Wannes

Ik wil jullie allemaal hartelijk danken voor de uitgebreide reacties. Ik ben me uiteraard bewust van mijn bewaarplicht als ondernemer. Wellicht had ik eerder de reflex moeten hebben om alle pdf’s vanuit Twinfield te downloaden (of kopieën naar mezelf sturen), dat is een wijze les voor de toekomst. Ik ben er altijd vanuit gegaan dat die bestanden beschikbaar zouden blijven, omdat ze (a) automatisch binnen de Twinfield-omgeving gegenereerd worden, en (b) deze ‘bewaring’ middels een softwarepakket door mijn boekhouder wordt onderhouden. Wij betalen hem daarvoor, dus ‘kosteloos’ zou ik dat niet noemen. Wel ben ik van mening dat mijn boekhouder mij duidelijk had moeten maken dat - door de overgang naar exactonline - mijn oude pdf’s onbereikbaar zouden worden. Dat heeft hij verzuimd, en ik vind dat op zijn minst slordig, maar eigenlijk gewoon onprofessioneel.

Mijn vrouw en ik zijn beiden zzp'er, wij hebben samen een kleine VOF en besteden onze boekhouding uit bij een administratiekantoor. Nu is er het volgende gebeurd. Tot eind vorig jaar verstuurden wij onze facturen vanuit Twinfield, omdat onze boekhouder hiermee werkte. Enkele weken geleden is hij overgeschakeld van Twinfield op Exactonline. In Exactonline staan al onze oude verkoopfacturen wel opgelijst, en ik kan ze opgelijst downloaden als excel-file, maar de pdf's van alle facturen zijn bij de verhuis van Twinfield naar Exactonline verloren gegaan. Ik vind dat onhandig, omdat ik bij tijd en wijlen zo'n oude factuur zou willen downloaden. Soms vraagt een klant ernaar, of zijn er andere redenen dat zo'n oude pdf nodig is. Mijn vrouw heeft er bijvoorbeeld een aantal nodig voor haar pensioendossier. Op dit moment kunnen wij dus niet meer aan die oude pdf's. Ik heb onze boekhouder laten weten dat we dit onhandig en vreemd vinden, maar hij schijnt de ernst van de zaak niet te zien. Hij bezorgt ons de grootboekrekeningen en beweert dat dat voldoende is. Maar ik vraag me toch af of hij niet gewoon verplicht is om dit archief bij te houden en raadpleegbaar te maken. Ik heb hem gevraagd of hij ons de oude facturen wil bezorgen. Daarvoor moet hij naar eigen zeggen contact opnemen met Twinfield en dat gaat geld kosten. Ik ben van mening dat wij niet voor die kosten moeten opdraaien. Hoe zit dit precies? Hebben jullie advies voor ons? Veel dank alvast!