Buitenlandse opdrachtgever & voorschieten lesmateriaal student

[Cattitude]

Beste allen,

 

Sinds kort ben ik aan de slag gegaan als freelance taaldocent voor een buitenlands bedrijf. Dit bedrijf is werkzaam over de hele wereld. Ze betalen hun freelancers vanaf een Duitse bankrekening.

 

De mensen die ik lesgeef zijn expats die naar Nederland zijn gekomen om te werken voor een bekende Nederlandse bank. Deze bank koopt de lessen voor zijn medewerkers in, en stelt ook een budget beschikbaar voor hun lesboeken.

 

Dat budget moet ik 'beheren'. Althans, ik moet de boeken voor de studenten bestellen en dus ook voorschieten. De kosten die ik hiervoor maak, vergoedt het bedrijf (bij voorkeur) tegelijk met de gemaakte uren. De factuur zal dus gemengd zijn, d.w.z. het factuurbedrag bestaat uit:

 

[*]inkomsten waarover ik belasting moet betalen e.d.

[*]het door mij voorgeschoten boek.

 

Even schematisch:

 

 

[*]Ik bestel de benodigde boeken voor de student en schiet de kosten voor. Ik geef les.

[*]Ik vraag de kosten van de boeken terug en factureer mijn gemaakte uren, in één factuur per maand.

[*]Bedrijf betaalt mij per maand de aangeschafte materialen terug en betaalt voor de gemaakte uren.

 

 

Ik heb uiteraard de belastingdienst gebeld en het meisje dat ik sprak kwam met het volgende verhaal:

 

"Bij een Duits bankrekeningnummer wordt de btw in principe verlegd BEHALVE als de aankoop van studiematerialen in Duitsland is vrijgesteld van btw. Dus dat moet je eerst uitzoeken. In het eerste geval zet je op de factuur: btw verlegd naar buitenland. In het tweede geval zet je op de factuur: vrijgesteld van btw in Duitsland."

 

Even later bleek echter dat ze niet had begrepen dat het niet om boeken gaat die ik zelf mag houden, maar om boeken voor de student. Toen volgde er een ander verhaal dat ik niet meer volgde, dus weet nog steeds niet hoe het zit en vertrouw de kennis van de medewerkers van de belastingdienst ook niet echt meer (na eerdere verkeerde adviezen aldaar).

 

Wel herinner ik me dat ze zei dat ik de boeken op naam van de student kan kopen, maar wat houdt dit concreet in? Dat ik de boeken van privégeld moet kopen, of juist beter vanaf mijn zakelijke rekening (ik krijg daarop immers ook de vergoeding gestort).

 

Kortom, hoe zouden jullie dit doen? Ik wil geen problemen krijgen met mijn btw-administratie door het door elkaar lopen van zaken.

 

Vriendelijk groet van Judith.

 

[4711]

Misschien is het niet zo heel simpel als je zou denken.

Je kan namelijk verschillende standpunten m.b.t. de omzetbelasting innemen in deze:

 

- Je kan vinden dat de bijkomende prestatie (kopen/leveren van lesboeken e.d.) opgaat in de hoofdprestatie (taalonderwijs).

 

- Je kan vinden dat je naast 'onderwijzer' óók boekenleverancier bent (zou ik persoonlijk niet doen overigens).

 

- Je kan vinden dat je op naam en voor rekening van 'cursisten' (of de opdrachtgever) allerlei inkopen doet (van o.a. lesmateriaal) en dat dit dus een doorlopende post is.

 

Hamvraag lijkt mij eigenlijk:

Waarom neemt een bekende Nederlandse bank een buitenlandse onderneming in de arm - die vervolgens jou in NL inschakelt om dit allemaal te regelen - om expats Nederlands hier ter plaatse te leren?

En: waar is die buitenlandse onderneming gevestigd eigenlijk...? (het feit dat zij een Duitse bankrekening hebben die zij dan kennelijk voor betalingen gebruiken is volgens mij niet heel relevant namelijk)

En natuurlijk: heeft die buitenlandse onderneming een (EU) BTW nummer?

 

(Dan heb je ook de bijkomstige vraag: Is taalonderwijs ook in bijvoorbeeld Duitsland vrijgesteld van BTW...?)

 

[Cattitude]

- Je kan vinden dat de bijkomende prestatie (kopen/leveren van lesboeken e.d.) opgaat in de hoofdprestatie (taalonderwijs).

 

Dit bedoelde de Belastingdienst-medewerker denk ik. Maar dan zou het bedrijf dus bovenop de door mij betaalde BTW nog eens 21% btw moeten betalen, voor een boek van € 40 dus rond de € 8. En dat dan voor elk door mij gekocht boek, zullen er op jaarbasis wel 10 kunnen worden. Ik denk niet dat ze daar blij van worden, dus deze optie lijkt me niet de beste.

 

- Je kan vinden dat je naast 'onderwijzer' óók boekenleverancier bent (zou ik persoonlijk niet doen overigens).

Nee, inderdaad. Lijkt me niet zo handig.

 

- Je kan vinden dat je op naam en voor rekening van 'cursisten' (of de opdrachtgever) allerlei inkopen doet (van o.a. lesmateriaal) en dat dit dus een doorlopende post is.

Dit is de situatie.

Mijn vraag is: hoe regel ik dit boek bestellen/betalen het meest eenvoudig? Liefst verwerk ik het namelijk niet in mijn boekhouding, aangezien ik niet sna hoe ik dat moet doen met btw en zo. En ik hoop stiekem dat je de uitgaven en vergoeding gewoon tegen elkaar weg kan strepen. Maar waarschijnlijk kan dat niet zomaar?

Ik zou ook bv het boek van mijn privégeld kunnen kopen, ik krijg het bedrag toch terug. Ik weet alleen niet of het dan een probleem is dat de vergoeding van de door mij voorgeschoten studieboek-kosten tegelijkertijd vergoed worden met de door mij gemaakte uren (oftewel: ik moet alles tegelijkertijd factureren, en krijg alles in één betaling betaald). Er lopen dan dus twee zaken door elkaar: een privé-transactie en een zakelijke inkomst. Dit kan mij misschien problemen opleveren, doordat de administratie dan 'raar' wordt? Met raar bedoel ik: als ik maar een deel van een ontvangen bedrag van een opdrachtgever verwerk in mijn boekhouding. Of is dit geen probleem?

 

Hamvraag lijkt mij eigenlijk:

Waarom neemt een bekende Nederlandse bank een buitenlandse onderneming in de arm - die vervolgens jou in NL inschakelt om dit allemaal te regelen - om expats Nederlands hier ter plaatse te leren?

Omdat het een internationaal bedrijf is, dat internationaal opereert, voor een internationaal werkende bank (ING). De bank-medewerker uit bijvoorbeeld Duitsland komt naar Nederland en het bedrijf waar ik voor werk regelt allerlei dingen, zoals huisvesting, kinderopvang maar ook taalles.

 

En: waar is die buitenlandse onderneming gevestigd eigenlijk...? (het feit dat zij een Duitse bankrekening hebben die zij dan kennelijk voor betalingen gebruiken is volgens mij niet heel relevant namelijk)

Brazilië.

 

En natuurlijk: heeft die buitenlandse onderneming een (EU) BTW nummer?

Ga ik achteraan. Ik hoop van wel want die heb ik wel nodig voor op de factuur, heb ik mij laten vertellen door de Belastingdienstmedewerker.

 

(Dan heb je ook de bijkomstige vraag: Is taalonderwijs ook in bijvoorbeeld Duitsland vrijgesteld van BTW...?)

Ben ik aan het uitzoeken.

 

Verdorie, er komt uiteraard weer veel meer bij kijken dan ik dacht, werken voor een buitenlandse opdrachtgever. "Was ik maar bij moeder thuis gebleven!"

 

[Cattitude]

Overigens heb ik gisteren dit gevraagd aan de accounting manager van het bedrijf:

 

"Can you please tell me which billing address I have to use? I guess xxxxx's address in Germany, because I heard from my friend who works for you as well that she got paid by a German bank account.

 

I need to know this to keep my facturing/VAT correct, so there won't be any problems with the Dutch tax authorities."

 

 

En ik kreeg vandaag dit antwoord:

 

"You don't need to send me the invoice by the post just by email is fine.

And you must not add Vat as we are a foreign company you don't have to include it."

 

Klinkt mij wat makkelijk in de oren, Ik bedoel, dat kan wel allemaal zo zijn, maar ik heb ook regels waar ik me aan dien te houden. Of zie ik het verkeerd?

 

[wimj]

Ik ben geen deskundige, maar jij moet je aan bepaalde regels houden. Of je opdrachtgever vindt dat je BTW in rekening moet brengen of niet is even niet relevant.