Conflict met boekhoudkantoor (switchen naar ander kantoor)

[L. Vink]

Beste forumleden,

 

Ik heb sinds kort een conflict met mijn boekhoudkantoor. Zij hebben de afgelopen jaren alle administratie ingeboekt. Ook voor 2012 is dit al volledig ingeboekt, alleen moet de jaarrekening nog gedaan worden.

 

Nu wil ik per z.s.m. weg bij dit boekhoudkantoor wegens een conflict over meerwerk.

 

Nu is mijn vraag: kan een andere boekhouderkantoor/account de jaarrekeningen maken voor 2012 als een ander boekhoudkantoor alle administatie vooe 2012 heeft ingeboekt in hun systeem?

 

Ik heb wel de volledige V&W rekening van 2012 en alle kwartaal BTW aangiftes zijn gedaan en betaald.

 

Ik ben namelijk een beetje bang dat mijn huidige boekhouderkantoor zegt: "zoek het maar uit met 2012, we gooien alles uit ons systeem". En dat ik dus de gehele administratie voor 2012 door een nieuwe kantoor moet laten doen. Overigens is er wel gewoon betaald voor de werkzaamheden in 2012, maar ze sturen nu een torenhoge rekening voor meerwerk, dat niet in overleg is gegaan.

 

Zelf hebben we niet de tijd en kennis om 1 heel jaar boekhouding opnieuw te doen.

[DeHaan]

Hallo Vink,

 

de gegevens die het boekhoudkantoor heeft in hun systeem moet je altijd opvragen als backup. Op een USB stick of op een CD-Rom. Op deze manier ben je altijd ervan verzekerd dat een ander administratiekantoor jouw administratie kan overnemen, indien noodzakelijk.

De meeste administratiekantoren zullen er geen probleem mee hebben om je jaarrekening op te stellen, ookal hebben ze niet je administratie over dat jaar verwerkt. Velen zullen echter wel een iets hoger tarief hiervoor rekenen aangezien ze zich moeten "inlezen" in jouw administratie.

 

Mocht je nog vragen hebben, of advies nodig hebben, laat het me maar even weten!

Met vriendelijke groet,

 

Wiebe de Haan

Barchem

[L. Vink]

Hoi Wiebe,

 

Waar ik dus bang voor ben is dat mijn boekhouder geen kopie wel geven en alle info achterhoud, omdat ik de toegestuurde factuur voor het niet afgesproken meerwerk niet wil betalen.

 

Als ik nu om en back-up vraag, dan voelt hij natuurlijk meteen nattigheid.

 

Dan moet 2012 opnieuw en en betaal ik 2 keer. Ik heb tenslotte al maandelijks betaald voor 2012 aan mijn huidige boekhouder. Deze kosten zal ik dan ook wel niet terug krijgen van mijn huidige boekhouder.

 

 

 

[robberttk]

Als alleen de jaarrekening 2012 nog opgesteld moet worden, dan lijkt me dat de kosten al grotendeels gemaakt zijn. Wat hierboven al gezegd is, een nieuw administratiekantoor moet zich inlezen, nog afgezien van de enorme drukte die ze in deze periode al hebben. Ik vraag me af of het in dit geval niet raadzaam is om de jaarrekening 2012 door de huidige boekhouder te laten opstellen en geen nieuwe administratie aan te leveren voor 2013, en dan op zoek te gaan naar een boekhouder/administratiekantoor waar je een goede klik mee hebt. Lijkt me de weg van de minste weerstand in dit geval, en waarschijnlijk ook nog goedkoper uiteindelijk

[Dennis_van_Dijk]

Even terug naar de kern van het probleem: jouw boekhouder stelt meerwerk te hebben verricht waarvan jij zegt dat je er geen opdracht voor hebt gegeven. Wat voor meerwerk zou er verricht zijn waar jij niets van gemerkt hebt of geen voordeel van hebt genoten? Ik begrijp dat jij geen opdracht hebt gegeven voor dit werk, maar heeft de administrateur kunnen aantonen dat jij slechter af zou zijn geweest als het meerwerk niet zou zijn uitgevoerd?

Het is mijn vak, maar als klant zou ik zelf veel liever hebben dat mijn boekhouder uit eigen initiatief meerwerk levert waar ik voordeel aan heb dan dat hij dit niet doet en ik er feitelijk financieel slechter van wordt. Dat staat natuurlijk los van het punt dat er diensten in rekening gebracht worden waar geen opdracht voor is gegeven, maar daar kun je nu harde afspraken over maken voor de toekomst.

[L. Vink]

Tja, Robert, dat zou het beste zijn. Dat de huidige boekhouder alles afrond. Maar dan wel zonder dat ik de flinke factuur voor meerwerk betaal. De factuur voor meerwerk is namelijk 160% van het initieel afgesproken jaarbedrag!

 

Alleen is het maar de vraag of de huidige boekhouder de jaarrekening wil maken als ik het meerwerk van 2012 niet wil betalen. De meerwerk dat ik rekening gebracht is en veel hoger dan de kosten voor een jaarrekening.

 

Ze kunnen mij dus voor het blok zetten:

 

- of ik betaal het meerwerk en dan doen ze ook de jaarrekening

- of ik betaal het meerwerk niet en ze maken niet de jaarrekening en ze houden alle info achter. Dan moet ik 2012 opnieuw laten doen door een andere. deze andere boekhouder mag dan ook de jaarrekening doen natuurlijk.

 

De afweging is dus: is het opnieuw doen van 2012 via een andere boekhouder goedkoper dan het onterecht in rekening gebrachte meerwerk.

 

[L. Vink]

Even terug naar de kern van het probleem: jouw boekhouder stelt meerwerk te hebben verricht waarvan jij zegt dat je er geen opdracht voor hebt gegeven. Wat voor meerwerk zou er verricht zijn waar jij niets van gemerkt hebt of geen voordeel van hebt genoten? Ik begrijp dat jij geen opdracht hebt gegeven voor dit werk, maar heeft de administrateur kunnen aantonen dat jij slechter af zou zijn geweest als het meerwerk niet zou zijn uitgevoerd?

Het is mijn vak, maar als klant zou ik zelf veel liever hebben dat mijn boekhouder uit eigen initiatief meerwerk levert waar ik voordeel aan heb dan dat hij dit niet doet en ik er feitelijk financieel slechter van wordt. Dat staat natuurlijk los van het punt dat er diensten in rekening gebracht worden waar geen opdracht voor is gegeven, maar daar kun je nu harde afspraken over maken voor de toekomst.

 

Hoi Dennis,

 

Ik zit al meerdere jaren bij deze boekhouder. We betalen een vast bedrag per maand voor alle werkzaamheden (voornamelijk inboeken inkoop - verkoopfacturen) exclusief de jaarrekening. Elk jaar krijg ik een verhoging op basis van een inschatting voor het volgende jaar. De afspraak was dat ze elke jaar verhogen als ze verwachten dat het aankomende jaar meer werk zal zijn dan het jaar ervoor.

 

Als in het jaar het werk meer wordt, dan is het hun risico, als het werk minder wordt dan is het mijn risico. Dat was de afspraak.

 

Ik heb dus van 2011 op 2012 een verhoging gehad. Prima, want mijn omzet is stijgende. Maar nu (in februari 2013) geven ze aan dat ze alle uren bijgehouden hebben over 2012 en dat het 2 keer zo veel was dan zel ZELF ingeschat hadden. Dus willen ze nacalculeren en en alle meer-uren in rekening brengen. Dit komt neer op enkele duizenden euros bovenop de reeds betaalde maandelijke kosten. De kosten voor het meerwerk zijn puur en alleen voor het inboeken van de inkoop/verkoopfacturen.

 

Dit was dus zeker niet de afspraak. Er zijn geen afspraken gemaakt over meerwerk of nacalculatie in rekening brengen. Er is tevens geen ondertekend contract waarin de werkzaamheden zijn vastgelegd, maar de werkwijze hebben we al een paar jaar zo. Dus juridische gezien mag je ervan uitgaan dat de werkwijze duidelijk is. Afgelopen jaren heeft er nooit een nacalculatie plaats gevonden.

 

Juridische gezien moet je meerwerk ook van te voren aangeven als je verwacht dat er meerwerk aan zit te komen. Dit moet schriftelijk gedeugelijk gedocumenteerd worden en moet door mij goedgekeurd worden. (begin 2012 is hier een uitspraak over geweest bij het hoge gerechtshof in Den Bosch in een vergelijkbare zaak) Ze hebben dus verzuimd mij op de hoogte te stellen terwijl zij dit begin 2012 al wisten. Het werk wat ze er mee bezig waren is namelijk in 2012 elke maand vrij constant geweest. Een jaar later komen ze nu met een factuur.

 

Ze hebben mij heel 2012 in de waan gelaten dat alles goed was, Nooit geen hint of opmerking in de richting dat ze er 2x zoveel tijd mee kwijt waren. Als ik dit begin 2012 al geweten had, had ik destijds andere maatregelen kunne treffen. Nu zetten zij mij uit het niets voor het blok om even een paar duizend euro te betalen met terugwerkende kracht. Ook mijn maandelijkse kosten voor 2013 gaan per direct 2x zo hoog worden. Ik heb dus niet eens de tijd om een ander kantoor te zoeken.

 

Een fatsoenlijke boekhouder neemt op tijd contact op en geeft je de mogelijkheid om maatregelen te nemen bijv een maand voordat het nieuwe tarief ingaat.

[Dennis_van_Dijk]

Oké, als ik het goed begrijp had je dus een fixed price voor een vast dienstenpakket. In de mantelovereenkomst staat niet opgenomen dat indien er meer dan x% afgeweken wordt van de prognose deze afwijking doorberekend mag worden. In dat geval, en ik heb de onderliggende papieren niet dus onder zwaar voorbehoud, zou ik ook niet akkoord gaan met het geleverde meerwerk. Ik zou het meerwerk ook niet in rekening gebracht hebben maar wel hebben gesignaleerd dat er voor 2013 iets moet veranderen in de kosten die in rekening worden gebracht. Het hele idee van een vaste prijs is dat beide partijen vooraf weten waar ze aan toe zijn.

 

Wat is het argument van het administratiekantoor om deze kosten nu in rekening te brengen? Beroepen zij zich op een clausule in de overeenkomst? Ik ben het overigens niet met je eens dat het meerwerk is. Meerwerk zijn werkzaamheden die niet vooraf zijn afgesproken. De administrateur heeft geen meerwerk verricht, hij constateert alleen dat de in rekening gebrachte bedragen de gemaakte kosten niet dekken. Dit is dus een andere situatie dan die waar het Hof van 's-Hertogenbosch een uitspraak over heeft gedaan.

 

Je kunt je afvragen hoeveel goedkoper je uit bent bij een andere administrateur. Zeker als je meeweegt dat deze zich nog helemaal moet inwerken in jou bedrijf en de wijze van werken. Je kunt natuurlijk rustig gaan shoppen en dat zou ik voor 2013 ook doen. M.b.t. 2012 lijkt het mij dat de administrateur geen poot heeft om op te staan. Als er een overeenkomst is waar jij je aan houdt dan zullen zij moeten leveren. Als jij in je recht staat dan kun je dat desnoods via de rechter afdwingen. Ik kan mij niet voorstellen dat deze bestanden zomaar gewist zullen worden. Vertrouwen komt te voet en gaat te paard...

[L. Vink]

Oké, als ik het goed begrijp had je dus een fixed price voor een vast dienstenpakket. In de mantelovereenkomst staat niet opgenomen dat indien er meer dan x% afgeweken wordt van de prognose deze afwijking doorberekend mag worden. In dat geval, en ik heb de onderliggende papieren niet dus onder zwaar voorbehoud, zou ik ook niet akkoord gaan met het geleverde meerwerk. Ik zou het meerwerk ook niet in rekening gebracht hebben maar wel hebben gesignaleerd dat er voor 2013 iets moet veranderen in de kosten die in rekening worden gebracht. Het hele idee van een vaste prijs is dat beide partijen vooraf weten waar ze aan toe zijn.

 

Wat is het argument van het administratiekantoor om deze kosten nu in rekening te brengen? Beroepen zij zich op een clausule in de overeenkomst? Ik ben het overigens niet met je eens dat het meerwerk is. Meerwerk zijn werkzaamheden die niet vooraf zijn afgesproken. De administrateur heeft geen meerwerk verricht, hij constateert alleen dat de in rekening gebrachte bedragen de gemaakte kosten niet dekken. Dit is dus een andere situatie dan die waar het Hof van 's-Hertogenbosch een uitspraak over heeft gedaan.

 

Je kunt je afvragen hoeveel goedkoper je uit bent bij een andere administrateur. Zeker als je meeweegt dat deze zich nog helemaal moet inwerken in jou bedrijf en de wijze van werken. Je kunt natuurlijk rustig gaan shoppen en dat zou ik voor 2013 ook doen. M.b.t. 2012 lijkt het mij dat de administrateur geen poot heeft om op te staan. Als er een overeenkomst is waar jij je aan houdt dan zullen zij moeten leveren. Als jij in je recht staat dan kun je dat desnoods via de rechter afdwingen. Ik kan mij niet voorstellen dat deze bestanden zomaar gewist zullen worden. Vertrouwen komt te voet en gaat te paard...

 

Hoi Dennis,

 

Inderdaad een fixed price voor een vast dienstenpakket. Er is hiervoor geen getekende overeenkomst. Ook zijn er geen Algemene voorwaarden. Het betreft hier een ouderwets boekhouder die zonder contracten werkt. We hebben deze werkwijze 3 jaar geleden afgesproken met elkaar maar nooit vastgelegd in een contract. In de uitspraak vanhet gerechtshof staat ook dat het de verantwoordelijkheid van de boekhouder is om dit te documenteren. Als jij dit niet doet, verzuimt hij. Daar de werkwijze al 3 jaar zo is, mag je er dus juridisch van uit gaan dat de werkwijze zo is als hij altijd geweest is. Dit volgens mijn advocaat.

 

Aanpassingen in de vorm van nacalculatie is nooit onderdeel geweest van de afspraak en ook niet van de werkwijze van de afgelopen 3 jaar. Terwijl als ik nu terug kijk, was destijds het maandelijkse bedrag dan ook niet toereikend geweest. Toen was nacalculatie nooit ter sprake gekomen. Natuurlijk niet omdat het geen onderdeel was van de afspraak. Nu zou je kunnen denken dat ik dus jaren voordeel heb gehad, maar ik ben nooit ergens van op de hoogte gebracht en dacht altijd dat alles OK was. Dan hadden ze de jaarlijkse verhoging van 2011 op 2012 meteen goed moeten doorrekenen.

 

Het argument is: we hebben meer tijd besteed dan ingeschat, dus we willen meer geld. De werkelijke reden zal waarschijnlijk zijn omdat ze een nieuw kantoor hebben en meer personeel en dat hun kostenniveau nu hoger ligt.

 

Ik ga hoe dan ook weg bij deze boekhouder. Ik word gewoon genaaid door deze boekhouder.

 

Overigens is er wel meerwerk verricht voor ander advies en deze tarieven die in rekening gebracht zijn, zijn marktconform en deze wil ik ook gewoon betalen. (ook hier was van te voren geen prijs aangegeven, achteraf blijken ze marktconform en dus betaal ik deze wel gewoon)

[Incasso Consult]

Ik zou toch proberen met de boekhouder om de tafel te gaan zitten en tot een compromie te komen met inbegrip van het afmaken van de boekhouding over 2012.

Misschien heb je toch iets over het hoofd gezien in het contract.

[L. Vink]

Ik zou toch proberen met de boekhouder om de tafel te gaan zitten en tot een compromie te komen met inbegrip van het afmaken van de boekhouding over 2012.

Misschien heb je toch iets over het hoofd gezien in het contract.

 

Er was geen contract dus kan ik ook niks over het hoofd gezien hebben ;)

 

Maar het is inmiddels "opgelost". Ze hebben aangegeven de factuur voor meerwerk te crediteren. De jaarrekening 2012 laten we door ons nieuwe accountantskantoor maken en mijn oude boekhouder zal de administratie netjes overdragen.

 

 

[Incasso Consult]

Gefeliciteerd. Heb je goed opgelost.