Opdrachtgever heeft er minder voor over.

[pizza]

Ik zit met de volgende situatie:

 

Potentiële opdrachtgever: overheid

Wij: adviesbureau

 

De opdrachtgever vraagt een onderzoek. Via ons netwerk kregen we te horen (van een concullega die deze opdrachtgever al vaker gehad heeft) dat de opdrachtgever wel eens "lastig" doet (bv. niet eens zijn met je bevindingen in je rapportage, wat simpelweg tijd kost). Wij hebben daarom een offerte gemaakt die extra ruim is. Zeg € 1.500,-.

 

Nu mailde de opdrachtgever terug dat hij er € 1.000,- voor beschikbaar heeft. Of we de offerte aan kunnen passen.

 

Het geoffreerde bedrag is ruim en misschien kan het wel in wat minder tijd. Maar de vraag is in hoeverre ik hierin mee moet gaan. Die € 1.000,- is overigens nog steeds meer dan waar we het normaal voor aanbieden.

 

Nu heb ik een aantal opties:

 

1. Voet bij stuk houden, mijn prijs staat. -> de oprachtgever zal waarschijnlijk een andere partij zoeken en vinden die het goedkoper doet

2. Zeggen: We doen het voor die € 1.000,- -> de opdrachtgever gunt het ons, maar de vraag is of we dat zelf wel willen voor die prijs (eigenlijk niet natuurlijk). Bovendien vind ik het nooit goed staan om "zomaar" met de prijs van de ander mee te gaan.

3. Kijken of we een middenweg kunnen vinden: zeg € 1.250,-

 

Wat zou jullie insteek zijn? (zoals jullie wel zijn neig ik heel sterk naar nummer 3).

[Jaap Haagmans]

Ik heb de situatie vaak genoeg meegemaakt en ben er ook te vaak in meegegaan. Als me tegenwoordig zoiets gebeurt maak ik een aangepaste offerte waar ik bepaalde (in mijn ogen) niet essentiële zaken niet op vermeld met daarbij de uitleg dat een offerte gebaseerd is op een inschatting van de hoeveelheid tijd die een opdracht in beslag neemt. Voor een lager bedrag kan ik dus ook minder doen. Gaan ze daar niet mee akkoord, dan is dat een klant waar ik geen interesse in heb.

 

Overigens zou ik altijd een reële schatting maken van de tijd dat iets kost en niet een hoger offertebedrag berekenen omdat je verwacht dat de klant niet tevreden is over het eindresultaat. Baken goed af wat binnen de offerte valt en probeer voor het maken van de offerte duidelijk op papier te krijgen wat de klant van je verwacht. Je bent een adviesbureau, dus als jullie conclusies anders zijn dan de zijne, zal hij daar iets mee moeten doen. Niet jullie. Is de rapportage in zijn ogen onvolledig, dan kun je terugverwijzen naar de gemaakte afspraken.

[ironny]

In geval van je voorbeeld, ligt het offerte bedrag en het bedrag wat de potentiële opdrachtgever er voor wil geven wel erg ver uit elkaar.

Is dat in werkelijkheid ook zo'n groot verschil?

E.e.a. hangt er ook van af hoe graag je die opdracht wil hebben. Wellicht hangen er meer opdrachten aan vast en kun je je hiermee in de kijker spelen. Als het dan nog binnen je marge pas, waarom niet.

Hoe dan ook zou ik wel direct een daad er tegenover laten zetten.

Voor dit bedrag akkoord, maar dan kom ik direct naar je toe om de boel in orde te maken. Direct dealen dus zodat er geen kans is dat je nog verder wordt uitgespeeld.

Wat betreft de woorden van je concullega, daar zou ik persoonlijk geen waarden aanhechten. Achteraf kan iedereen makkelijk praten en moddergooien.

[TwaBla]

 

Een overheid die moeilijk doet over een adviesopdracht van 1000/1500 euro?

 

In december....

[pizza]

In geval van je voorbeeld, ligt het offerte bedrag en het bedrag wat de potentiële opdrachtgever er voor wil geven wel erg ver uit elkaar.

Is dat in werkelijkheid ook zo'n groot verschil?

Ja, dat is in werkelijkheid ook zo'n groot verschil.

 

Alleen liggen de bedragen iets hoger (om ook de vraag van Twabla direct te beantwoorden).

[Micha van Veen]

@ts

 

Via de wandelgangen heb je iets gehoord dat de opdrachtgever misschien lastig kan zijn (roddels?). Dus maak jij de offerte kunstmatig hoog op basis van roddels en niet daadwerkelijk ingeplande uren en/of werkzaamheden.

 

Ik zeg wees dan eerlijk en breng de offerte uit voor 1500 euro waarvan 500 euro zeik tegoed is. Meneer wij hebben gehoord dat u nogal zeikerig bent. Bent u dat deze keer niet, dan bespaard u 500 euro. Wel zo eerlijk.

 

Maar nu even serieus. Je zegt zelf dat je offerte niet helemaal op werkzaamheden is gebaseerd, maar op vermoedens wat mis zou kunnen gaan. Is het bij je opgekomen dat het probleem misschien lag bij de vorige opdrachtnemer. Met dit soort ideeën snap ik de bezuinigingen wel bij de overheid.

 

En je zegt zelf dat jouw voorbeeld schaal klopt, alleen zijn de bedragen hoger. Dus bij een opdracht van een ton, is er een halve ton aan zeiktegoed ingebouwd. Ik hoop zo dat ik het verkeerd begrijp.

 

Ik zeg maak een eerlijke offerte op basis daadwerkelijke werkzaamheden. En plaats een duidelijke clausule waarmee je meerwerk of extra werk ten gevolge van dichttimmert. En als je het echt niet vertrouwd, doe het dan gewoon niet of bespreek het in ieder geval eerlijk met de klant.

 

Micha

[Frans Sijtsma]

Ach, ergens snap ik het wel al is 33% van de totaalsom wel aan de hoge kant

 

Heb zelf ook regelmatig dat ik vooraf al weet dat de kans 80% is dat er gedurende het traject meeruren gaan ontstaan.

Aan de andere kant wil ik gewoon een project aanbieden zonder achteraf gesteggel over meeruren, extra werkzaamheden etc.

 

Probeer maar eens meeruren betaald te krijgen als het werk al lopende is of klaar is. Budget is vastgesteld en de ruimte die er in het begin was is na opdrachtbevestiging vanuit de overheid vaak zeer sterk gereduceerd cq. aan andere projecten toegewezen cq. verdampt.

 

Dat je dus vooraf een bepaalde buffer voor onvoorziene zaken inbouwt is niet verkeerd. Bij de ene opdracht is die buffer voldoende en bij de andere opdracht kom je tekort en per saldo gaat het wel.

 

Daarnaast willen ook overheden tegenwoordig onderhandelen, dus dat je wat onderhandelingsruimte vooraf inbouwt is niet verkeerd

 

Wat je kunt doen is aangeven waar de kosten op gebaseerd zijn:

 

Bijvoorbeeld:

 

- Kosten onderzoek (stel € 450

- Kosten opstellen voorlopig rapport € 150

- Inspraakronde1 € 150

- Kosten gereviseerd rapport € 150

- Inspraakronde 2 € 150

- Kosten Gereviseerd rapport € 150

- Inspraakronde 3 € 150

- Definitief rapport € 150

 

Totaal 1500,--

 

Hierbij kun je aangeven dat je veel ervaring hebt met het soort onderzoeken en dat het lang kan duren tot gelijkaardige overheden tot een definitief rapport komen en dat je daar je prijsstelling op gebaseerd hebt.

 

Ze kunnen zelf kiezen om te besparen door hun eigen huiswerk beter te maken en aan 1 inspraakronde genoeg te hebben. Daarmee sparen ze 2 rondes en 2 rapporten uit waardoor er 600 van de prijs afkan.

 

Op die manier leg je de bal op een transparante wijze bij hun neer zonder ze aan te vallen op door jou gehoorde geruchten omdat je verwijst naar andere overheden.

 

Jij houdt je prijzen in stand en zij gaan hun huiswerk als het goed is beter doen.

 

Succes en volgende keer in mijn ogen iets slimmer zijn in offreren

 

Een overheid die moeilijk doet over een adviesopdracht van 1000/1500 euro?

 

In december....

 

Lol @ in december

 

De tijden zijn een beetje aan het veranderen. Het is lange tijd zo geweest dat de budgetten op moesten in december en de factuur al verstuurd moest worden voor de inkoopopdracht binnen was zo ongeveer. Dat komt nog steeds voor, maar de overheden bezuinigen wel degelijk aan alle kanten en onderhandelen ook waar mogelijk. Is ff wennen, maar het gebeurt echt :) (geen slechte zaak trouwens)

 

 

[JaAf Design]

Inderdaad eens met wat Micha zegt. Je kan een goede clausule met meerwerk inbouwen. Je geeft in je eerder geplaatste bericht aan, normaal minder te vragen voor dezelfde opdracht, dus je kan het voor 1000 - 1250 aannemen, maar doe dat dan met voorwaarden.

 

Geef duidelijk aan dat er een x aantal uren inzitten voor het bedrag dat hij wilt. Gaan ze daarna correcties e.d. vragen, dan kun je die uitvoeren onder de voorwaarde dat de extra uren in rekening worden gebracht boven op het geoffreerde bedrag.

 

Voor hun een motivatie om kort en bondig feed back te geven (misschien hebben ze zelf niet eens door hoe lastig hun manier van werken is voor de uitvoerende partij), en voor jou geen reden om gefrustreerd te raken van de zoveelste aanpassing, want je bent duidelijk geweest over het feit dat jij daarvoor factureert. Het is wel netjes om op tijd aan te geven wanneer ze over hun 'uren tegoed' heengaan, en de bijbehorende extra kosten.

 

Succes!

[pizza]

Dank allemaal!

 

De opdracht is binnen voor 1250, met de duidelijke afspraak dat er maar 1 commentaar ronde plaats vindt.