Projectmanagement?

[Annedien Hoen]

Ik ben sinds kort bestuurslid van Nieuwe Garde Rotterdam (www.nieuwegarde.nl) en ben nu op zoek naar een handig systeem om documenten namen te geven. Een beetje projectmanagement dus, denk ik.

 

Het gaat er om dat er een aantal afdelingen wordt opgezet in afzonderlijke steden en het lijkt me dan reuze handig om doormiddel van een goede naamgeving een overzichtelijk dossier/informatiepoel op te bouwen waar alle bestuursleden hun weg in kunnen vinden en "instappers" ook.

Het gaat om allerlei soorten informatie: idee-documenten, notulen, actielijsten, correspondentie, sponsordocumentatie, enz.

Dit om te voorkomen dat er straks geen mappen vol 'Kees_not12juni.doc'', 'KDV0105Brainst_zndrpix.png', 'NG_ad_bst_karin.psd' zijn waardoor alleen de mensen zelf weten waar het over gaat en er geen overdraagbaarheid is.

 

Wat is een handige manier om zulke namen te structureren, en bijvoorbeeld ook nog rekening te houden met versies (versiebeheer?) omdat er aan sommige documenten ook gewerkt wordt door meerdere mensen?

Voordat ik nu opnieuw het wiel uit ga vinden was ik benieuwd of jullie advies hebben :)

Wat zijn logische categorieën voor mappen als je het hebt over een bestuur (van een netwerk van creatieven)?

 

Groet,

Annedien

[XYZdotCLUB]

Sinds een aantal maanden gebruiken wij www.salesforce.com als ons crm platform. Misschien niet helemaal een antwoord op je vraag, maar er zitten wel een aantal aspecten in die bruikbaar zijn.

 

Zo kunnen we met dit pakket onderling "met werknemer" gegevens uitwisselen, bijhouden wie welke leads binnen heeft gehaald, wat de opvolgende acties zijn geweest. Documenten delen. etc.

 

Misschien een "shared-knowledgebase" aanleggen. zaak is natuurlijk wel dat de gebruikers zich aan een aantal regels met betrekking tot aanpassingen en dergelijke houden.

[willemj]

Voor database backup bestanden gebruik ik de voglende naam naam.server.database.datum..sql. Werkt wel redelijk maar maak nog wel eens typefoutje en kan een bestand dan niet meer terug vinden.... Gestructureerde naamgeven hangt of staat met je gebruikers (en als ik het in m'n eentje al niet 100% goed krijg :) Directories voor de structuur werken al een stuk beter.

 

Ik neem aan dat de meeste bestanden met MS Office gemaakt zullen worden. Gebruik de meta informatie die je met een document kunt op slaan (zie 'bestand' -> 'eigenschappen') Je kunt met de 'Indexing service' i.c.m. de standaard zoekfunctie van windows ook op die velden zoeken. Losse database met deze informatie kan ook natuurlijk. Of zelfs zoiets simpels als een tekst bestandje met een paar regels 'auteur', 'onderwerp', 'categorie', 'trefwoorden' etc.

 

In de lijn van lm: zet een prive forum op waar of de documenten of de structuur komt te staan met verwijzingen naar het juiste document. Voor de Holland Innovation beurs wordt een forum gedraaid voor het project management en dat begint nu een beetje vorm te krijgen. Limitering is natuurlijk de hosting ruimte maar een beetje provider biedt 500 mb voor weinig.

 

In Word en Excel zit de mogelijkheid om wijzigingen te volgen. Zie 'extra' -> 'track changes' (geen idee hoe ze dat vertaald hebben) Ook is er een functie om twee documenten te vergelijken. Ik zou echter niet met meerdere documenten gaan werken zoiets als 'mijn document.1.doc', 'mijn document.2.doc' oid. Zorg in ieder geval dat er een goed 'check-out' protocol is zodat maar 1 persoon tegelijk aan 1 (deel) van het document kan werken. Er zijn erg weinig versie beheer producten die daarmee overweg kunnen. Mocht dit wel nodig zijn dan kun je met Word nog een document samenstellen uit verschillende losse bestanden. Een document per hoofdstuk en dan een master document met alle hoofdstukken en inhoudsopgave e.d.