Voorbereid op Boekencontrole?

[Peetdewolf]

Beste heer/ mevrouw,

 

Sinds 2013 ben ik ondernemer. Ik verkoop via een webwinkel diverse spullen voor de autobranche.

Het begon als hobby, maar is groter geworden dan ik dacht. Erg leuk allemaal, maar nu de administratie.

Voor het opzetten van mijn administratie heb ik 1 map gekocht. Hier zitten 3 tabbladen in met:

 

- Verkoop

- Inkoop

- Bankafschriften

 

Via google kwam ik op de site van e-boekhouden. Een erg makkelijk en eenvoudig systeem leek me.

 

Heel 2013 is inmiddels ingeboekt en er kwam netjes een balans met resultatenrekening uitrollen.

 

Daarnaast heb ik inzage in een grootboek, mutatielijst, open posten etc. Gisteren heeft een vriend van mij voor het eerst een boekencontrole gehad. Gelukkig was zijn administratie allemaal top. Het enige waar de inspecteur over viel is dat hij direct inzage in iets moet hebben wanneer hij hier om vraagt, en dat heeft me aan het schrikken gemaakt.

 

Mijn vraag aan jullie is dan ook, hoe kan ik het beste op de eisen van de belastingdienst mijn administratie archiveren?

 

Kan ik bijvoorbeeld het beste een boekstuknummer aan elke boeking/factuur geven, moet de administratie van de verkoopfacturen op volgorde van factuurdatum/ nummer. De inkoopfacturen, moet ik deze coderen en een grootboeknummer geven, of is een boekstuknummer voldoende. Hoe moet de inkoop gearchiveerd worden, op datum/ factuurnummer etc.

 

Ik las iets over coderen. Hierin geef je elke factuur een grootboeknummer en een crediteurennummer. Gebeurd dit alleen bij grotere bedrijven of ook bij de kleinere.

 

Zoals u kunt lezen weet ik hier nog niet veel van af.

Ik hoop dat u mij een beetje op weg kunnen helpen zodat ik bij een controle sterk sta.

Bedankt!

 

Groeten Peet

 

 

[titel verduidelijkt - mod]

[Joost Rietveld]

In de kas boek je alles per transactie! Je wilt zeker niet dat bij een controle gaten in je kassaldo zitten door telfouten.

 

Zolang je factuurnummers allemaal doorlopen en logisch zijn, maakt het niets uit of je facturen per kas in map A zitten en die per bank in map B. Voor mijn part staat map A in IJsland en bewaar je map B in Kirgizië. Zolang je het maar tevoorschijn kunt toveren bij een controle en de factuurnummers geen gaten vertonen is er niets aan de hand.

 

groet

Joost

[Vict87]

Beste Joost,

Ik werk niet met een kassa. Zoals ik u begrijp moet ik wanneer ik op een dag 100 spullen verkoop aan 100 verschillende mensen dit per bonnetje inboeken.

Via de site gratisadviseurs.nl kreeg ik het advies van een accountant dit wel per week te doen. Het belangrijkste is dat de facturen doorgenummerd zijn. Volgens hem is een boekhoudprogramma niet verplicht, maar een hulpmiddel om de stukken makkelijk terug te vinden.

Ik tel nu per dag de omzet op en verwerk dit op de kasstaat. De bijbehorende facturen bewaar ik en stop ik ook in de map. In mijn boekhoudprogramma boek ik het per week dus in en niet per verkoop. Dat is toch anders niet te doen?

 

Voorbeeld kasstaat:

nummer kasstaat: 01

Inkomsten Uitgaven

Datum Omschrijving Bedrag BTW Datum Omschrijving Bedrag BTW

Saldo 01-01 100

 

01-01 omzet 121 21 03-01 Inkoop ... 121 21

02-01 omzet 121 21 04-01 Inkoop 42 7

Totaal 342 42 163 28

 

Saldo 07-01 179

 

In het boekhoudprogramma boek is dus op 02-01 ( laatste dag van ontvangst) bij de kas ontvangst:

 

242

aan BTW 42

Aan omzet

Omschrijving: omzet week 1

Boekstuknummer: Gebruik ik niet.

 

Bij de kasuitgaven:

op 03-01

 

Inkoop 100

btw 21

aan kas 121

Omschrijving: inkoop bij ...... met eventueel factuurnummer.

 

Op 04-01

 

inkoop 35

btw 7

aan kas 42

 

kas:

Is dit voldoende voor de belastingdienst, of moet ik bij de verkoop ook nog de factuurnummers noteren. Dit kan of in het kasboek of in het boekhoudprogramma.

Uiteraard is het wel netjes terug te vinden in de map.

Wanneer de inspecteur bijvoorbeeld vraagt naar bewijzen van de omzet week 5, dan kan ik hem de facturen geven.

Maaaaar, deze facturen lopen dus niet nummerend door wanneer ik in week 5 ook nog dingen via de bank heb verkocht.

Bank:

De bank boek ik precies hetzelfde. Dus bij verkoop ook direct op de bank. Hier wordt dus ook geen debiteur aangemaakt, factuurnummer aan gekoppeld. De omschrijving is dan meestal verkoop.

De inkoop boek ik wel via crediteur, met factuurnummer, etc etc.

 

Is er een accountant/ boekhouder die mij kan aangeven wat er anders moet/ kan? Is het aan te raden om alles per transactie in het boekhoudprogramma te boeken, of per dag, of zoals een andere account aangeeft gewoon per week. En is het voldoende om als omschrijving te vermelden omzet week..... of gewoon omzet. Nogmaals de factuurnummers zijn niet terug te vinden in het grootboek, wel in de map. Een boekstuknummer gebruik ik ook niet.

Is de manier van archiveren zo goed, of stellen ze andere eisen. Bijvoorbeeld de verkoop via bank wel via debiteuren te laten verlopen met factuurnummer etc.

 

Dan nog de voorraad:):) Op 31-12 tel ik de voorraad en zet dit op de balans tegen inkoopwaarde. Is dit voldoende? Of willen ze elke transactie kunnen volgen?

Wanneer ik producten inkoop staat er op de factuur vaak levering diversen. Dus niet het soort, typenummer etc. Bij verkoop zet ik vaak op de factuur levering 1 product naam....

Is dit een logische manier betreft de voorraad? Een echte voorraadadministratie is er dus niet. Het is dan ook lastig om elk ingekochte product te volgen via de administratie.

 

Weer heel wat vragen, en excuses voor de onzekerheid.