Vraagje ivm archivering facturen en verantwoordelijkheid boekhouder.

[Wannes]

Mijn vrouw en ik zijn beiden zzp'er, wij hebben samen een kleine VOF en besteden onze boekhouding uit bij een administratiekantoor. Nu is er het volgende gebeurd. Tot eind vorig jaar verstuurden wij onze facturen vanuit Twinfield, omdat onze boekhouder hiermee werkte. Enkele weken geleden is hij overgeschakeld van Twinfield op Exactonline. In Exactonline staan al onze oude verkoopfacturen wel opgelijst, en ik kan ze opgelijst downloaden als excel-file, maar de pdf's van alle facturen zijn bij de verhuis van Twinfield naar Exactonline verloren gegaan. Ik vind dat onhandig, omdat ik bij tijd en wijlen zo'n oude factuur zou willen downloaden. Soms vraagt een klant ernaar, of zijn er andere redenen dat zo'n oude pdf nodig is. Mijn vrouw heeft er bijvoorbeeld een aantal nodig voor haar pensioendossier.
Op dit moment kunnen wij dus niet meer aan die oude pdf's. Ik heb onze boekhouder laten weten dat we dit onhandig en vreemd vinden, maar hij schijnt de ernst van de zaak niet te zien. Hij bezorgt ons de grootboekrekeningen en beweert dat dat voldoende is. Maar ik vraag me toch af of hij niet gewoon verplicht is om dit archief bij te houden en raadpleegbaar te maken. Ik heb hem gevraagd of hij ons de oude facturen wil bezorgen. Daarvoor moet hij naar eigen zeggen contact opnemen met Twinfield en dat gaat geld kosten. Ik ben van mening dat wij niet voor die kosten moeten opdraaien.
Hoe zit dit precies? Hebben jullie advies voor ons? Veel dank alvast!

[herman van der helm]

Voor jou nu lastig, maar voor anderen: Altijd facturen in eigen beheer opslaan. Zelf heb ik de papieren versie ook beschikbaar voor snel naslaan.

[Joost Rietveld]

beste Wannes

 

In eerste instantie ben je als ondernemer zelf verantwoordelijk voor de gevolgen van de wettelijke bewaarplicht. Sterker nog: je moet er wettelijk gezien voor zorgen dat alle facturen (inkomend en uitgaand) beschikbaar zijn in het format waarin jij ze ontvangen of verstuurd hebt en dat ze reproduceerbaar zijn bij een boekencontrole door de fiscus.

 

Dat je ze gescand en geüpload hebt naar Twinfield is enkel een service die het verwerken van de boekhouding in hun software mogelijk maakte. Dat is geenszins een vervanging voor de wettelijke bewaarplicht. Ik hoop dat je de originele facturen nog bewaard hebt.

 

groet

Joost

[shoptillyoudrop]

40 minuten geleden, Wannes zei:

Ik ben van mening dat wij niet voor die kosten moeten opdraaien.

 

Waarom zou derden (een boekhouder) kosteloos een archief met jullie facturen in PDF formaat in stand moeten houden?

 

Heb je een contract met hen waarin dat staat?

Anders is het toch jullie eigen verantwoordelijkheid om de factuurinfo te bewaren. Dat gaat niet ineens over op iemand anders alleen maar omdat jullie zaken doen.

 

 

 

[Daxto.com]

Hallo Wannes,

 

Wat een vervelende uitdaging. Hopelijk kunnen jullie, al dan niet via de boekhouder, bij Twinfield nog de originele gespecificeerde facturen achterhalen.

 

Als ondernemer ligt de verantwoordelijkheid altijd bij jezelf. Het bijhouden van een eigen administratie is dan ook een must, zelfs als er gebruik wordt gemaakt van externe boekhouders en/of boekhoudpakketten. Het is verstandig om periodiek alles te downloaden en te archiveren. Nog verstandiger is om elke inkoop- en verkoopfactuur direct bij ontvangst of verzending te bewaren in een eigen administratie.

 

Ook de Belastingdienst heeft graag dat een ondernemer de volledige boekhouding van de afgelopen jaren kan overleggen bij een controle. Alleen om die reden al is het belangrijk alle facturen, origineel en dus gespecificeerd, beschikbaar te hebben en te houden.

 

Hopelijk kan dit probleem achteraf nog worden opgelost. Veel succes daarmee. Het is wellicht ook verstandig om vanaf nu, naast de boekhouder en/of het boekhoudprogramma, zelf een archief bij te houden met facturen, memoriaalboekingen, aangiftes en rapporten. Rapporten zoals de balans, resultaten en jaarrekeningen.

Op die manier heb je altijd een back-up mocht er onverhoopt iets gebeuren of benodigd zijn. De betere boekhoudprogramma's hebben hier dan ook een handige export-knop voor zodat het ook nog eens heel eenvoudig is.

[StevenK]

Die PDF's die je verstuurd hebt, vallen onder je bewaarplicht en als het systeem niet zo is dat elke PDF die je verstuurt ook opgeslagen wordt, dan zit daar best een manco.

 

Ik vind, aangezien dat systeem door je boekhouder aangeboden is, dat die daarin zeker ook een verantwoordelijkheid heeft, maar zoals hierboven aangegeven heb je zelf daarin ook een verantwoordelijkheid en je had je eerder moeten beseffen dat het niet bewaren van die PDF's een probleem is.

 

Jouw boekhouder is hierin de professional en daarom vind ik dat de grootste verantwoordelijkheid bij hem ligt. Hij had zich moeten beseffen dat het overstappen tot dit soort gevolgen zou leiden. Het in kaart brengen van de gevolgen van de overstap op een ander informatiesysteem is toch wel een soort van basisactie bij die overstap. 

 

 

 

[shoptillyoudrop]

3 uur geleden, StevenK zei:

(...) aangezien dat systeem door je boekhouder aangeboden is (...)

 

En wat is dat dan precies wat "aangeboden" is?

 

Ik zou het niet weten verder.

Of meen je misschien dat hier sprake van "zorgplicht" is... En dan: op basis waarvan? 

Het enkele feit dat de dienstverlener (in jouw ogen) een 'professional' is en dan de afnemer (kennelijk dan 'niet-professional') dat dan niet is? Lijkt mij sterk hier.

 

Blijft een verantwoordelijkheid van desbetreffende ondernemer. Maar misschien kan hij/zij wel met veel poeha (en met een behoorlijke kostenpost!!) proberen om zijn/haar gelijk te krijgen via juridische weg, wie weet.

Ik zou dan denken dat het veel goedkoper zou zijn om gewoon het bedrag te voldoen dat gevraagd wordt om via de aangeboden weg de gegevens te reconstrueren.

 

Maar dat ben ik natuurlijk...

 

 

[Cosara]

3 uur geleden, StevenK zei:

Jouw boekhouder is hierin de professional en daarom vind ik dat de grootste verantwoordelijkheid bij hem ligt. Hij had zich moeten beseffen dat het overstappen tot dit soort gevolgen zou leiden. Het in kaart brengen van de gevolgen van de overstap op een ander informatiesysteem is toch wel een soort van basisactie bij die overstap. 

Daar ben ik het ook wel mee eens. De boekhouder had zich moeten vergewissen dat de overdracht niet de originele documenten betreft.

De wisseling van informatiesysteem is zijn keuze geweest, niet van de opdrachtgever.
 

8 uur geleden, Wannes zei:

Maar ik vraag me toch af of hij niet gewoon verplicht is om dit archief bij te houden en raadpleegbaar te maken.

Nee, tenzij dat uitdrukkelijk is afgesproken en overeengekomen en daar is blijkbaar geen sprake van.

 

8 uur geleden, Wannes zei:

Ik heb hem gevraagd of hij ons de oude facturen wil bezorgen. Daarvoor moet hij naar eigen zeggen contact opnemen met Twinfield en dat gaat geld kosten.

Vooropgesteld dat dat mogelijk is …

Wat gaat geld kosten … een belletje naar twinfield ?

[Freeaqingme]

13 uur geleden, StevenK zei:

Jouw boekhouder is hierin de professional en daarom vind ik dat de grootste verantwoordelijkheid bij hem ligt. Hij had zich moeten beseffen dat het overstappen tot dit soort gevolgen zou leiden. Het in kaart brengen van de gevolgen van de overstap op een ander informatiesysteem is toch wel een soort van basisactie bij die overstap. 

 

Los van wij wie de verantwoordelijkheid ligt, vind ik eigenlijk dat het in kaart brengen van de gevolgen van zo'n overstap al bij het inrichten van het oorspronkelijke pakket gedaan had moeten worden. Als je er eenmaal van af wil en dat blijkt niet of lastig te kunnen is het immers eigenlijk al te laat.

 

Ik begrijp overigens ook heel goed dat de vraagsteller daar nu niets aan heeft, maar wellicht wel goed om dat nu alvast voor Exact Online te onderzoeken.

[DaMedia]

21 uur geleden, Wannes zei:

Tot eind vorig jaar verstuurden wij onze facturen vanuit Twinfield, omdat onze boekhouder hiermee werkte.

Ik ken Twinfield niet, maar naar aanleiding van deze zin een paar vragen:

- je had zelf ook Twinfield of logde je in op hetzelfde account als de boekhouder?

- je verstuurde via Twinfield je facturen, dat gaat niet via e-mail zodat ze in je uitgaande post staan?

 

[Cosara]

14 minuten geleden, DaMedia zei:

Ik ken Twinfield niet, maar naar aanleiding van deze zin een paar vragen:

- je had zelf ook Twinfield of logde je in op hetzelfde account als de boekhouder?

- je verstuurde via Twinfield je facturen, dat gaat niet via e-mail zodat ze in je uitgaande post staan?

Ik ook niet, maar …

vele, zo niet alle, boekhoud- en facturatieprogramma’s  slaan factuurgegevens niet op als pdf-bestanden, en kunnen desgewenst pdf-bestanden aanmaken op basis van de ingevoerde gegevens en deze in een factuursjabloon weergeven die vervolgens geëxporteerd/gemaild kunnen worden.

 

22 uur geleden, Wannes zei:

In Exactonline staan al onze oude verkoopfacturen wel opgelijst, en ik kan ze opgelijst downloaden als excel-file, maar de pdf's van alle facturen zijn bij de verhuis van Twinfield naar Exactonline verloren gegaan.

Zoals uitgelegd zijn de pdf-bestanden niet verloren gegaan, want ze bestaan domweg niet. 
Alle data zijn van Twinfield naar ExactOnline zijn overgebracht. Het enigste wat ExactOnline of de boekhouder moet doen is de gegevens uit het excel-bestand in een factuursjabloon plakken en als pdf-bestand afdrukken en/of opslaan. Dat zal in ExactOnline ook wel kunnen of anders zijn er factuursjablonen op het het internet te vinden.

[Joost Rietveld]

22 uur geleden, Wannes zei:

Ik vind dat onhandig, omdat ik bij tijd en wijlen zo'n oude factuur zou willen downloaden. Soms vraagt een klant ernaar, of zijn er andere redenen dat zo'n oude pdf nodig is.

WannesMaar je beschikt zelf toch ook over de e-mails en kopie facturen die je verzonden en ontvangen hebt? Of heb je alles telkens weggegooid na het uploaden naar Twinfield?

[Wannes]

Ik wil jullie allemaal hartelijk danken voor de uitgebreide reacties. Ik ben me uiteraard bewust van mijn bewaarplicht als ondernemer. Wellicht had ik eerder de reflex moeten hebben om alle pdf’s vanuit Twinfield te downloaden (of kopieën naar mezelf sturen), dat is een wijze les voor de toekomst. Ik ben er altijd vanuit gegaan dat die bestanden beschikbaar zouden blijven, omdat ze (a) automatisch binnen de Twinfield-omgeving gegenereerd worden, en (b) deze ‘bewaring’ middels een softwarepakket door mijn boekhouder wordt onderhouden. Wij betalen hem daarvoor, dus ‘kosteloos’ zou ik dat niet noemen.

Wel ben ik van mening dat mijn boekhouder mij duidelijk had moeten maken dat - door de overgang naar exactonline - mijn oude pdf’s onbereikbaar zouden worden. Dat heeft hij verzuimd, en ik vind dat op zijn minst slordig, maar eigenlijk gewoon onprofessioneel.

[Joost Rietveld]

35 minuten geleden, Wannes zei:

Dat heeft hij verzuimd, en ik vind dat op zijn minst slordig, maar eigenlijk gewoon onprofessioneel.

helemaal mee eens

[StevenK]

2 uur geleden, Cosara zei:

Ik ook niet, maar …

vele, zo niet alle, boekhoud- en facturatieprogramma’s  slaan factuurgegevens niet op als pdf-bestanden, en kunnen desgewenst pdf-bestanden aanmaken op basis van de ingevoerde gegevens en deze in een factuursjabloon weergeven die vervolgens geëxporteerd/gemaild kunnen worden.

 

Zoals uitgelegd zijn de pdf-bestanden niet verloren gegaan, want ze bestaan domweg niet. 
Alle data zijn van Twinfield naar ExactOnline zijn overgebracht. Het enigste wat ExactOnline of de boekhouder moet doen is de gegevens uit het excel-bestand in een factuursjabloon plakken en als pdf-bestand afdrukken en/of opslaan. Dat zal in ExactOnline ook wel kunnen of anders zijn er factuursjablonen op het het internet te vinden.

Als dat echt zo is, dan doen die vele pakketten dat echt fout, niet alleen vanuit het oogpunt van de bewaarplicht, maar ook vanuit het oogpunt van dataintegriteit. Want als je geen snapshot bewaart van de verstuurde informatie, heb je dus ook niet voldoende garantie dat je daadwerkelijk hetzelfde document opnieuw kunt genereren.

 

Ik weet ik in ieder geval dat het ERP systeem waar ik tegenwoordig mee werk, maar ook de diverse pakketten die ik zelf eerder gemaakt heb, allen een PDF genereren die opgeslagen wordt....

[Cosara]

1 uur terug, StevenK zei:

Als dat echt zo is, dan doen die vele pakketten dat echt fout, niet alleen vanuit het oogpunt van de bewaarplicht, maar ook vanuit het oogpunt van dataintegriteit.

Aan de data-integriteit zal het niet liggen ... alle relevante informatie is en blijft immers beschikbaar.

Alleen de presentatie kan, door gebruik te maken van een ander factuursjabloon, er anders uit gaan zien.

 

2 uur geleden, StevenK zei:

als je geen snapshot bewaart van de verstuurde informatie, heb je dus ook niet voldoende garantie dat je daadwerkelijk hetzelfde document opnieuw kunt genereren.

De verstuurde informatie blijft beschikbaar, maar de presentatie kan er anders uit gaan zien. De wetgeving kent geen vormvereisten voor facturen, maar als de presentatie belangrijk is, dan moet je de facturen als pdf-bestand downloaden en in een eigen locatie opslaan.

[DaMedia]

14 minuten geleden, Cosara zei:

maar als de presentatie belangrijk is, dan moet je de facturen als pdf-bestand downloaden en in een eigen locatie opslaan.

Vandaar dat mijn vraag was: wie verstuurt de facturen en gaat dat via e-mail?
Dan zijn ze via de verstuurde mail in je mailpakket terug te vinden.
Of gaat dat rechtstreeks vanuit het pakket? Heeft die een ingebouwde mail-optie?

[StevenK]

55 minuten geleden, Cosara zei:

Aan de data-integriteit zal het niet liggen ... alle relevante informatie is en blijft immers beschikbaar.

 

Dat zie je toch echt verkeerd. Stel je kiest een nieuwe factuurlayout. Houdt de software dan bij dat alle facturen voor die tijd met de oude layout gegenereerd moeten worden of genereert de software dan alle facturen met de nieuwe layout?

 

En dat geldt eigenlijk voor alle data: als je dynamisch iets genereert, is het maar de vraag of de basis, de opgeslagen data, niet tussentijds veranderd kan worden. Juist daarom wil je vanuit het oogpunt van data-integriteit een snapshot maken van de data die je terug wil kunnen vinden en sterker nog, dat is eigenlijk ook de basis van waarom je een bewaarplicht hebt: de stukken bewijzen de inhoud.

[Cosara]

55 minuten geleden, StevenK zei:

1 uur geleden, Cosara zei:

Aan de data-integriteit zal het niet liggen ... alle relevante informatie is en blijft immers beschikbaar.

 

(1) Dat zie je toch echt verkeerd.

(2)Stel je kiest een nieuwe factuurlayout. Houdt de software dan bij dat alle facturen voor die tijd met de oude layout gegenereerd moeten worden of genereert de software dan alle facturen met de nieuwe layout?

(1) Dacht ik niet ...

(2) De factuur wordt pas opgemaakt als je daar om vraagt, niet eerder, en het wordt ook niet als zodanig bewaart.

De factuurlayout kan die van het boekhoud- of factuurprogramma zelf zijn, en afhankelijk van het programma kan je soms een eigen layout uploaden en gebruiken.

 

De data in de software zijn niet te wijzigen (in ieder geval niet makkelijk) en zijn behoorlijk integer.

Facturen in pdf-formaat daarentegen zijn heel simpel aan te passen, en dat betreft zowel de data als de vormgeving.

8 februari aangepast door Cosara

[Peter73]

16 uur geleden, Cosara zei:

De data in de software zijn niet te wijzigen (in ieder geval niet makkelijk) en zijn behoorlijk integer.

Facturen in pdf-formaat daarentegen zijn heel simpel aan te passen, en dat betreft zowel de data als de vormgeving.

Ik noem eens een voorbeeld, wat nu als je in je boekhoudadres je vestigingsadres wijzigt en een oude factuur opnieuw laat genereren? Durf je er echt je hand voor in het vuur te steken dat je op die nieuw gegenereerde PDF ook nog steeds het oude, originele adres ziet? 

 

Het hangt er heel erg vanaf hoe het gebouwd is. Maar als er geen snapshot gemaakt is zou ik daar niet zomaar vanuit gaan. 

 

[Cosara]

5 uur geleden, Peter73 zei:

Ik noem eens een voorbeeld, wat nu als je in je boekhoudadres je vestigingsadres wijzigt en een oude factuur opnieuw laat genereren?

Een nieuw vestigingsadres wordt getoond op het eerstvolgende factuurnummer na de wijziging.

Het zou geen goed programma zijn als oude facturen met het nieuwe adres worden aangemaakt, hetgeen betekent dat het adres eenmalig wordt opgeslagen en bij elke factuur uit het geheugen wordt opgehaald. Als dan zijn data niet integer. Ik zou zeggen …een kwestie van verkeerd programmeren.

 

Het geschetste voorbeeld komt tot uiting als de factuur op voorbedrukt briefpapier wordt geprint of als je het adres in de lay-out opneemt en niet in de data.

[DaMedia]

Ik neem aan dat factuurprogramma's met templates werken waarop de basisgegevens staan. Bij een adreswijziging zou best een template aangepast kunnen worden. Dan is de vraag hoe een factuurprogramma daar mee om gaat, slaat het dan een tweede template op die vanaf dan wordt gebruikt, of wordt de eerste aangepast en vervolgens gebruikt, dus ook bij herprinten oude facturen?

 

Ik realiseer mij nu dat ik in mijn (eigen gemaakte) factuurpakket het template heb aangepast (nieuw BTW-nummer) en dat die dus ook voor het herprinten van oude facturen wordt gebruikt. Gelukkig heb ik ook overal een PDF van, gemaakt op het moment van versturen.

[Rik ·]

1 uur terug, DaMedia zei:

Ik realiseer mij nu dat ik in mijn (eigen gemaakte) factuurpakket het template heb aangepast (nieuw BTW-nummer) en dat die dus ook voor het herprinten van oude facturen wordt gebruikt. Gelukkig heb ik ook overal een PDF van, gemaakt op het moment van versturen.

Ik denk ook dat de meeste pakketten zo werken (mijn eigen gemaakte pakket ook).

Maar door de bewaarplicht kun je er inderdaad vanuit gaan dat de e-mails ook bewaard blijven (want die horen daar ook bij) 

 

(Grote bedrijven als Ziggo, KPN, Essent, Eneco, etc. hebben dit vaak ook. Als je in je eigen omgeving een oude factuur download, wordt die vaak met het nieuwe logo en briefpapier gegenereerd. Er zijn maar weinig omgevingen waar ik dan ook echt de originele PDF voorgeschoteld krijg.)

 

[DaMedia]

6 minuten geleden, Rik · zei:

Er zijn maar weinig omgevingen waar ik dan ook echt de originele PDF voorgeschoteld krijg.

Bij mij binnenkort wel, ik ga de oude template weer inbouwen.

Factuurdatum voor wijziging: template 1, factuurdatum na wijziging: template 2. Dat zou ook voor factuurprogramma's niet moeilijk moeten zijn, is 1 regel extra code.

[Rik ·]

2 minuten geleden, DaMedia zei:

Bij mij binnenkort wel, ik ga de oude template weer inbouwen.

Bij mij is het veel meer dan één template. Het zijn minimaal 30 records voor posities van kop- en sluitregels, adres, datum en andere dingen (voor offerte, order en factuur voor af- en aanleveren documenten). En dat eventueel in 3 talen. En dat alles wordt over een PDF A4'tje heen gegooid voor de uiteindelijke PDF. En dan kunnen de gebruikers ook nog wel eens de kop- en sluitregels tijdelijk veranderen met b.v. "wij zijn met vakantie van dan tot dan" of "ons bankrekeningnummer is gewijzigd" in het rood. Misschien geen essentiële data maar je krijgt er op die manier nooit de originele factuur mee terug. Of je moet ook daar weer een datum aanhangen. Dit ga ik niet graag aan mijn gebruikers uitleggen (want die pakken uiteraard altijd de verkeerde layout-regel). Of ze veranderen een regel en vragen zich dan af waarom het op de factuur die ze nét gemaakt hebben niet gewijzigd is (want ze veranderen die regel natuurlijk omdat het opviel dat ze er nog iets bij wilde hebben).

 

De meest zekere methode zou dan zijn om bij het genereren van die PDF, die PDF ook als bijlage aan de factuur te hangen (als bestand). Eigenlijk net als dat ie nu in het mail-archief hangt. Dit zou dan wel zorgen voor een vergroting van 70 tot soms wel 200 of 300KB per factuur (bij sommige klanten wegens kleurverloop in de onderliggende PDF). Prima mogelijk (10 regels programmeren) maar ik heb de vraag eigenlijk nog nooit gekregen 

 

[Ward van der Put]

30 minuten geleden, Rik · zei:

De meest zekere methode zou dan zijn om bij het genereren van die PDF, die PDF ook als bijlage aan de factuur te hangen (als bestand). Eigenlijk net als dat ie nu in het mail-archief hangt.

Het e-mailarchief bewijst ook dat je de factuur daadwerkelijk hebt uitgereikt, een wettelijke vereiste, en niet slechts voorbereid, klaargezet, aangemaakt of wat dan ook.

 

En als de e-mail met PDF-factuur in oorspronkelijke vorm en verzendbewijs toch al in het e-mailarchief wordt bewaard, hoef je die niet elders nog een keer te archiveren.