Mogen wij huurkosten factureren namens een ander?

[sanderP]

Wij zijn een bemiddelaar in kantoorruimte en nemen de administratie van de verhuurder uit handen. Er is een huurovereenkomst tussen de verhuurder en de huurder. Verder is er een overeenkomst tussen ons en de verhuurder.

 

We willen het zo regelen dat wij degene zijn die de huurder factureert.

 

Dus elke maand sturen wij een factuur aan alle verschillende huurders uit onze naam. Vervolgens willen wij één verzamelfactuur aan de verhuurder sturen, zodat wij alle door ons gefactureerde huur kunnen doorbetalen aan de verhuurder. Dit zou dus een negatieve factuur / credit factuur / self billing factuur of iets dergelijks moeten betreffen.

 

Ik begrijp dat hier nogal wat haken en ogen aan zitten:

- wij factureren aan de huurder, terwijl we niet degene zijn die de dienst levert (de kantoorruimte)

- wij doen self billing richting de verhuurder.

 

Dus die vraag is: is dit mogelijk en zo ja hoe?

 

Ik heb er online niet veel over kunnen vinden, afgezien van wat info over self billing regels in 2013:

http://www.meijburg.nl/nl/mailings/Documents/Bijlage%20factureringsregels%20per%201-1-2013.pdf

http://www.rendement.nl/fa/nieuws/id6991-nieuwe-factureringsregels-voor-de-btw-in-2013.html

 

Dank!

 

Sander

[Dennis_van_Dijk]

Jazeker kan dit. Sterker nog, je vindt het wiel echt niet uit met het opzetten van deze dienst ;)

[sanderP]

Hoi Dennis,

 

Dank voor je reactie. Ik heb voor dit vraagstuk eerder een fiscalist ingeschakeld, die aangeeft dat het volgens hem niet kan. Hij zegt het volgende:

 

- Wij kunnen alleen factureren aan huurders op eigen naam als we zelf een huurovereenkomst sluiten met de verhuurder en dan die ruimtes zelf weer doorverhuren, hetgeen niet wenselijk is.

 

- Wij kunnen alleen een creditnota sturen naar een partij waaraan een debetnota is verstuurd: kortom, het voorgestelde uitbetalingsmodel moet worden aangepast.

 

- Hoe werkt het wel?

 

1. Wij factureren namens de verhuurder (met een factuurnummer van de verhuurder!) aan huurders.

2. Wij factureren op eigen naam de bemiddelingsfee aan de verhuurder.

3. Wij sturen maandelijks een overzicht van de binnengekomen huur (incl. BTW) aan de verhuurder (met eventueel de onderliggende facturen in de bijlage). De verhuurder draagt de BTW af aan de belastingdienst (of wij dragen af namens de verhuurder; met factuurnummer van verhuurder!).

 

Ikzelf vind dit wat te complex voor alle partijen en ga liever voor de constructie, zoals ik hem in mijn eerste post heb beschreven, maar begreep dus van mijn fiscalist dat dat niet kon. Ben jij het eens met zijn analyse?

[Dennis_van_Dijk]

Oh wacht even, lees ik even over een woordje heen, namelijk onze in uit onze naam, Waarom zou je dat willen? Het enige wat van belang is is dat je de huurpenningen gewoon op jullie bankrekening ontvangt.

Je stelt de facturen op voor de verhuurder, op zijn briefpapier en op zijn BTW-nummer. De verhuurder levert immers de belaste prestatie. Je geeft op de factuur aan de de huur moet worden overgemaakt op jullie bankrekening o.v.v. het factuurnummer. Je zorgt er gewoon voor dat iedere verhuurder een eigen reeks heeft zodat deze niet door elkaar heen lopen.

Het bedrag komt op jullie rekening binnen, je trekt er jullie factuur (inclusief BTW) vanaf en stort het restant door naar de verhuurder. Die draagt de omzetbelasting af en het is helemaal klaar. Je wilt niet de BTW-administratie voor de verhuurder gaan doen want die kan wel meer hebben lopen dan alleen de verhuur van deze ruimten.

 

Zo zou ik het doen, en zo wordt het heel vaak gedaan. Overigens ben ik van mening dat je de factuur ook op jullie briefpapier zou kunnen verrichten. Op deze manier doe je ook niet aan selfbilling. Lijkt mij allemaal veel helderder, voor alle partijen.

[sanderP]

De redenatie voor onze opzet bestaat uit de volgende twee punten:

 

- We willen zorgen dat de verhuurder er geen administratie aan heeft. Dus in plaats van al die verschillende verkoopfacturen (er kunnen vrij veel huurders zijn) + 1 factuur voor de commissie vanuit ons, zouden we dit willen terugbrengen tot 1 credit verkoopfactuur vanuit ons waar alles in gespecificeerd staat.

 

- Verder kan onze software het op dit moment niet aan om namens verschillende verhuurders facturen te sturen en met verschillende reeksen, maar dit punt is natuurlijk ondergeschikt.

 

Het zijn inderdaad doorgaans verhuurders die andere hoofdactiviteiten hebben, dus we willen het voor de verhuurder administratief zo licht mogelijk maken.

 

Overigens ben ik van mening dat je de factuur ook op jullie briefpapier zou kunnen verrichten. Op deze manier doe je ook niet aan selfbilling. Lijkt mij allemaal veel helderder, voor alle partijen.

 

Ik begrijp even niet op welke factuur je hier nu mee doelt? Wat is helderder voor alle partijen? :)

 

Dank nogmaals!

[Maso]

Even snel bezien lijkt me de huidige constructie niet mogelijk. De huurder heeft een contract met de verhuurder. Daarbij kan een derde partij niet zonder meer factureren dat wat aan de verhuurder verschuldigd is. Het zou een merkwaardige bedoeling worden als een derde partij zonder meer een factuur kan sturen die eigenlijk aan een andere partij verschuldigd is.

 

Als men dit wel zou willen doen dan zal de vordering van verhuurder op huurder middels een cessie overgedragen moeten worden aan de derde partij.

[Dennis_van_Dijk]

- We willen zorgen dat de verhuurder er geen administratie aan heeft. Dus in plaats van al die verschillende verkoopfacturen (er kunnen vrij veel huurders zijn) + 1 factuur voor de commissie vanuit ons, zouden we dit willen terugbrengen tot 1 credit verkoopfactuur vanuit ons waar alles in gespecificeerd staat.

 

Het is inherent aan met BTW belaste prestaties dat er administratie bij komt kijken. Dat weet de verhuurder. Jullie verhuren niet, jullie zorgen ervoor dat de huur geïnd wordt. Bovendien is het alleen mogelijk om de BTW -administratie te voeren voor de klant als dit de enige activiteit is op dit speifieke omzetbelastingnummer. Ik snap de intentie, ik zou er alleen nooit aan beginnen. Bovendien heb je nooit zicht op alle voorbelasting m.b.t. deze ondernemer. Bezint...

 

- Verder kan onze software het op dit moment niet aan om namens verschillende verhuurders facturen te sturen en met verschillende reeksen, maar dit punt is natuurlijk ondergeschikt.

 

Dat lijkt mij ook en is zeker geen verkoopargument...

 

Het zijn inderdaad doorgaans verhuurders die andere hoofdactiviteiten hebben, dus we willen het voor de verhuurder administratief zo licht mogelijk maken.

 

Snap ik. Maar je haalt je wat op de hals en als de automatisering nu al achter loopt...

 

Overigens ben ik van mening dat je de factuur ook op jullie briefpapier zou kunnen verrichten. Op deze manier doe je ook niet aan selfbilling. Lijkt mij allemaal veel helderder, voor alle partijen.

 

Ik begrijp even niet op welke factuur je hier nu mee doelt? Wat is helderder voor alle partijen? :)

 

Mijn fout. Ik had dit weg willen halen. Ik zou niet factureren op jullie briefpapier. Wat ik bedoelde is dat als jullie factureren voor verhuurder x en het bedrag wordt op jullie rekening gestort dan kun je daar jullie factuur vanaf trekken. Zo doe je niet aan selfbilling.

[sanderP]

Wij zouden wat mij betreft een partij kunnen zijn in het huurcontract. Alleen niet als verhuurder, maar bijvoorbeeld als administratief dienstverlener.

 

Verder hebben wij ook een overeenkomst met de verhuurder waarin e.e.a. wordt afgestemd, dus hier kunnen we ook nog bepalingen in opnemen, mocht dit het mogelijk maken.

 

Verandert dit de situatie?

[Dennis_van_Dijk]

Even snel bezien lijkt me de huidige constructie niet mogelijk. De huurder heeft een contract met de verhuurder. Daarbij kan een derde partij niet zonder meer factureren dat wat aan de verhuurder verschuldigd is. Het zou een merkwaardige bedoeling worden als een derde partij zonder meer een factuur kan sturen die eigenlijk aan een andere partij verschuldigd is.

 

Als men dit wel zou willen doen dan zal de vordering van verhuurder op huurder middels een cessie overgedragen moeten worden aan de derde partij.

 

Dit kan in principe wel. Het gebeurt heel veel dat de huur van kamerverhuurders gefactureerd wordt door een derde. Makelaars factureren ook heel vaak voor verhuurders. Het probleem in dezen ligt hem puur en alleen in de met omzetbelasting belaste prestatie.

[sanderP]

Het is inherent aan met BTW belaste prestaties dat er administratie bij komt kijken. Dat weet de verhuurder. Jullie verhuren niet, jullie zorgen ervoor dat de huur geïnd wordt. Bovendien is het alleen mogelijk om de BTW -administratie te voeren voor de klant als dit de enige activiteit is op dit speifieke omzetbelastingnummer. Ik snap de intentie, ik zou er alleen nooit aan beginnen. Bovendien heb je nooit zicht op alle voorbelasting m.b.t. deze ondernemer. Bezint...

 

Wederom dank voor je uitgebreide reactie. Wat mij niet duidelijk is, is waarom wij een btw administratie zouden voeren voor een klant?

 

Zeg, er zijn 3 huur facturen vanuit ons aan de huurders:

factuur 2013-0001: 100 euro + 21 euro btw

factuur 2013-0002: 200 euro + 42 euro btw

factuur 2013-0002: 300 euro + 63 euro btw

 

En er is 1 self billing factuur vanuit ons aan de verhuurder

factuur 2013-0004: 600 euro credit minus 60 euro vergoeding = 540 euro. en dan + 113,40 btw

 

Dat bedrag maken wij over aan de verhuurder en die fixt zijn eigen administratie. Of denk ik hier te simpel?

 

 

Snap ik. Maar je haalt je wat op de hals en als de automatisering nu al achter loopt...

 

We zijn in staat dit deel snel op orde te krijgen, zodra we de theoretisch correcte werkwijze weten, maar bedankt voor de zorgen :)

[sanderP]

Even snel bezien lijkt me de huidige constructie niet mogelijk. De huurder heeft een contract met de verhuurder. Daarbij kan een derde partij niet zonder meer factureren dat wat aan de verhuurder verschuldigd is. Het zou een merkwaardige bedoeling worden als een derde partij zonder meer een factuur kan sturen die eigenlijk aan een andere partij verschuldigd is.

 

Als men dit wel zou willen doen dan zal de vordering van verhuurder op huurder middels een cessie overgedragen moeten worden aan de derde partij.

 

Dit kan in principe wel. Het gebeurt heel veel dat de huur van kamerverhuurders gefactureerd wordt door een derde. Makelaars factureren ook heel vaak voor verhuurders. Het probleem in dezen ligt hem puur en alleen in de met omzetbelasting belaste prestatie.

 

Wij verhuren zelfs geen kamers, maar bureaus in een gedeelde ruimte. Hier zitten ook wat andere faciliteiten bij en we verhuren dit dus als dienst en rekenen dus btw.

 

Wat is precies het probleem in de met omzet belaste prestatie?

[Dennis_van_Dijk]

Wat is precies het probleem in de met omzet belaste prestatie?

 

Dat jullie niet de presterende ondernemer zijn als het gaat om het verhuren.

 

[*]Jullie prestatie is het factureren en innen van de huur en die kosten brengen jullie, inclusief BTW, in rekening bij de verhuurder.

[*]De prestatie van de verhuurder is het beschikbaar stelken van bedrijfsruimtes en die kosten brengt de verhuurder, inclusief BTW, in rekening bij de huurder.

 

Die twee verchillende prestaties kun je niet door elkaar heen laten lopen.

[sanderP]

Wat is precies het probleem in de met omzet belaste prestatie?

 

Dat jullie niet de presterende ondernemer zijn als het gaat om het verhuren.

 

[*]Jullie prestatie is het factureren en innen van de huur en die kosten brengen jullie, inclusief BTW, in rekening bij de verhuurder.

[*]De prestatie van de verhuurder is het beschikbaar stelken van bedrijfsruimtes en die kosten brengt de verhuurder, inclusief BTW, in rekening bij de huurder.

 

Die twee verchillende prestaties kun je niet door elkaar heen laten lopen.

 

Hmm ok, ik zie dat wel in inderdaad. Toch wel jammer, want uiteindelijk gaat het allemaal om 0 euro, omdat alle partijen zakelijk zijn en niemand dus daadwerkelijk btw hoeft te betalen. Een hoop gedoe om niks lijkt mij, maar waarschijnlijk mis ik iets.

 

Wat zou de manier zijn om het administratief het makkelijkst in te richten voor de verhuurder? Kunnen we nog iets doen door bijvoorbeeld zelf een factoring bedrijf op te starten of iets dergelijks?

[Jeannine vdLinden]

In principe zou het door bemachtiging van de verhuurder kunnen, zou ik zo maar denken. De verhuurder stelt de ruimte (hier volgt lange overeenkomst compleet met hakken en ogen) beschikbaar voor verhuur als cowork/gedeelde ruimte en machtigt OP om namens verhuurder de huurders te vinden, de diensten aan te bieden, de boel te regelen, de overeenkomsten te tekenen, de facturen op te sturen en te innen, enzovoorts.

 

Een soort agentschap constructie.

 

Ik bedoel, zo doe ik het niet, maar het zou zo kunnen zou ik denken.

 

Niet?

.

[Dennis_van_Dijk]

Hmm ok, ik zie dat wel in inderdaad. Toch wel jammer, want uiteindelijk gaat het allemaal om 0 euro, omdat alle partijen zakelijk zijn en niemand dus daadwerkelijk btw hoeft te betalen. Een hoop gedoe om niks lijkt mij, maar waarschijnlijk mis ik iets.

 

Tja, we kunnen het natuurlijk over het hele systeem van de heffing van omzetbelasting hebben maar het komt er op neer dat je het voorlopig met deze werkwijze moet doen...

 

Overigens ben ik niet met je van mening dat er niemand daadwerkelijk BTW hoeft te betalen. Juist iedereen betaalt BTW, alleen sommigen kunnen nog wat verrekenen. De verplichting om BTW te betalen is er gewoon voor iedereen. Als jij als ondernemer een computer koopt moet je ook eerst de BTW over deze computer betalen voordat je hem terug kunt vorderen. In jouw casus is dat niet anders.

 

Wat zou de manier zijn om het administratief het makkelijkst in te richten voor de verhuurder? Kunnen we nog iets doen door bijvoorbeeld zelf een factoring bedrijf op te starten of iets dergelijks?

 

Bij een factoringbedrijf factureert ook de ondernemer zelf. Soms wordt de facturering ook gedaan door een derde maar dan altijd uit naam van en met de gegevens van de presterende onderneming. De factoringmaatschappij doet niet anders dan zorgen dat de factuur betaalt wordt, wat jij ook eigenlijk wilt doen. Soms schiet zo'n maatschappij, tegen een fee, ook voor en neemt ze de vordering over. Dat is een hele andere tak van sport dan je ideeën tot nu toe.

 

Jouw fiscalist heeft de juiste optie al geschetst ;)