Klant levert teksten niet

[chupskie]

Beste Allemaal,

 

Ik ben eigenaar van een internetbureau, en zit met een aantal vragen.

 

Wij zijn op dit moment voor een klant een website aan het ontwikkelen. We geven altijd de klant de optie om zelf teksten aan te leveren of dat wij onze tekstschrijvers hiervoor inzetten. Nu is de ontwerpfase en de bouwfase afgerond en zijn de teksten nog steeds niet aangeleverd. We hebben al meerdere malen contact gehad met de klant (telefonisch/e-mail), maar tot op heden nog niks ontvangen. Hij geeft aan er steeds niet aan toe te komen, i.v.m. de eigen werkzaamheden van zijn zaak.

 

Hoe kan ik dit nu het beste oplossen? Het project ligt nu namelijk al 2 maanden stil.

 

Het lijkt me ook niet echt een oplossing om het resterende bedrag (wat normaal na afronding van het project wordt gefactureerd) nu al te factureren. Maar wat dan wel?

 

Ik ben erg benieuwd naar jullie tips. Alvast bedankt.

 

M.v.g.

Chupskie

[Louis van Trotsenburg]

Om dit soort problemen in de toekomst te voorkomen zul je het een en ander in je overeenkomsten/opdrachtbevestigingen moeten regelen.

Toen wij onze website lieten optimaliseren werden er strakke tijdslimieten gesteld door de dienstverlener voor de aanlevering van de benodigde gegevens/teksten. Dat moet jij voortaan ook doen.

Voor de onderhavige kwestie: nog één keer schiftelijk een bepaalde tijd geven om de teksten aan te leveren en in de brief opnemen dat je het restant gaat factureren als de gegeven tijdsduur voorbij is.

 

Groeten,

 

Louis

[chupskie]

Beste Louis,

 

Allereerst hartelijk dank voor je reactie.

 

Sinds dit 'probleem' zich voordoet vermelden we dit ook altijd in onze offerte/voorwaarden. Maar bij deze bestaande klant is dit nog niet het geval.

 

Moet dit per post (Ondertekend versturen?) of e-mail? En moet er nog bepaalde eisen in worden vermeld?

Het laatste wat we willen is natuurlijk een ruzie met de klant veroorzaken, dus dit willen dan ook graag voorkomen.

 

Mocht je nog tips hebben, dan hoor ik ze graag. Tot zover nogmaals mijn dank!

 

M.v.g.

Chupskie

[Louis van Trotsenburg]

Ik zou het per post doen, aangetekend komt wellicht wat heavy over en heeft in dit stadium nog geen toegevoegde waarde.

Leg de zaak in de brief op een zo klantvriendelijk mogelijke wijze uit. Jullie hebben (het bulk van) de werkzaamheden gedaan en kunnen dat niet in rekening brengen als gevolg van de nalatigheid van de klant zelf. Het is dan logisch dat je op een gegeven moment moet gaan factureren, dat zal men in moeten zien.

Uiteraard zijn dit altijd lastige zaken. Je wilt je klant niet voor het hoofd stoten, maar je wilt ook niet over je heen laten lopen. (Althans, dat neem ik aan.)

 

Succes met het vinden van de juiste toon.

[chupskie]

We gaan er mee aan de slag, en gaan de klant hiervan per post op de hoogte stellen. We willen inderdaad natuurlijk de klant tevreden houden, maar ook zoals je al aan geeft, niet over ons heen laten lopen.

 

Bedankt voor je tekst/uitleg/hulp.

 

M.v.g.

Chupskie

[John B]

We geven altijd de klant de optie om zelf teksten aan te leveren of dat wij onze tekstschrijvers hiervoor inzetten.

...

Hij geeft aan er steeds niet aan toe te komen, i.v.m. de eigen werkzaamheden van zijn zaak.

Lijkt mij het ideale moment voor een aanvullende offerte voor het alsnog inzetten van jouw tekstschrijvers ... ;-)

 

Maar zonder gekheid, aangezien je factureert bij oplevering, neem ik aan dat je hier een soort acceptatie-formulier voor gebruikt? Dat zou je in dit geval dan ook kunnen hanteren. De klant tekent dan voor het feit dat jij aan al je verplichtingen hebt voldaan en het restant gefactureerd kan worden. Om de relatie goed te houden zou je daarbij eventueel kunnen aangeven t.z.t. de teksten nog in de website te willen plaatsen.

 

Houd er overigens rekening mee dat er andere redenen kunnen zijn voor het niet aanleveren van de teksten. Bijvoorbeeld als de klant financiële problemen heeft en op deze manier jouw rekening voor zich uit schuift.

[djluc]

Als de klant de teksten zelf aan kan passen in een CMS voorkom je dit. Dan lever je op met Lorem Ipsum en kan je indien gewenst de klant begeleiden met het invoeren of het voor de klant uitvoeren (copy-paste) maar dan staat het wel compleet qua order die je hebt gekregen zonder afhankelijkheid van je klant.

[Micha van Veen]

Met statische websites is dit een veel voorkomend probleem. Ook bij CMS websites, want je hebt toch input nodig.

 

In mijn ervaring is het vaak geen onwil van de klanten. ZIj zijn druk met ondernemen, willen een website om diverse redenen en moeten dan opeens iets gaan doen waar ze vaak niet veel ervaring mee hebben en meestal ook geen tijd. Want de onderneming gaat gewoon door en teksten schrijven is vaak geen onderdeel van de onderneming.

 

Je kan van alles dichttimmeren. En dit raad ik ook zeker aan bij grote projecten, maar bij kleinere projecten (en dat proef ik hier een beetje ) doe ik meestal niet zo moeilijk.

 

Ga eerst gewoon het gesprek aan of nogmaals

 

Probeer daarna overeenstemming te krijgen voor een deelfactuur. (Telefonisch met een mail bevestiging)

Opmaak en bouw is 80%. Teksten erin plaatsen is 20% bijvoorbeeld. Heb jij je geld voor de gedane werkzaamheden. Maar bespreek dit in de vorm dat jij de klant begrijpt en zorg dat de klant jou begrijpt

 

Biedt de klant opties. Zoals het tekstschrijven uit te besteden, zoals eerder geopperd?

 

Pas je offerte aan voor volgende projecten

Bijvoorbeeld. 50% bij acceptatie opdracht, 40% bij akkoord website, 10% bij live gaan website.

 

Ik zou niet gelijk gaan beginnen met brieven, aangetekende brieven en weet ik veel wat. Vriendelijkheid, zakelijkheid en openhartigheid werkt in eerste instantie het beste. En ik heb dit probleem vaak gehad en ik heb nog nooit over me heen laten lopen en alles is altijd keurig betaald. En soms kostte mij dat een paar telefoontjes en het geld duurde soms ietsje langer.

 

Een klant kwijtraken is gemakkelijk, een klant houden kost moeite.

 

Micha

 

Even een tip voor statische websites.

Vaak zijn dit kleine websites. Wat ik tegenwoordig doe is de klant na bespreking een kleine technische grove schets geven waarin alle onderdelen staan, zoals navigatie, beelden, functionaliteiten en content. Content vul ik in als voorbeeld van de benodigde tekst volume. En op het moment dat de klant alle teksten en foto's heeft aangeleverd begin ik pas.

Zo'n opzet kost misschien een half uurtje. En dan ligt de bal bij de opdrachtgever. Misschien werkt dit ook voor jouw?