offertes laten ondertekenen

[mathijs]

Ik heb even een korte vraag over werken met offertes:

 

Ik wil de klant mijn offerte ondertekend laten terugsturen, de vraag is nu hoe die ondertekening precies werkt.

 

Moet ik mijn eigen handtekening er alvast onder zetten, of eerst de klant laten tekenen en daarna pas zelf ondertekenen, of hoor ik een offerte zelf niet te ondertekenen? Mijn kvk nummer, gegevens e.d. staan er natuurlijk al allemaal op.

 

Het gaat om een opdracht van ongeveer 2500 euro, dus de klant en ik willen van de offerte een officiële overeenkomst maken. Maar aangezien ik hem met de post opstuur, wil ik weten hoe dat ondertekenen dan gaat.

[Camelot]

Wanneer je de uitgebrachte offerte als overeenkomst wil laten fungeren dan zal de offerte wel de benodigde bestanddelen moeten bevatten om achteraf problemen te voorkomen. Ik weet niet precies in welke branche je zit, maar zaken als betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, verzuim, tijdsduur opdracht, leveringstermijn, en dergelijke, moeten dan wel goed uit de offerte blijken zodat dit voor beide partijen duidelijk is. Ik zou als eerste de klant de offerte laten tekenen en daarna een door jou getekend exemplaar terugsturen

 

Succes

[P. Verbrugge]

Afhankelijk van in welke branche je zit.

 

Ik laat mensen via Internet bestellen aan de hand van de wizard. Voor er een contract gegenereerd wordt, moet met akkoord gaan met de algemene voorwaarden die men kan lezen.

 

Na akkoord krijgen ze het contract per e-mail binnen waarna ze de bestelling met een handtekening bevestigen.

 

Werkt prima.

[Nils de Witte]

Beste Mathijs,

 

Als jij je offerte stuurt, moet je hem tekenen. Je doet een aanbod (onder bepaalde voorwaarden natuurlijk) en dat moet je bekrachtigen.

 

Als je geen offerte (met handtekening) wil sturen, kun je ook werken met een prijslijst en algemene voorwaarden. Dat is een stuk eenvoudiger, maar niet in alle gevallen toepasbaar.

[Wekkel]

Als bedrijf wil je natuurlijk te allen tijde maximale grip hebben op de inhoud van een overeenkomst. Dat betekent dat je niet geconfronteerd wil worden met stukken die eenzijdig door de andere partij aangepast zijn, maar wel al jouw handtekening hebben. Dat moet je ten alle tijde zien te voorkomen.

 

Als je je offerte getekend stuurt, kan het zo zijn dat deze aangepast en daarna ondertekend wordt door de wederpartij. Alleen jouw administratie van wat je gestuurd hebt (kopie) kan dan enigszins bewijzen dat je de offerte niet inclusief wijziging hebt getekend.

 

Een beter systeem is een ongetekende offerte sturen. Je kan dit op zich al als aanbod zien, dat alleen maar hoeft te worden aanvaard. Na aanvaarding (tekenen klant) heb je dan al een overeenkomst, echter, zonder jouw handtekening erop. Als de offerte wordt gewijzigd en teruggestuurd, geldt dat als een nieuw aanbod, maar dan van de kant van de klant. Dat vormt voor jouw een veel betere positie als daar gezeur over komt. Je handtekening staat er immers niet onder.

 

Nog strikter is de vorm waarbij je standaard bedingt (bv via algemene voorwaarden) dat een offerte pas tot een overeenkomst leidt zodra de klant deze heeft getekend en vervolgens jij. Dan heb je maximale grip op de inhoud van de overeenkomst. Als deze gewijzigd retour komt en de klant acht een overeenkomst tot stand gekomen, kan je repliceren met een beroep op je algemene voorwaarden en het feit van ontbreken van je handtekening onder de offerte/parafen bij wijzigingen. Dan moet je uiteraard wel goed met je algemene voorwaarden omgaan. Stuur die altijd mee met een offerte, ook al is het een bekende klant en laat ze bij voorkeur paraferen en ondertekenen naast de offerte. Dubbel genaaid is altijd beter.

[mathijs]

Normaliter doe ik niet aan ondertekenen, maar 't ging dit keer om een groot bedrag en de klant was een beetje onzeker. Maar alles is goed gegaan, kreeg nog complimenten voor mijn fantastische offerte. En ik verdien er ook goed aan ;)

 

 

[gxjansen]

Als bedrijf wil je natuurlijk te allen tijde maximale grip hebben op de inhoud van een overeenkomst. Dat betekent dat je niet geconfronteerd wil worden met stukken die eenzijdig door de andere partij aangepast zijn, maar wel al jouw handtekening hebben. Dat moet je ten alle tijde zien te voorkomen.

 

Ik stuur altijd een offerte op (via mail) laat de klant tekenen voor accoord voor de factuur én de algemene voorwaarden. Zelf teken ik niet. De klant dient de factuur per snailmail terug te sturen. Ik beveilig de bestanden altijd tegen aanpassingen (klant kan bestanden alleen uitrpinten). Uiteraard is geen enkele beveiliging waterdicht, maar gewoon even doorlezen en dan zie je wel of er mee geknoeit is lijkt mij. Wordt alleen vervelend als het een factuur van heel veel pagina's is. In dat geval is het misschien handiger om de factuur op je eigen briefpapier per snailmail toe- en terug te laten sturen. Of, nog beter: ga gewoon langs bij de klant voor de ondertekening, bij grote bedragen vind ik dat eigenlijk wel zo netjes.