Verwerking retour in administratie

[karin1234]

Goedemiddag,

 

ik heb een vraag mbt de retournering van artikelen. Als ik bij bijv. de Hema op 1 januari voor €100 aan producten koop, dan verwerk ik deze bon zoals altijd in mijn administratie. Nu besluit ik op 14 januari om voor €50 producten van deze aankoop te retourneren. Ik krijg dan netjes een bon van de Hema waarop staat dat ik voor €50 heb geretourneerd maar de oude bon waar het totaalbedrag van €100 op staat neemt de Hema in. Waardoor er een gat in mijn administratie zit (niet qua bedragen maar wel qua bonnen, ik kan die uitgave van €100 alleen nog maar verantwoorden aan de hand van mijn bank-afschrift en niet met een bon. Hoe kan ik dit wel goed verwerken? Of is de Hema verplicht de oude bon aan mij terug te geven? Ik krijg wel een nieuwe bon met daarop welke artikelen ik heb gehouden maar dat bedrag klopt dan natuurlijk niet met de af- en bijschriften van mijn bankrekening.

 

[spelfout in titel verbeterd.]

[prinsrachid]

Waardoor er een gat in mijn administratie zit (niet qua bedragen maar wel qua bonnen, ik kan die uitgave van €100 alleen nog maar verantwoorden aan de hand van mijn bank-afschrift en niet met een bon. Hoe kan ik dit wel goed verwerken? Of is de Hema verplicht de oude bon aan mij terug te geven? Ik krijg wel een nieuwe bon met daarop welke artikelen ik heb gehouden maar dat bedrag klopt dan natuurlijk niet met de af- en bijschriften van mijn bankrekening.

Het kan zijn dat ik het verkeerd begrijp, maar toch zou het volgens mij moeten kloppen.

 

Je krijgt immers op 14 januari een bon met daarop 50 euro - met de goederen die je hebt gehouden. Qua cashflow zou het ook moeten kloppen. De aanvankelijke 100 euro kun je boeken als 'vooruit betaalde bedragen'. De terug ontvangen 50 euro eveneens. Per saldo heb je dan 50 euro 'vooruit betaald', welke dan kan worden gebruikt om de bon mee te 'betalen' in de administratie.

[karin1234]

Ja klopt inderdaad, qua bedragen klopt het. Het gaat me er alleen om dat ik geen bewijs meer heb voor de €100 die ik destijds heb uitgegeven omdat de Hema die bon dus heeft ingehouden. Ik heb enkel de bon waarop staat wat ik nog heb en de bon met artikelen die ik heb geretourneerd. Ik kan die boeking van €100 niet zomaar er tussenuit halen toch? (Ook omdat ik dan nergens kan laten zien dat ik de €50 die ik aan artikelen heb gehouden wel heb overgemaakt). Maar om hem er in te laten moet ik wel bewijs hebben in de vorm van een bon. Ik hoop dat het verhaal nog duidelijk is.

 

En in eerste instantie boek ik die €100 niet als vooruitbetaald bedrag omdat ik op dat moment nog niet wist dat ik er iets van zou retourneren. Dat pas je niet aan naderhand neem ik aan?

[brood]

Ik zou de boekingen doen alsof je de € 100 bon nog hebt. Word je gecontroleerd hierop, dan zeg je helaas moet u daarvoor bij de Hema zijn, omdat deze bij het retour geven is ingenomen. Kans op controle schat ik 1 : 100000 ::)

 

Overigens een goede tip is om bonnen direct in te scannen zodat bij "verlies" het bewijs nog daar is.

 

Ik waardeer overigens de creatieve oplossing van Prinsrachid ook wel ;)

 

[karin1234]

Ja inderdaad, goed ik heb nu twee goede oplossingen. Bedankt!

 

(Ik ben afgelopen jaar nog gecontroleerd en toen waren ze over alles positief dus de kans dat ik weer word gecontroleerd is waarschijnlijk nog kleiner dan dat haha)

[prinsrachid]

Ja klopt inderdaad, qua bedragen klopt het. Het gaat me er alleen om dat ik geen bewijs meer heb voor de €100 die ik destijds heb uitgegeven omdat de Hema die bon dus heeft ingehouden. Ik heb enkel de bon waarop staat wat ik nog heb en de bon met artikelen die ik heb geretourneerd. Ik kan die boeking van €100 niet zomaar er tussenuit halen toch? (Ook omdat ik dan nergens kan laten zien dat ik de €50 die ik aan artikelen heb gehouden wel heb overgemaakt). Maar om hem er in te laten moet ik wel bewijs hebben in de vorm van een bon. Ik hoop dat het verhaal nog duidelijk is.

Ik denk dat je de eisen voor de omzetbelasting en die voor de inkomstenbelasting mogelijk verwart. Die zijn namelijk verwarrend genoeg niet even streng.

 

Om de btw te kunnen terugvragen (voor de omzetbelasting dus) moet je een fatsoenlijke factuur hebben (maar er zijn uitzonderingen). Echter, voor de inkomstenbelasting geldt dat je je kosten aannemelijk maakt. En dat hoeft niet per se met een factuur, maar mag ook aan de hand van een bankafschrift.

 

Het kan dus zijn dat de HEMA-bon sowieso niet voldoende is om de btw op die aankoop terug te (mogen) vragen, maar die zelfde kan dus wel aannemelijk maken dat je die kosten voor zakelijke doeleinden hebt gemaakt. Je mag die dus wel van de winst aftrekken. In zo'n geval is de btw dus niet terug te vorderen via de omzetbelasting, maar mag je die btw wél aftrekken als kosten voor de bepaling van de winst.