Hoi,

 

ik heb een factuur gestuurt naar een klant met uiterste betaaldatum van bijv. 21 oktober. Nu is deze niet betaald en komt een collega van mij toevallig die klant tegen (op 20 Oktober). Nu zegt deze dat de factuur nooit is ontvangen.

 

Mag ik nu deze factuur nogmaals ongewijzigd verzenden?

Ondanks dat betalingstermijn verlopen is?

 

 

Dat kan. Factuurdatum en uiterste betaaldatum staan in principe los van de daadwerkelijke verzenddatum.

 

Wat je niet moet doen: Een nieuwe factuur sturen met een recentere datum. Dat stelt de uiterste betaaldatum uit, maar je komt ook in de knoei met de boekhouding, zeker als de eerste factuur in het vorige kwartaal lag. Dan moet je nl voor de belastingdienst de eerste opgeven als oninbaar etc, nodeloos gedoe.

Een factuur is een factuur en een factuur krijgt bij aanmaak een geaddresseerde, een nummer, een datun en een bedrag. Zo gaat die factuur in je boekhouding en naar de klant. De basisgegevens in die factuur moet je niet meer veranderen. Als de klant zijn factuur kwijt is (veel gebruikte smoes) stuur je hem een "kopie" van de factuur, omdat hij het origineel al gehad heeft.

 

Wil je een klant een "nieuwe" factuur sturen, dat moet je eerst de oude factuur in je boekhouding krediteren en vervolgens een nieuwe factuur maken. Maar dat zou ik niet doen.

 

Groeten,

Nils

 

Een veelgebruikte methode is om de orginele factuur opnieuw af te drukken (op briefpapier enzo...). Deze factuur ziet er exact zo uit als de orginele (datum en factuurnummer zijn gelijk aan de ontbrekende, oorspronkelijke factuur)...

 

Het netste is om in dit geval op de factuur te vermelden (en dat is dus wel extra) dat het een KOPIE betreft. Vaak zie je daar dan een regeltje bij staan als 'voor gelijkluidend exemplaar:' gevolgd door een met de hand gezette paraaf.

 

Zo kan je klant de factuur gewoon als orgineel gebruiken, terwijl hij er ook meteen op gewezen wordt dat er met deze factuur een risico is dat 'ie dubbel betaald wordt (als de oorspronkelijke factuur toch nog opduikt).

 

Bovendien is het naar de belastingdienst een bescherming voor jouw bedrijf. Als er twee facturen met hetzelfde nummer aangetroffen worden bij een klant, kan er twijfel ontstaan over de betrouwbaarheid van jouw administratie. Om die twijfel te voorkomen plaats je dus zo'n melding op je herprint van de factuur.

 

Ik zal niet in details treden hoe die dubbele factuur jou in de problemen kan brengen, want daarmee zou ik mensen die verkeerd willen juist weer op ideeën kunnen brengen en dat wil ik niet.

Die herinnering heeft 2 nadelen in dit geval:

 

- Tis niet zo charmant als hij de eerste echt niet heeft gehad.

- Als de eerste echt niet is ontvangen, heeft die klant nog steeds geen factuur.