Ingewikkelde situatie boekhoudprogramma

[Cattitude]

Beste forumgenoten,

 

Sinds 2015 ben ik een (zeer kleine) zzp-er. Na een horror-ervaring qua administratie/belastingaangifte wil ik het professioneler aanpakken dus heb ik een account bij e-boekhouden genomen. Ik heb nu bijna alles ingevoerd voor 2016, zodat ik dit jaar hopelijk een minder ingewikkelde toestand zal hebben met de aangifte.

 

Helaas loop ik tegen dingen aan bij het invoeren van de administratie/mutaties in e-boekhouden. Bij e-boekhouden willen ze me niet helpen omdat het 'boekhoudkundige vragen' zijn.

 

Mijn vraag is of iemand me wil helpen met het compleet maken van mijn administratie. Ik kom er nét niet uit en ben onzeker. Toch wil ik het heel graag zelf (leren te) doen, omdat ik in 2016 weinig omzet had. De situatie is als volgt:

 

Tot en met 31-12-2016 gebruikte ik een spaarrekening als zakelijke rekening. De geldstroom ging als volgt:

 

[1] opdrachtgevers maakten het bedrag v/d factuur over op mijn privé betaalrekening

[2] over dat bedrag berekende ik de geschatte loonheffing en btw en dát deel maakte ik over naar die ‘zakelijke’ spaarrekening

[3] de rest v/h geld liet ik staan op mijn privé-betaalrekening voor levensonderhoud (= een privé onttrekking dus volgens mij)

 

Momenteel heb ik vier grootboekrekeningen in gebruik voor betaalmiddelen:

1000 - kas

1010 - bank KNAB (per 01-01-2017)

1020 - privérekening Triodos: PRIVÉ

1030 - spaarrekening Triodos: ZAKELIJK

 

Ik heb de geldstromen als de volgende mutaties ingevoerd:

[1] rekening 1020, tegenrekening 1300 debiteuren

[2] rekening 1030, tegenrekening 1020

[3] moet ik hier dan een privéopname van maken? Dus tegenrekening 1410 privé-opnamen en stortingen. Maar wat is dan de rekening? 1020 of 1030??

 

Overige achtergrondinformatie:

 

Mijn onderneming is een tekstbureau (vanuit huis). Ik heb geen bezittingen op mijn bedrijf staan. Alle omzet (minus een schatting van de te betalen loonheffing en de btw) onttrek ik privé voor levensonderhoud. Mijn omzet is dermate laag dat ik voor 2016 verwacht géén ondernemersbelasting te hoeven betalen, en ik kom in aanmerking voor de volledige KOR-regeling.

 

Hopelijk wil iemand mij helpen...ik ben radeloos ??? :'(

 

Vriendelijke groet,

 

Judith.

 

[4711]

[1] rekening 1020, tegenrekening 1300 debiteuren

[2] rekening 1030, tegenrekening 1020

[3] moet ik hier dan een privéopname van maken? Dus tegenrekening 1410 privé-opnamen en stortingen. Maar wat is dan de rekening? 1020 of 1030??

 

1 Is dan OK.

2 Moet dan een 'privé-storting' zijn (dus niets met '1020' doen, maar met '1410').

3 Moet je maar vergeten...

[Cattitude]

Oké ontzettend bedankt exhaeller!

 

[2] wordt dus rekening 1030 < tegenrekening 1410?

 

En wat doe ik dan aan het einde v/h jaar met de KOR en het niet te hoeven betalen deel van de eerder geschatte loonbelasting (= die privéstorting)? Want die staat dan nog op 1030, denk ik? Het gaat om minder dan € 3000, dus die onttrek ik ook voor privégebruik (= levensonderhoud). Ik gok van tegenrekening 1410 naar rekening 1020?

 

[4711]

Ik weet niet wat je precies bedoelt...

 

Maar als je '1020' op nul wil hebben (zodat het niet op de balans blijft staan), dan moet je dat (saldo) natuurlijk naar '1410' overhevelen.

[Easy does it]

Hallo,

 

Het risico nemende sommige dubbel te vermelden, Exhauller heeft correct geantwoord,

doe ik het voor de begrijpelijkheid toch even stap voor stap bespreken.

 

Ik denk dat ze de bankrekeningen hebben aangemaakt met een gekoppeld dagboek.

Zodat je per "geldstroom" een overzichtje hebt.

 

Je boekt alle ontvangen debiteuren (1300) dan op 1020 (privé rekening).

Je boekt ontvangsten op de zakelijke spaarrekening (1030) tegen op de privé rekening 1020.

Het (eindsaldo)saldo op de rekening 1020 is dan uiteindelijk te boeken als privé onttrekking (1410).

Dat is dan van debiteuren ontvangen op de privérekening minus het bedrag gestort op de zakelijke spaarrekening.

 

Betaald je de BTW ook weer via de privé rekening (1020) ?

Betaal je de kosten ook via de privé rekening (1020) ?

Dan geldt daarvoor hetzelfde maar dan als uitgaaf (privé-storting).

Door in je administratie het eindsaldo van 1020 over te boeken naar 1410 houd je het overzichtelijk.

 

Is het toch niet veel eenvoudiger voor je om een zakelijke (betaal)rekening te openen?

Als je nu een zakelijke post vergeet constateer je dat niet zo snel omdat je geen saldo controle op 1020 kan doen. Je boekt de privé mutaties immers niet.

Je kan de privé rekening ook helemaal boeken maar dan staan ook al je privé uitgaven enz. in de administratie. Dat lijkt mij een hoop extra werk.

 

Je hebt het over loonheffing maar is dat niet de Inkomstenbelasting?

Dan is het nog maar de vraag of het een "zakelijke" spaarrekening is.

Loop dit saldo ook weer af (nul) na betalingen?

Is de spaarrekening niet gekoppeld aan de privé rekening?

Als je van de spaarrekening terugboekt op de privé rekening is dat weer een privé opname.

 

Gezien de geringe omvang van de administratie is het de vraag of je een volledig boekhoudpakket nodig hebt. Een specificatie van de Omzet (facturen) en de kosten (betalingen en facturen) lijkt mij al snel genoeg.(pm De korting KOR is een bate.)

Dat kan ook in Excel of in een tabellarisch kasboekje (mét BTW kolom).

Neem dan een kolom op waar staat wanneer het via de privé rekening is betaald of ontvangen.).

Volgens mij zijn je enige balansposten Debiteuren, spaarrekening en BTW.

Tegenrekening privé.

Maar ook hier geldt dan omdat het niet in een sluitend verband staat met een zakelijke bankrekening je het niet snel ziet als je een post vergeet. Ervan uitgaande dat de uitgaande facturen doorlopend genummerd worden kun je die op volledigheid controleren.

 

 

Vriendelijke groet,

 

[Cattitude]

Bericht voor exhaeller:

 

Ik zal een voorbeeldje geven (waarbij ik bedrijfskosten even negeer):

Bedrag Rekening Tegenrekening

[1a] gestuurde facturen: € 1210 1020 1300 debiteuren

[1b] ontvangen factuurbetalingen: € 1210 1300 8000 omzet

 

[2a] loonheffing (330) + btw (210): € 540 1020 1410 privéstorting

[2b] ??? € 540 1410 1030 ‘zakelijk’

 

[3] niet doen

 

En dan moet ik met het te besteden bedrag wat ik op mijn privérekening laat staan dus niets doen in de boekhouding?? (1210 factuur incl BTW- 210 BTW – 330 geschatte inkomstenbelasting = € 670)

 

Ik zie dat er nog een reactie is inmiddels, die ga ik nu even lezen!

 

[Cattitude]

Beste Easy does it,

 

Allereerst hartelijk bedankt voor je uitgebreide antwoord. Ik snap nog niet alles maar zal eerst even zoveel mogelijk antwoord geven op de vragen die je me stelt.

 

Betaald je de BTW ook weer via de privé rekening (1020) ? Betaal je de kosten ook via de privé rekening (1020) ?

Ja in theorie wel, want ik had in 2016 maar één betaalrekening dus daar moest ik zowel mijn privéuitgaven van doen als de zakelijke uitgaven. Maar in de praktijk natuurlijk niet aangezien ik dus in aanmerking kwam voor volledige KOR dus geen BTW heb hoeven afdragen.

 

Is het toch niet veel eenvoudiger voor je om een zakelijke (betaal)rekening te openen?

Zeker, daarom heb ik op 01-01-2017 een zakelijke KNAB rekening geopend. Maar daar heb ik nu niets aan want mijn vraag gaat om de administratie van 2016 die ik met terugwerkende kracht heb ingevoerd in e-boekhouden zodat ik deze keer makkelijker mijn ondernemersaangifte kan doen.

 

Je hebt het over loonheffing maar is dat niet de Inkomstenbelasting?

Klopt sorry, ik zit soms nog te denken als een loondienstmedewerker haha! Ik moet een beetje wennen aan al die grote en soms juist kleine verschillen zoals naamverschillen.

 

Dan is het nog maar de vraag of het een "zakelijke" spaarrekening is.

Loop dit saldo ook weer af (nul) na betalingen?

Is de spaarrekening niet gekoppeld aan de privé rekening?

De spaarrekening is inderdaad gekoppeld aan mijn privé betaalrekening bij Triodos. Deze spaarrekening gebruikte ik eerst voor iets anders maar ik heb de naam veranderd naar 'zakelijk'. Ik heb alleen maar besloten om de btw en geschatte inkomstenbelasting op deze rekening weg te zetten uit zelfbescherming, omdat ik bang was dat ik anders het per ongeluk zou uitgeven (ik heb ADHD en daardoor soms geen overzicht of last van impulsiviteit).

 

Verder werkte ik tot voor kort met inderdaad een Excelbestand maar omdat ik een beetje een zootje maakte van de administratie en daardoor in de war raakte bij de ondernemersaangifte heb ik besloten het goed aan te pakken met een boekhoudpakket. Tevens hoop ik in de toekomst meer omzet te gaan genereren en een computer aan te schaffen, dus dan wordt het wellicht ingewikkelder.

 

[Cattitude]

Je boekt ontvangsten op de zakelijke spaarrekening (1030) tegen op de privé rekening 1020.

 

Helder, dit dacht ik zelf ook maar omdat ik het idee heb dat ik er geen jota van begrijp durfde ik dit niet zo uit te voeren. Maar hoe boek ik dat dan in mijn boekhoudprogramma? Als privéstorting?

En denk je overigens dat ik al die stortingen bij elkaar mag optellen? Oftewel: mag ik het totaalbedrag als één mutatie invoeren i.p.v. 16 mutaties (een voor elke factuurbetaling die ik ontvangen heb). Normaal gesproken niet natuurlijk, maar omdat ik alles met terugwerkende kracht aan het doen ben?

 

Ik ben echt ontzetten opgelucht trouwens, dankzij jou en exhaeller zie ik weer licht aan de horizon! Bedankt!!

[Easy does it]

Hallo,

 

OK 2016 is de laatste keer oude stijl dan.

Doe net of 1020 privé rekening alleen je zakelijke mutaties bevat en boek die.

Gebruik voor 1030 Spaarrekening ook tegenrekening 1020.

Boek jaarlijks het eindsaldo 1020 over naar 1410 privé-onttrekkingen.

Op de 1020 staan immers alle posten netjes vermeld.

 

Je boekt al de omzetfacturen.

Boek andersom ook de kostennota's als crediteuren (inkoop).

 

Dan kun je de volledigheid controleren a.d.h.v. de openstaande postenlijsten debiteuren en crediteuren.

Die moeten uiteindelijk allemaal nul zijn.

Zet op de privé rekening afschriften altijd een groot kruis bij zakelijke posten zodat je ze niet vergeet.

Kasbonnen gewoon hetzelfde verwerken.

 

Nou een enkele investering kun je ook in een specificatie opnemen.

Je schrijft alleen jaarlijks af. In jouw geval;

Boekwaarde begin jaar plus Investeringen (uitgaven) minus Afschrijving (jaarlijks kosten) is Boekwaarde eind boekjaar.

 

Journaalpost; Debet Credit

Afschrijvingskosten Resultaat X

a/ Afschrijving Balans (Correctie op aanschafwaarde naar boekwaarde). X

 

In bankboek;

Uitgaaf Afschrijvingskosten X

Ontvangst Afschrijving Balans X

 

Vriendelijke groet,

 

[Cattitude]

Easy does it,

 

Ik vroeg: "Maar hoe boek ik dat dan in mijn boekhoudprogramma? Als privéstorting?" maar begrijp je laatste antwoord niet helemaal.

 

Mijn vraag ging over dit stuk tekst van jou:

 

Ik denk dat ze de bankrekeningen hebben aangemaakt met een gekoppeld dagboek.

Zodat je per "geldstroom" een overzichtje hebt.

 

Je boekt alle ontvangen debiteuren (1300) dan op 1020 (privé rekening).

Je boekt ontvangsten op de zakelijke spaarrekening (1030) tegen op de privé rekening 1020.

Het (eindsaldo)saldo op de rekening 1020 is dan uiteindelijk te boeken als privé onttrekking (1410).

Dat is dan van debiteuren ontvangen op de privérekening minus het bedrag gestort op de zakelijke spaarrekening.

 

Over dat "Je boekt ontvangsten op de zakelijke spaarrekening (1030) tegen op de privé rekening 1020." volgens mij bedoel je dat ik dan dit doe? (zie afbeelding) Maar hier kan ik de grootboekrekening 1030 niet kiezen!

[Cattitude]

:-[

Sorry als ik dom overkom of zo, ik heb echt mijn best gedaan het te begrijpen... ik ben ook al maanden bezig het zelf proberen uit te zoeken en te googlen en artikelen erover zitten lezen.... maar al die artikelen gaan uit van een bepaalde basiskennis lijkt wel. Basiskennis die ik mis: ik heb nooit economie gehad op het VWO.

 

[4711]

(...) maar al die artikelen gaan uit van een bepaalde basiskennis lijkt wel.

 

Maar je kan ook niet zonder een bepaalde basis dit soort programma's gebruiken. Althans: het kan wel, maar dan geldt weer de stelregel "shit in, shit out".

M.a.w.: dan zal het niet echt bruikbaar zijn, datgene uit het programma komt.

 

Je kan dan (mijns inziens) beter duidelijke overzichten maken van je uitgaande en inkomende facturen (met relevante data), bonnen e.d. en vervolgens iemand 'voor en habbekrats' vragen om je met de aangifte(n) te helpen.

[Easy does it]

Over dat "Je boekt ontvangsten op de zakelijke spaarrekening (1030) tegen op de privé rekening 1020." volgens mij bedoel je dat ik dan dit doe? (zie afbeelding) Maar hier kan ik de grootboekrekening 1030 niet kiezen!

 

Hi,

 

Ja dit heeft echt te maken hoe jouw eigen versie is ingericht.

Kan je bij rekening niet 1030 kiezen?

Je zit nu bij tegenrekening.

Misschien moet je anders de tussenrekening Kruisposten gebruiken omdat je niet bank/bank rechtstreeks kan boeken.

je boekt dan;

 

Ontvangst rekening 1030 tegenrekening Kruispost.

Uitgaaf rekening 1020 tegenrekening Kruispost.

 

Heb je de omzet facturen 2016 al aangemaakt in deze boekhouding?

Als je in 2016 nog helemaal moet gaan beginnen is het misschien beter om gewoon een overzicht te maken van de verkoopfacturen en de kostenfacturen en -kassabonnen.

Je moet een paar openstaande facturen als debiteuren in de balans zetten en de rest loop allemaal weg tegen privé=opnamen en stortingen omdat je het via de privé rekening betaalt en ontvangt.

De BTW loopt via de KO regeling gewoon mee in het resultaat.

De spaarrekening kan ook naar box 3 (privé).

Anders moet je dus de hele inrichting van de boekhouding gaan doen voor één jaar.

Juist het inrichten vraagt boekhoudkundige kennis van hoog niveau.

 

 

Vriendelijke groet,

 

[Cattitude]

Bedankt, Easy does it! Ik heb wat gelezen over hoe kruisposten werken en dat begrijp ik dus ga het doorvoeren en kijken of ik er dan verder zelf uitkom. Ik hoop het!!

 

En exhaeller: ik snap je punt maar het moet toch wel te leren zijn? Waarom raden ze dit soort programma's dan aan om zelf je boekhouding (deels) te doen? Ik wil het gewoon zelf kunnen, juist omdat het zo'n simpele boekhouding is, alleen afgelopen jaar was nog even een zooitje en dat probeer ik nu op te helderen. Ik heb bijvoorbeeld ook nog facturen die ik december gestuurd heb maar pas in januari 2017 betaald heb gekregen en daar moet je ook iets mee doen heb ik begrepen.

 

Teruggaan naar Excel zie ik dus niet zitten, bovendien verwacht ik wel weer per ongeluk onhandige fratsen uit te halen zoals privé betalen want zakelijke bankpas vergeten, of aankopen die deels privé zijn o.i.d. En dan lijkt me zo'n programma overzichtelijker dan alles zelf te gaan zitten uitpuzzelen in Excel.

 

Zo simpel is mijn onderneming bovendien nou ook weer niet. Bijvoorbeeld: ik schilder ook portretten (leek me niet relevant om te vermelden) dus moet ook verf kopen e.d. en wil een atelierruimte gaan huren. Al dit soort dingen maakt mijn administratie wel ingewikkelder verwacht ik.

 

Beiden heel erg bedankt alvast in ieder geval. Hopelijk kan ik komende week melden dat het me gelukt is om een sluitende boekhouding voor 2016 te produceren.

[Easy does it]

Jo,

 

Go!!

Houd die strijdlust vast :) .

 

p.s. zie even mijn aanvulling vorige antwoord.

In Excel maak je dus een register (overzicht) uitgaande facturen en een register inkomende facturen.

Gelijke posten samenvatten en optellen en dan heb je Omzet minus kosten plus KO-omzetbelasting is de winst.

 

Succes.

 

[Cattitude]

Hoi exhaeller,

 

Ik weet niet of je het kon zien (omdat ik niet in jouw bericht op 'antwoord' had geklikt) maar ik heb je bericht nog beantwoord. Bedankt voor je hulp.

 

[4711]

Graag gedaan.

 

En: jawel, ik heb je posts hier gelezen.

 

Succes verder!

[Cattitude]

Beste Easy does it,

 

Nog even in antwoord op je vraag uit #12:

 

Heb je de omzet facturen 2016 al aangemaakt in deze boekhouding?

Als je in 2016 nog helemaal moet gaan beginnen is het misschien beter om gewoon een overzicht te maken van de verkoopfacturen en de kostenfacturen en -kassabonnen.

 

Ik heb alles al ingevoerd in de e-boekhouden software: omzetfacturen en facturen die ik zelf heb moeten betalen (voor o.a. internet e.d.). Maar ik wilde het goed doen met dat gedoe met die privérekening & daaraan gekoppelde (privé)spaarrekening, omdat ik in 2016 nog geen zakelijke rekening had. Dus ik was alle mutaties aan het veranderen. En ik snapte twee dingen niet:

 

[*]hoe ik dat moest doen in e-boekhouden met dat geschuif met geld op privérekeningen met ook andere (privé)mutaties.

[*]hoe ik dat moest doen met privé-opnames, aangezien ik alle winst onttrek voor levensonderhoud.

 

Hopelijk kloppen de door jou gegeven tips nog wél, mocht mijn situatie nu helderder voor je zijn ;D

 

Groetjes Judith.

 

[Easy does it]

Hallo Judith,

 

Ik heb een overzicht gemaakt waarin je kan zien hoe een en ander samenhangt.

Als je later in een kasboek of in Excel wil gaan werken zal dit je van pas komen.

In principe heb je 3 boekingssoorten;

 

Verkoopboek; Opbrengsten.

Inkoopboek; Kosten (en eventueel investeringen)

Kas/Bank; de financiële afwikkeling.

 

Posten die in Verkoopboek open staan zijn nog niet ontvangen en dus vordering op de balans.

Posten die in Inkoopboek open staan zijn nog te betalen en dus schuld op de balans.

Als je het zo verwerkt zijn het debiteuren en crediteuren.

 

Formeel zijn dit onbetaalde nota's of facturen gedateerd voor eindbalansdatum (meestal 31 december) maar nog niet betaald of ontvangen. Posten die na balansdatum zijn gefactureerd maar betrekking hebben op het "oude" jaar neem je als vordering (nog te factureren) of schuld (nog te betalen) op maar dan zonder de BTW want de factuurdatum geeft aan wanneer je de BTW moet/mag verrekenen.

Wat het moeilijker maakt is dat je een privé rekening gebruikt maar die kun je dus gewoon helemaal naar privé boeken aan het einde van het jaar.

 

Je vragen hebben mij geïnspireerd om een Excel model te bouwen volgens het principe zoals op de bijlage vermeld (3 tabs).

Ik denk dat iedereen, ook zonder een boekhoudkundige achtergrond, dit goed begrijpt.

Mijn dank hiervoor.

 

Vriendelijke groet,

HI_Topic_003.pdf