Afsluiten boekjaar

[Bas]

Er zijn al een aantal verschillende onderwerpen over het afsluiten van een boekjaar, echter kan ik er geen vinden welke mij 100% duidelijk maakt wat er nu precies gebeurt. Wellicht kan iemand aan de hand van een voorbeeld duidelijk maken wat er nu precies aan mutaties gedaan wordt.

 

Als voorbeeld heb ik op 31-12-2009 de volgende fictieve grootboeken:

 

 

 

 

Balans	Bank	€ 10.000,00
Balans	Debiteuren	€ 2.500,00
Balans	Prive opnames / stortingen	€ 12.000,00 (elke maand een bedrag van € 1.000,00 opgenomen)
Balans	Inventaris	€ 5.000,00
Balans	Leningen	€ -2.500,00
Balans	Crediteuren	€ -1.500,00
Winst / Verlies	Kantoorartikelen	€ -1.500,00
Winst / Verlies	Afschrijvingen	€ -2.000,00
Winst / Verlies	Rente op leningen	€ -100,00
Winst / Verlies	KM Vergoedingen	€ -1200,00
Winst / Verlies	Overige kosten	€ -5.000,00
Winst / Verlies	Omzet groep 1	€ 15.000,00
Winst / Verlies	Omzet groep 2	€ 6.000,00

 

Daarnaast is er nog een voorraad die een waarde vertegenwoordigd van € 5.000,00.

 

Welke mutaties moeten er in bovenstaande boekhouding gedaan worden om het jaar 2009 correct af te sluiten en 2010 op de juiste manier te beginnen?

[ecofin]

Bas,

 

De, fictieve, cijfers moeten nog wel iets worden gecompleteerd:

Onder balans versta ik dan de rekeningen tot/met crediteuren en toegevoegd een rekening voorraad met 5.000

Balans

Debettelling 34.500 Credittelling 4.000. Per saldo dus 30.500

Resultaat

Debettelling 9.800 Credittelling 21000 Per saldo -11.200

Op zijn minst heb ik derhalve nog b.v. een rekening Kapitaal nodig met een bedrag van 19.300. Hierdoor krijgen de balansrekeningen in totaal een saldo van 11.200 debet.

 

De vraag (omtrent het afsluiten):

maak een laatste journaalpost:

Saldo winst (b.v. nr 9999) debet 11.200

Aan Kapitaal credit 11.200

 

Daardoor zijn alle balansrekeningen samen nihil evenals overigens alle resultaatrekeningen. De Balansrekeningen kunnen vervolgens in 2010 geopend worden.

 

John

[Bas]

John, bedankt voor je antwoord. Het is mij toch nog niet geheel duidelijk. Wat wordt bedoeld met de rekening "Kapitaal" en hoe wordt deze opgemaakt?

 

Het openen van de balansrekeningen is toch ook niet zomaar het overnemen van de getallen van vorig jaar? Bijvoorbeeld de post "Prive opnames" moet in het nieuwe jaar toch op € 0,00 beginnen?

[Sander DS-Finance]

Hoi Bas,

 

wat ik niet begrijp is dat je al vanaf 2002 actief bent (website) en dat je nu tegen zulke zaken aanloopt.?

 

Kapitaal rekening is het eigen vermogen van de ondernemer. Dat zijn winsten, opnames privé en stortingen van uit prive. Daarmee sluit de balans weer (debet moet altijd gelijk zijn aan credit).

 

Ik denk dat er beter geholpen kan worden als je niet over fictieve cijfers spreekt en ook je beginbalans aan iemand laat zien (uiteraard wel doen via een PM want niet iedereen hoeft dat te zien)

[Bas]

Ik ben inderdaad al vanaf 2002 bezig met de diensten die ik aanbied, echter ben ik vanaf dit jaar volledig zelfstandig. De jaren hiervoor was ik ook werkzaam bij een werkgever en daarmee had ik een constructie waarbij ik de meeste zaken niet zelf hoefde te regelen. Nu ik dit allemaal zelf moet gaan doen loop ik hier dus (helaas) tegenaan.

 

Het overgrote deel van de boekhouding is redelijk duidelijk voor mij, heb hierbij hulp gehad van een LOI cursus. :)

Loop echter tegen het afsluiten van het boekjaar aan en het lukt me maar niet om me deze stof eigen te maken.

[Sander DS-Finance]

Met andere woorden. Tot en met 2008 verantwoorde je je inkomsten als Resultaat uit Overige Werkzaamheden?

 

Zo ja, gaf je daarbij ook aan dat je investeringen had gedaan? Zo ja, dan zijn dat de beginwaarde van openingsbalans (wel rekening houden met de afschrijving op de aanschaf) aan de debetzijde. Credit staat dan kapitaal (of eigen vermogen).

 

Na alle mutaties gemaakt te hebben, heb je dan een kolommenbalans per 31-12. Alle debet posten moeten gelijk zijn aan de creditposten in de balans. Grote kans dat een verschil hebt, maar dat moet je resultaat van het boekjaar zijn. Als het dan weer sluit, heb je de balans per 31-12.

 

Je resultatenrekening bestaat uit opbrengsten minus kosten (let op, dat is wat anders dan uitgaven!!). Het saldo is je resultaat (winst of verlies) en die moet je in de balans hebben opgenomen. Dit saldo moet dus sluiten met het saldo in je Eigen vermogen (ook wel kapitaal rekeningen genoemd).

 

Zo niet... zoek het verschil!!!

 

Doe ook een herberekening van de BTW om te kijken of je alles en correct hebt aangegeven!!

 

Als alles sluit, ga je door naar het volgende jaar. De resultatenrekeningen zijn leeg dan weer leeg. Op de balans maak je bij de jaarovergang de volgende boekingen:

 

Privé opnames en resultaatboekjaar weg boeken tegen Eigen vermogen (met andere woorden, totaal rekening kapitaal ultimo boekjaar, is openingsbalans Eigen Vermogen). De BTW rekening boek je ook tegen, zodat deze ook weer leeg zijn. Het saldo van de BTW rekeningen boek je op afdrachten BTW zodat de betaling (of ontvangst) dit saldo weer opheft.

 

In het nieuwe jaar boek je weer zoals je het afgelopen jaar hebt geboekt en aan het einde van het jaar doe je de hele exercitie weer.

 

[Hermes Ratgers]

meestal hoef je niet een derelijke afsluitboeking te doen (van winst naar kapitaal).

Dat is afhankelijk van het pakket waarmee je werkt.

 

Wat mij ook opvalt is dat je zegt een voorraad te hebben. Ik zie echter geen vooraad beginpost en geen inkopen.

Werk je misschien met Davilex (daar kom ik wel eens halve beginbalansen tegen namelijk)?

[Bas]

Mijn vorige werkgever nam mijn persoonlijke administratie mee naar zijn boekhouder, die regelde dit dus allemaal. Hier heb ik eigenlijk zeer weinig kijk op gehad in al die tijd.

 

In al die jaren heb ik nooit een investering gedaan, de opdrachten die ik kreeg voerde ik bij mijn werkgever uit. Het enige wat ik deed was de BTW afdragen en elke maand geld uit mijn bedrijf halen. Het resultaat was na elk jaar dus nul, alle omzet minus btw afdrachten was mijn winst en dit maakte ik over naar mijn prive rekening. De boekhoudtechnische afwerking verzorgde mijn werkgever. Het eigen vermogen van de onderneming is dan in begin 2010 dus eigenlijk nul, correct?

 

Vanaf heden wil ik het dus allemaal zelf gaan doen, maar ik wil eerst een soort van basiskennis opdoen, zodat ik ook weet wat er in de boekhouding gebeurt.

 

Inmiddels weet ik dat investeringen geen verlies zijn en hoe afschrijvingen werken, uiteraard weet ik hoe de BTW afdracht werkt en ken ik het verschil tussen de verschillende soorten grootboeken (balans, winst/verlies, etc). Echter wil ik voor mijn eigen voldoening ook (exact) weten hoe de eindbalans opgemaakt wordt in de boekhouding.

 

Zoals ik nu begrijp gaat het dus als volgt:

Omzet hele jaar: € 11.900,00 (€ 10.000 ex btw).

Kosten hele jaar: € 5.950,00 (€ 5.000,00 ex btw).

Winst cq. resultaat: € 5.000,00

 

BTW hele jaar: € 950,00 (€ 1.900,00 - € 950,00). Deze is eerst naar BTW R/C rekening geboekt en dit is na betaling weggeboekt tegen de betaalrekening.

 

Prive opnames: € 2.500,00

Totaal op bank: € 2.500,00

 

Aan de hand van bovenstaande info is het eigen vermogen € 5.000,00

Dit klopt, want het resultaat is ook € 5.000,00

 

De mutaties die ik nu moet doen zijn dus als volgt?

- Prive opnames € -2.500,00 > Kapitaalrekening € 2.500,00

- Bankrekening € -2.500,00 > Kapitaalrekening € 2.500,00

 

Mutaties begin nieuwe jaar:

- Bankrekening € 2.500,00 > Kapitaalrekening € -2.500,00

 

Balans in het nieuwe jaar:

Bankrekening € 2.500,00

Kapitaalrekening € 2.500,00

Totaal eigen vermogen: € 5.000,00

 

Sorry voor de lap tekst, hopelijk heb ik mezelf een beetje duidelijk weten te maken.

[ecofin]

Als ik net zo snel door de bocht ga, met jou mee, dan heb ik

 

Bank debet 3.450

Eigen vermogen credit 2.500

Schuld aan belastingdienst credit 950

 

Ja, sorry hoor, maar als je het "vertikt" om netjes journaalposten te maken en elke mutatie per stuk te volgen dan ga je onherroepelijk onderuit, zoals nu met het saldo van de bank. Je hebt immers 11.900 ontvangen van je opdrachtgevers, 5.950 betaald aan kosten en daarnaast 2.500 opgenomen voor privé. Dan resteert 3.450 en dat klopt ook want je resultaat is immers 2.500 maar je moet nog wel die BTW afdragen.

 

Nu houd ik op om met je mee te gaan door die snelle bocht:

 

Je maakt nu een echte balans en resultatenrekening per eind 2009; heb je dan rekening gehouden met overlopende posten zoals de bankkosten voor het 4e kw 2009 die begin 2010 eerst bekend worden. Mogelijk bestaan er nog andere overlopende posten zoals rente e.d.

 

En dan: die BTW. Wel rekening gehouden met de KOR? Volgens mij is je resultaat nl. 950 hoger omdat je die BTW mag behouden.

 

Aha, dan zien je cijfers er dus ineens heel anders uit.

 

[Bas]

Ecofin, het is niet mijn bedoeling om kort door de bocht te gaan. Uiteraard bewaar ik in mijn boekhouding alle mutaties per grootboek. Ik laat voor het overzicht alleen alle randzaken als eventuele rentes, leningen, een KOR regeling (uberhaubt niet van toepassing) etc weg. Op die manier kunnen we met relatief weinig getallen een voorbeeld maken.

 

Dat er uiteindelijk meer weggeboekt moet worden is logisch en mij ook geheel duidelijk. Het gaat mij erom wat ik met de balans moet doen aan het einde van het jaar, nadat alle 'normale' mutaties gedaan zijn. Zoals ik in mij vorige post ook aangeef is de belasting reeds afgedragen ook zijn de rentes verwerkt. Voor het gemak gaan we er ook vanuit dat er geen openstaande facturen meer zijn. Het resultaat op de betaalrekening is dan dus € 2.500,00.

 

Nogmaals mijn vraag, klopt het voorbeeld in mijn vorige bericht?

[Sander DS-Finance]

ik kom op de volgende balans

 

Bank 3450 debet (11900[omzet]-5950[kosten]-2500[prive opname])

 

Totaal debet 3450

 

Eigen vermogen (winst - prive opname) 2500

Te betalen BTW 950 [1900-950]

 

Totaal credit 3450

 

Resultaten rekening

Omzet 10000

Kosten 5000

 

Winst 5000

 

Overigens, openingsbalans is nul debet en nil credit

[ecofin]

Bas,

 

Op basis van je premissen kloppen de gegevens. Je hebt dan

 

Bank D 2.500

Eigen vermogen C 2.500

 

Die balans, hoe simpel ook, is dan in evenwicht en presenteert de eindbalans en dus ook de openingsbalans voor het volgend boekjaar.

 

Wat is er dan gebeurd met die afsluiting in 2009?

Het resultaat (saldo van baten- en lastenrekeningen) is via de rekening Saldo winst overgeboekt naar het eigen vermogen.

Privé-opnamen en -stortingen zijn overgeboekt naar het eigen vermogen.

De telling van alle balansrekeningen is nihil; evenals die van de resultatenrekeningen.

Dus op naar het volgend boekjaar.

 

PS je hebt het hier en daar over grootboek en grootboeken maar dat geeft mogelijk wat misverstand. De rekeningen (zoals eigen vermogen, bank etc) zijn grootboekrekeningen. Die vormen samen het grootboek (per onderneming bestaat er dus maar één grootboek).

 

Voldoet bovenstaande aan je vraag?

 

John

 

[Sander DS-Finance]

Overigens, zie mijn vorige post. ik houd even geen rekening met overlopende posten en de KOR (zie ook opmerking ecofin).

[Bas]

Helemaal duidelijk, bedankt voor de uitleg. :)