BusinessControll

Ik ben blij dat ik je tref op een goede dag dan:) Indien er uiteindelijk toch anders wordt gedacht over mijn topic dan begrijp ik dat hij alsnog wordt gesloten. Ik heb van een aantal bedrijven gehoord dat ze juist over zijn gegaan op maandelijkse abonnementen aangezien er op die manier meer kostenbewustzijn wordt gecreëerd bij afdelingsmanagers waardoor ze niet zomaar lukraak nieuwe 'werkplekken' vergeven. Je punt met betrekking tot de extra administratieve kosten die dit met zich mee brengt is inderdaad wel iets wat ik in gedachten moet houden wanneer ik deze manier wil verkennen. Zou het een goed alternatief kunnen zijn om wel een maandelijks tarief aan de werkplekken te koppelen maar deze alleen te gebruiken voor de berekening van in hoeverre een werkplek aan een bepaalde afdeling doorbelast dient te worden? Bijvoorbeeld: Wanneer een werknemer van afdeling X gebruik maakt van een werkplek met een lifecycle van 3 jaar wordt eenmalig de volledige kosten voor die werkplek doorbelast aan afdeling X, maar wanneer die werknemer na 2 jaar uit dienst gaat wordt het tarief voor het overige jaar teruggeboekt. De organisatie is een zorginstelling met 6000 medewerkers, een deel daarvan werkt op de kantoren op vaste werkplekken, een deel daarvan werkt op locaties met mobiele werkplekken en er is een groep werknemers die gebruik maakt van beide. De gebruikers dienen in te loggen op een domein en de licenties zijn gebruikers gekoppeld. Het is dus niet zo dat 1 medewerker 2 licenties in gebruik heeft. De vaste werkplekken staan voornamelijk in kantoortuinen waarin iedereen op elke computer kan inloggen. Wat je hier zegt is een probleem waar ik vaker over na heb gedacht. Ik ben gevraagd om een manier van kostenbeheersing te vinden met behulp van doorbelastingsmethodieken, echter lijkt het mij dat er een stap aan vooraf moet gaan en dat is het op orde krijgen van de administratieve organisatie. Bedankt voor het delen van jouw optiek op dit vraagstuk, nuttige input!

In dit geval verschaft de afdeling Informatie en automatisering de werkplekken aan werknemers van andere afdelingen dus de afdeling I&A is hier de aanbieder. Aangezien ik een ondernemer probeer te helpen bij zijn vraagstuk en via deze manier nieuwe inzichten probeer te vergaren hoop ik dat het meer als ondernemingsvraagstuk dan studievraagstuk wordt gezien.

Dag allen, Momenteel ben ik bezig met het schrijven van mijn scriptie met betrekking tot de beheersing van de ICT kosten waarbij de focus ligt op de kosten omtrent (mobiele) werkplekken. Allereerst, met werkplek wordt bedoeld alle mobiele telefoons, laptops en tablets met daarop de benodigde software die door de afdeling Informatie & Automatisering worden verschaft aan werknemers van de organisatie. Het gaat hier dus uitsluitend om de mobiele werkplekken en niet om vaste werkplekken op locaties. Momenteel kampt de organisatie met het probleem dat afdelingsmanagers zomaar 'werkplekken' aanvragen. Dit komt omdat de afdelingsmanagers niet kostenbewust genoeg zijn wat op zijn beurt weer komt doordat slechts 1/3 van de kosten van een werkplek aan de afdelingen worden doorbelast. Om even een beeld te schetsen: Een werkplek brengt ongeveer €2500,- aan kosten met zich mee en op dit moment worden er ongeveer . Ongeveer €800,- hiervan bedragen hardwarekosten en de overige €1700,- bedragen softwarekosten. Loonkosten voor het werk klaarmaken van werkplekken en het oplossingen van storingen etc. worden daar nog helemaal niet in meegenomen. Momenteel worden alleen de hardwarekosten (€800) doorbelast aan de afdeling waar de werkplek in gebruik wordt genomen en de overige kosten worden als kostenpost van de afdeling Informatie & Automatisering gezien. Verder is het binnen de organisatie niet helemaal duidelijk wat er gebeurt met de werkplekken op het moment dat een werknemer uit dienst treedt. De registratie van de werkplekken gebeurt rommelig en op het moment dat een werkplek een '2e leven' krijgt wordt deze werkplek opnieuw doorbelast wat lijdt tot een dubbele doorbelasting. De vraag van de organisatie is om tot een betere methode van kostenbeheersing van deze werkplekken te komen. Hoe ik er momenteel naar kijk is om een kostprijs van werkplekken te berekenen aan de hand van kostprijsberekeningen als : Activity based Costing, Opslagmethode of de kostenplaatsenmethode en wanneer dit berekend is te kijken naar hoe deze kosten het best doorbelast kunnen worden naar de afdelingen waar de werkplek in gebruik wordt genomen. In mijn optiek kan ik twee kanten op om de vraag van de organisatie te beantwoorden: 1. Ik ga op basis van de meest geschikte kostprijsberekening de kosten voor een werkplek berekenen en deze werkplekken geheel doorbelasten aan de afdelingen waar ze in gebruik worden genomen en procedures schrijven voor de registratie van werkplekken op het gebied van uitdiensttreding van werknemers. 2. Ik ontwikkel een abonnementsvorm waarbij de afdeling Informatie & automatisering eigenaar blijft van de werkplekken en waarin afdelingen een maandelijks bedrag betalen per werkplek aan de afdeling Informatie & automatisering. Om de prijs van het abonnement te bepalen zullen de kosten per werkplek worden berekend. Het doel van mijn bericht hier is om te achterhalen op welke manier andere organisaties dit vraagstuk tackelen. Welke manier hanteert jullie organisatie en welke manier denk je dat ik het best kan hanteren gebaseerd op de hierboven omschreven situatie? Alvast bedankt voor alle hulp:) (Indien het niet de bedoeling is dat ik een vraagstuk als dit hier plaats hoor ik het ook graag)