Voor het berekenen van de btw-aangifte moet je de cumulatieve cijfers verminderen met de cijfers van de aangiften over de voorgaande perioden.
Een btw-aangifte vul je in aan de hand van de saldo’s op de verschillende grootboekrekeningen. De saldo’s op deze rekeningen zijn een optelsom van alle bedragen die het hele jaar door op die rekeningen geboekt zijn (cumulatieve cijfers). Als je bijvoorbeeld aangifte over het 4e kwartaal wilt gaan doen, kun je dus niet zo maar de saldo’s van de grootboekrekeningen invullen. Je vult dan namelijk de saldo’s van het hele jaar in en niet van alleen het 4e kwartaal. Je zou hierdoor over de omzet van het hele jaar btw betalen, terwijl je dit ook al in de voorgaande drie kwartalen hebt gedaan. Om dit probleem op te lossen, moet je de voorgaande perioden aftrekken van het totaal. Hierdoor houd je alleen de laatste periode over.
Deze wijze van berekenen voorkomt ook dat je correcties in voorgaande perioden vergeet aan te geven. Als je namelijk, nadat je al aangifte over het 3e kwartaal hebt gedaan, nog correcties gaat doorvoeren in het 3e kwartaal of de kwartalen ervoor, dan zijn deze correcties niet te zien in de cijfers van het 4e kwartaal. Naar aanleiding van de correcties zou je een suppletie-aangifte kunnen versturen of je corrigeert het bedrag in de eerstvolgende reguliere aangifte. De laatste optie kan wanneer het gaat om € 1000 of minder.
Stel, je hebt in één jaar de volgende omzet behaalt:
1e kwartaal: € 100
2e kwartaal: € 500
3e kwartaal: € 20
4e kwartaal: € 80
Op de grootboekrekening omzet staat dus aan het einde van het jaar € 700. Per kwartaal heb je de omzet al aangegeven en de btw betaald. Als je nu aan het einde van het jaar de btw-aangifte over het 4e kwartaal wilt invullen, kun je dus niet zomaar die € 700 invullen, want dan betaal je btw over de omzet van het hele jaar. Je moet natuurlijk alleen btw betalen over de omzet van het 4e kwartaal, in dit geval over € 80. Om de omzet van het 4e kwartaal te bepalen, moet je de voorgaande perioden aftrekken van het totaal. De voorgaande perioden heb je al € 620 aangegeven. Het totaal is € 700. Als je € 620 van € 700 aftrekt, houd je € 80 over om aan te geven in de aangifte over het 4e kwartaal. Het zelfde principe geldt voor de berekening van de btw-aangifte over het 2e en 3e kwartaal.