fout in factuurnummering

[nielsngt]

Hi Beste mensen.

 

Ik hoorde dat factuurnummering altijd strak gelijk oplopend moet zijn. Welnu ben ik dat voor mezelf gaan controleren en kom er achter dat dit niet altijd het geval is.

Zou ik jullie alsjeblieft om advies mogen vragen over een fout in mijn factuurnummering? 

 

januari   2018001  tot 2018032

februari 2018033 tot 2018069

maart   2018069 tot 2018112 

ect ect.

 

Nu komt het volgende voor dat er in elke maand wel 2 a 3 facturennummering ontbreken ( bijvoorbeeld 2018021  en 2018027). 
Verder loopt mijn factuurnummering strak en loopt helemaal door tot deze maand 2018467.
Nu ontbreken er dus factuurnummeringen in de maanden (dus ook geen factuur). Is dit heel erg?

Hoe kan ik dit anders vermelden om het opvolgend te maken. Kan ik dan bijvoorbeeld in december de missende factuurnummers gebruiken (maar wel met de data van december) of is dit juist helemaal verkeerd? 
Hoe los ik dit nu anders op?

Alvast erg bedankt voor je hulp en tijd!

5 december 2018 aangepast door nielsngt

[Rik ·]

15 minuten geleden, nielsngt zei:

Nu komt het volgende voor dat er in elke maand wel 2 a 3 facturennummering ontbreken ( bijvoorbeeld 2018021  en 2018027). 
Verder loopt mijn factuurnummering strak en loopt helemaal door tot deze maand 2018467.
Nu ontbreken er dus factuurnummeringen in de maanden (dus ook geen factuur). Is dit heel erg?

Ja, dat is erg. Want de belastingdienst (en jij) weten nu niet wat er eventueel op die facturen gestaan hebben. Jij zegt dat ze ontbreken maar hoe kan iemand dat zien???

 

Heb je overigens ook een reden waarom deze nummers kunnen ontbreken? Zo ja, dan zou ik adviseren dit goed te documenteren. Maak per ontbrekende factuur een blanco pagina en schrijf hier het factuurnummer op met een verwijzing naar een toelichting. Schrijf dan die toelichting hoe het voor kan komen dat deze nummers ontbraken (met weer een terugverwijzing naar die nummers). Zolang je dit goed documenteert en zolang dit eenmalig is denk ik dat je er bij een controle wel mee weg kunt komen (hoewel ik geen expert ben op dat gebied).

 

Ga niet lopen klungelen door het nummer opnieuw te gebruiken voor facturen in december want dan maak je er helemaal een potje van. Het beste is dit dus goed te documenteren en zorgen dat dit niet meer voorkomt.

 

En welkom op het ondernemersforum Higherlevel 

 

 

5 december 2018 aangepast door Rik ·

[nielsngt]

Hi Rik, Bedankt voor je snelle antwoord.

4 minuten geleden, Rik · zei:

 

Heb je overigens ook een reden waarom deze nummers kunnen ontbreken? Zo ja, dan zou ik adviseren dit goed te documenteren.

 

 

De reden is als volgt. Ik geef training en coaching  1op1 tot 1op4 mensen. Ik maak dan aan het einde van de maand mijn factuur op, voor elk persoon een persoonlijk factuur.

Nu wordt er soms gevraagd om van 2 losse facturen 1 factuur te maken. ( voor waarschijnlijk mee te nemen in de boekhouding  voor bedrijf)
 

De training of coaching zijn vaak onbekende van elkaar, wordt dus gedaan als het bekende van elkaar zijn.

 

12 minuten geleden, Rik · zei:

Maak per ontbrekende factuur een blanco pagina en schrijf hier het factuurnummer op met een verwijzing naar een toelichting. Schrijf dan die toelichting hoe het voor kan komen dat deze nummers ontbraken (met weer een terugverwijzing naar die nummers). Zolang je dit goed documenteert en zolang dit eenmalig is denk ik dat je er bij een controle wel mee weg kunt komen (hoewel ik geen expert ben op dat gebied).

 

Moet ik dit nu bij elk factuurnummering die mist aangeven?

[Rik ·]

Zojuist, nielsngt zei:

Nu wordt er soms gevraagd om van 2 losse facturen 1 factuur te maken. ( voor waarschijnlijk mee te nemen in de boekhouding  voor bedrijf)

Dat zou je dan eigenlijk met een creditnota op moeten lossen. Ze hebben de factuur eigenlijk al gehad dus daarna zou je niets meer mogen wijzigen. Ik zou voor dit probleem toch even kijken hoe je dat in de toekomst op gaat lossen. Als het om de laatste factuur(nummer) gaat dan kun je die wel weer hergebruiken maar facturen ertussenuit halen moet je gewoon niet doen.

 

1 minuut geleden, nielsngt zei:

Moet ik dit nu bij elk factuurnummering die mist aangeven?

Gewoon een blanco (of factuurpapier-) pagina per factuur maken en daar opzetten:

 

Factuurnummer 1234 ontbreekt.

Zie toelichting achterin d.d. 05-12-2018.

 

En dan een toelichting:

 

Toelichting ontbrekende facturen 2018.

d.d. 05-12-2018

Bij controle is gebleken dat de volgende facturen ontbreken in de administratie.

De reden is etc. etc.

en dan de opsomming van de facturen.

(als het een bekende reden is eventueel met vermelding hoe je dit in de toekomst oplost)

 

Op die manier heb je het in ieder geval gedocumenteerd. Wat je als reden gebruikt weet ik even niet. Je kunt er natuurlijk gewoon eerlijk over zijn dat je facturen samengevoegd hebt maar dan moet je er ook echt voor zorgen dat dit in de toekomst niet meer voor gaat komen. Je kunt natuurlijk ook een andere smoes verzinnen maar over het algemeen denk ik dat eerlijkheid hier het langste werkt. Je dacht gewoon dat ontbrekende facturen geen probleem gaven.

 

Wellicht kan het voor de toekomst een oplossing zijn om altijd extra van te voren te vragen hoe er gefactureerd kan worden (alles naar 1 adres of aparte facturen). Achteraf vragen om van 2 facturen 1 factuur te maken brengt alleen maar problemen met zich mee (zeker voor jou). Waarom zou het ontvangende bedrijf beide facturen niet individueel in kunnen boeken...

 

Je kunt natuurlijk wel de tenaamstelling van een of beide facturen achteraf nog veranderen. Dat brengt minder problemen met zich mee dan het laten vervallen van een factuur. Dat is natuurlijk ook een grijs gebied maar is achteraf niet meer te zien in jouw administratie.

 

 

 

[nielsngt]

Oke heel erg bedankt Rik. Ik ga er meteen achteraan. Blij dat ik er nu zo achterkom, dan kan ik er werk van maken.

Gaat in principe over 8 facturen die de volgorde onderbreken. Valt mee, maar moet wel recht gezet worden.

 

Dank en fijne avond 

[JansenmeteenJ]

De facturen zijn dus wel gemaakt, maar na uitreiking vervolgens op verzoek verwerkt in een andere factuur.

Dan zou deze facturen gewoon kunnen uitprinten en met de hand opschrijven; in overleg klant verwerkt in factuur nr:........

Overigens zet ik dan in zo'n zeldzaam geval altijd op de volgende factuur:

 

Credit factuur nummer_.........

Werkzaam heden etc etc.

 

Wat je inderdaad kan doen is bij het aanmeld formulier een veld over facturering maken:

 

Cursist gegevens

Naam, adres etc etc

 

Factuur gegevens

Factuur mag naar: 

Bedrijf  etc etc

[clemens74]

Hoi Niels,

Ik zorgde er altijd voor dat eventuele aanpassingen, dubbel aangemaakt facturen etc. wel in de boekhoud-map terug te vinden zijn. Een groot kruis erdoor en eventueel correspondentie met de klant eraan vastnieten of iets dergelijks.

Eventueel een credit (min)factuur maken en ze naar elkaar laten verwijzen.

In ieder geval voorkomen dat er een nummer ontbreekt zonder reden.