 

Op de site van gs1 kwam ik dit tegen (volgens mij is het dus een koppeling van ean en edi):

Met het gebruik van het EAN-codesysteem en standaards voor elektronisch communiceren [Electronisch Data Interchange, EDI] kunt u goederen- en informatiestromen aan elkaar koppelen en zo kwaliteitsverbetering en kostenbesparing in uw bedrijfsprocessen bereiken. U zet daarmee een belangrijke stap voor e-business. Samen met uw handelspartners kunt u zo sneller, beter en tegen lagere kosten voldoen aan de vraag in de markt.

 

Tja, voor de praktijk begrijp ik het voordeel nog niet helemaal....

Concrete doelstellingen kunnen bijvoorbeeld zijn:

 

"Minder pakketjes kwijtraken, daardoor een betere klant-tevredenheid realiseren en minder issue-kosten, en door beide dus een winstverhoging."

 

"De verkoopprijs van een pakket verlagen, om zo meer klanten te trekken door op prijs te concurreren, meer pakketten te verwerken en dus een winstverhoging."

 

Als je zo'n case, kan in een paar regels hebt kan je vervolgens over een oplossing na gaan denken. EDI zou een oplossing kunnen zijn. Net zoals als het aannemen van een medewerker die dagelijks een voorraadcheck doet, een foto camera die elk verzonden pakket fotografeert en de foto verzend naar de klant whatever.

 

Je doel is nu EDI en dat klopt gewoonweg niet, je moet je business verbeteren en EDI kan een tool zijn!

[ondernemen31]

@djluc: mijn business verbeteren is in eerste instantie niet echt nodig, we hebben een waterdicht orderpick en verzendsysteem. Ik wil dan ook geen EDI, mijn afnemer wil 't. Wat is het vorodeel van EDI t.o.v. bijvoorbeeld een pakbon toesturen per mail, een factuur per mail, een voorraad lijst per mail?

 

 

[renep]

Wat is het voordeel van EDI t.o.v. bijvoorbeeld een pakbon toesturen per mail, een factuur per mail, een voorraad lijst per mail?

 

Dat hij bepaalde gegevens direct in de computer kan inlezen, zonder (of: met minder) menselijke tussenkomst. Dus: minder fouten, minder kosten, database sneller up-to-date.

 

Dat hele gedoe van facturen als PDF per e-mail wat nu erg in de mode is, is eigenlijk middeleeuws. Het is weliswaar goedkoper voor de verzender (geen briefpapier, enveloppes, handling en portokosten meer), maar niet voor de ontvanger (die moet het nog net zo inkloppen als een papieren factuur). Een factuur zou gestructureerde data moeten zijn, die je semi-automatisch in de boekhouding kunt inlezen. Vergelijk het met bankafschriften vs transactiedownloads van je bank: de eerste moet je inkloppen, de tweede kun je met een simpele handeling inlezen.

 

Het punt is dat voor dat soort elektronische gegevensuitwisseling standaarden nodig zijn, die voorschrijven hoe een factuur, pakbon etc. wordt gecodeerd. Zodat de computer van de ene handelspartij gegevens kan ophoesten, die de computer van een andere partij direct kan inlezen. EDI is een verzamelnaam voor een aantal van zulke standaarden.

[djluc]

@djluc: mijn business verbeteren is in eerste instantie niet echt nodig, we hebben een waterdicht orderpick en verzendsysteem. Ik wil dan ook geen EDI, mijn afnemer wil 't. Wat is het vorodeel van EDI t.o.v. bijvoorbeeld een pakbon toesturen per mail, een factuur per mail, een voorraad lijst per mail?

Top, nu wordt de case concreet.

 

De klant wil besparen op zijn administratie, jij kan dat ondersteunen waardoor je extra service gericht bent. Daardoor levert dat je wellicht wat op: Klantenbehoud, nieuwe klanten die dit als een voordeel zien.

 

Heb je een eigen systeem of een standaard pakket voor je orderverwerking?

[ondernemen31]

Hallo djluc,

 

Dank voor je reactie het wordt iets duidelijker. Om het nog concreter te maken, waarop kan de klant dan besparen? Bijvoorbeeld automatisch inboeken van facturen oid? Makkelijker invoeren van zijn bestelling in zijn magazijn? Ik zie het nog niet concreet voor mij.

 

Nu gaat het proces als volgt:

1. order komt binnen per fax of mail, webshop

2. order wordt ingevoerd

3. order wordt als pakbon uitgedraaid, gaat naar magazijn, medewerker pickt order

4. pakbon komt terug uit magazijn

5. pakbon wordt factuur (eventuele niet leverbare artikelen worden op 0 gezet) en komt bij de bestelling te zitten

6. verzendetiket met barcode wordt uitgedraaid en gaat op de doos

 

Het lijkt omslachtig allemaal, maar het werkt zo als een trein. Het enige dat de klant hoeft te doen is een besetlling doorgeven en hij ontvangt die bestelling met een keurige factuur.

 

We werken met het factuurprgoramma snelstart.

 

 

[RiVe]

Het enige dat de klant hoeft te doen is een besetlling doorgeven en hij ontvangt die bestelling met een keurige factuur.

 

We werken met het factuurprgoramma snelstart.

 

Dat is een veelgemaakte denkfout bij webbestellingen.

 

Bedrijven bewaken hun inkoopkosten vaak per afdeling, afdelingsnummers, etc.

Of bij projectbedrijven op projectnummers, verekenposten.

 

Dan wordt er gebruik gemaakt van een ERP systeem, waardoor ze met een druk op de knop kunnen zien wat de status is per project, afdeling ed.

 

Na het ontvangen van jouw factuur moeten ze alles nog een keer inboeken.

 

En als EDI nu gekoppeld is aan het ERP systeem, ontvangen ze de factuur, geven hem vrij voor betaling en ze hebben vanaf het bestelmoment de gewenste financiele status.

 

Kan voor jou geen kwaad bij de klant te kijken hoe deze de bewaking doet, en wat voor handeling hij nog allemaal verricht na het ontvangen van jouw factuur.

 

Dan kun je naar een oplossing toewerken.