Reiskosten vorig kwartaal doorschuiven mogelijk? En hoe te berekenen.

[Nieuwling]

Hallo,

 

Een, waarschijnlijk, typische beginnersvraag, maar ik kon de combinatie van deze vragen nergens elders vinden.

 

De manier waarop ik mijn reiskosten- en uren bereken, verschilt van klant tot en klant en van project tot project.

 

Voorbeeld:

> Ik bereken de klant over dag 1 een x-aantal reisuren. Vaste bedragen, doorberekend op het factuur.

> Ik geef over diezelfde dag 1 een daadwerkelijk x-bedrag uit aan reiskosten en maak in feite kleine beetjes winst.

 

Ik maak hiernaast ook reiskosten die nergens worden (of zijn) vergoed. Denk aan vrijwilligerswerk, netwerken, of het niet doorberekenen van de reiskosten aan de klant. Vaak kleine kosten in de vorm van een bus- of treinkaartje.

 

Vragen:

1) Klopt het dat ik, wanneer ik de reisuren over dag 1 (uit het voorbeeld) al door heb doorberekend aan de klant (en deze dus vergoed krijg), de daadwerkelijke reiskosten van die dag kan gebruiken tijdens de btw-aangifte als voorbelasting (6% btw)?

2) Geldt dit hetzelfde voor de overige reiskosten die ik maak voor mijn onderneming: vrijwilligerswerk, netwerken, het niet doorberekenen van reiskosten aan de klant, taxi's etc.?

3) Klopt het, dat wanneer de klant een treinkaart levert en deze vooraf vergoed, ik deze niet hoef op te nemen in mijn administratie en ik deze ook niet kan meenemen in mijn btw-aangifte?

4) Ik hou nu apart bij hoeveel de daadwerkelijke uitgegeven reiskosten op een dag zijn, maar daarnaast bijvoorbeeld ook hoeveel ik uit heb gegeven aan het opwaarderen van mijn ov-chipkaart. Mag ik ook deze uitgaven berekenen in mijn voorbelasting, of ligt het allemaal net iets lastiger?

 

Tot slot; ik heb de (kleine beetjes) extra gemaakte reiskosten die ik tijdens mijn eerste kwartaal heb gemaakt, niet meegenomen in mijn eerste btw-aangifte. Uiteraard wel de vaste kosten aan reisuren.

 

Is het mogelijk deze losse reiskosten nog mee te nemen in een latere btw-aangifte? Of is in dat geval een suppletie vereist?

 

Hopelijk heb ik het verhaal niet al te ingewikkeld gemaakt ;D

 

Dank alvast!

 

[4711]

Hopelijk heb ik het verhaal niet al te ingewikkeld gemaakt

 

Een beetje wel, maar je maakt het ook voor jezelf ingewikkeld:

 

Je maakt zakelijke reiskosten. Dat zijn zakelijke (aftrekbare) uitgaven. Soms breng je dit in rekening, soms niet.

 

Wanneer je een factuur met BTW erop hebt voor deze reiskosten, of wanneer je een kaartje van het openbaar vervoer of taxi hebt (daar mag je dus zelf 6% BTW van ‘terugrekenen’), dan kan je deze BTW als voorbelasting terugvragen/verrekenen op je BTW aangifte.

 

Nu dat je dat vergeten was, kan je dat corrigeren op de volgende aangifte (suppletie gering belang).

 

Zo simpel is het.

 

[Nieuwling]

Hallo Peter,

 

Dank voor je reactie.

 

Ik ben (als beginner) als de dood dat ik iets verkeerd doe (of verkeerd documenteer), zodoende ik (zonder boekhouder) alles tot in de kleinste details bijhoud in Excel. Zodoende het geheel misschien wat gecompliceerd overkomt. Alles staat echter gekoppeld via formules/berekeningen, zodat alles (gelukkig) wel goed wordt berekend.

 

"Wanneer je een factuur met BTW erop hebt voor deze reiskosten, of wanneer je een kaartje van het openbaar vervoer of taxi hebt (daar mag je dus zelf 6% BTW van ‘terugrekenen’), dan kan je deze BTW als voorbelasting terugvragen/verrekenen op je BTW aangifte."

 

Voorbeeld 1: Ik heb een factuur waarin ik €35,00 (ex. btw) reken voor het aantal reisuren. Daadwerkelijk ben ik die dag €30,00 kwijt aan reiskosten. Ik bereken nu alsnog 6% als voorbelasting over die €30,00?

Voorbeeld 2: Ik ben op eigen gelegenheid naar een netwerkborrel geweest en heb daar €20,00 aan reiskosten aan besteed. Kan ik hier wel of geen 6% BTW over aftrekken als zijnde voorbelasting?

 

Ik heb zowel treinkaartjes als declaratieformulieren via www.ov-chipkaart.nl om de ritten aan te tonen die ik zou willen inzetten voor de voorbelasting.

[Erik vd Weerdhof]

Voorbeeld 1: ja. (De omzet reisuren is wel belast met BTW.)

 

Voorbeeld 2: wel. (Maar het moet dus wel echt gaan om treinkaartjes of zo, niet om een reiskostenvergoeding die je jezelf toekent. Deze toevoeging gezien de term: op eigen gelegenheid.)

 

 

[Nieuwling]

Het gaat voor nu, gezien het ontbreken van een rijbewijs, in alle gevallen om aantoonbare reiskosten via treinkaartjes, ov-chipkaart transacties en taxi-bonnen.

 

Een voorbeeld is een netwerkborrel, georganiseerd over Facebook tussen freelance-collega's. Ik besteed uit m'n eigen zak €20,00 aan reiskosten. Hier heb ik het treinkaartje van bewaard. Dan mag ik hier dus 6% van meerekenen in de voorbelasting.

 

Nog zo'n voorbeeld via een ov-chipkaart:

Je waardeert op met €5,00

Uiteindelijke ritprijs: €2,00

 

Valt het bedrag dat je opwaardeert op je ov-chipkaart ook onder 'zakelijke uitgaven' en mag je daar dan ook 21% BTW over rekenen? Of gebruik je dan dubbel zoveel aftrek, gezien je dit ook al toepast over het daadwerkelijke verreden bedrag van €2,00 (maar dan 6%)?

[Erik vd Weerdhof]

Als je zowel het opladen als het gebruik gaat aftrekken ben je dubbel bezig. Je neemt de dienst af wanneer je daadwerkelijk reist. Geld op de OV-chipkaart zetten is het vullen van het betaalmiddel daarvoor.

 

Overigens een algemene opmerking: over zakelijke uitgaven kan je in principe alleen BTW aftrekken als dat op de factuur staat. OV en taxi's horen bij de schaarse uitzonderingen op deze hoofdregel.

[4711]

Voorbeeld 1: Ik heb een factuur waarin ik €35,00 (ex. btw) reken voor het aantal reisuren. Daadwerkelijk ben ik die dag €30,00 kwijt aan reiskosten. Ik bereken nu alsnog 6% als voorbelasting over die €30,00?

 

Nee, ik bedoel wanneer je een factuur van een leverancier hebt voor reiskosten (bijvoorbeeld een factuur van een taximaatschappij of een verzamelfactuur voor treinreizen of zoiets). Niet je eigen facturen aan de klant, dat staat daar natuurlijk los van.