Papierloze administratie?

[member123]

Nu ik met mijn bedrijf een hele nieuwe start maak ben ik ook veel oude contracten aanhet herzien.

Zo gebruik ik tot u toe exact online voor administratie maar vind dat vrij duur (ongeveer 900 euro per jaar).

Nu zoek ik dus naar geschikt nieuw administratie/boekhoud pakket.

 

Echter vroeg ik me af of ik niet direct over zou kunnen gaan op een papierloze administratie.

Dus binnenkomende facturen inscannen en direct in administratie pakket opslaan en koppelen aan boeking.

 

Dit zodat factuur lijd bij boeking is en altijd digitaal beschikbaar vanafelke locatie.

En uiteraard dat ik papiere versie kan weggooien.

 

Wat ik begreep zou dit toegestaan zijn, maar wat zijn hier de verdere implicaties van en waar moet ik dan verder opletten?

En welke software zou hiervoor geschikt zijn?

 

Wie heeft hier ervaring mee?

[Jean Ecogeneration]

Hoi Daniël,

 

Ik gebruik nu een paar maanden MoneyBird waarmee ik alle inkoopfacturen digitaal opsla en offertes en verkoopfacturen genereer. Dat werkt prima: facturen die per e-mail binnenkomen forward ik automatisch naar een emailadres bij Moneybird. Ze worden dan automatisch in het systeem gezet (je moet zelf wel de bedragen en kostensoorten boeken, maar het systeem leidt zelf vaak al het bedrijf af uit het adres).

Facturen die ik per post binnenkrijg scan ik en contantbonnetjes die ik vaak onderweg verzamel fotografeer ik met mijn telefoon. Die stuur ik ook allemaal per e-mail naar Moneybird waarna ze in het nog in te boeken overzicht komen te staan.

 

Ik ben er heel erg tevreden mee, alhoewel ik ook nog wel punten ter verbetering zie. B.v. het beter automatisch herkennen van namen van entiteiten en bedragen. Meestal zijn facturen van dezelfde leverancier uniform van opmaak en zou je het systeem vrij makkelijk moeten kunnen leren wat waar staat.

[member123]

ik heb me ondertussen zitten afvragen of ik dat digitaal opslaan wel in boekhouding/administratie pakket zelf moet doen of beter in extern pakket kan doen.

Indien in extern pakket kan ik dat namelijk nog verder doorvoeren en ook andere post en documenten digitaliseren en zo bewaren.

Zag de tip met OCR te scannen zodat documenten ook doorzoekbaar worden.

[brood]

Zag de tip met OCR te scannen

 

Welke scanner doet boekhoudkundig OCR ? MoneyBird? Ik ben benieuwd.

Dus een velletje papier (benzinebon bijvoorbeeld) scannen (filmen) en een beeldherkenner vindt:

Leverancier, datum, valuta, BTW nummer, Factuurbedrag, BTW .

 

Om er maar een paar te noemen.

 

[Zomaar iemand]

Hoe gaat zo'n bedrijf als moneybird om met dataverlies bij een servercrash of een faillissement?

 

Krijg je dan een datadump? En hoe wordt die aangeleverd? Als duizenden losse bestanden, met een willekeurige naam of als uitgewerkt pdf per jaar met daarin duizenden documenten?

Je bent en blijft zelf verantwoordelijk voor je administratie.

 

Vroeger moest je altijd de originele factuur bewaren is dat tegenwoordig niet meer zo?

[Dennis_van_Dijk]

Welke scanner doet boekhoudkundig OCR ? MoneyBird? Ik ben benieuwd.

Dus een velletje papier (benzinebon bijvoorbeeld) scannen (filmen) en een beeldherkenner vindt:

Leverancier, datum, valuta, BTW nummer, Factuurbedrag, BTW .

 

Om er maar een paar te noemen.

 

Nee, volgens mij gaat het nog niet zo ver. De stamgegevens zul je zelf moeten invoeren.

Er is wel degelijk software die de factuur herkent, plaatst bij de juiste leverancier en een voorstel doet m.b.t. de boeking. Dit moet altijd handmatig visueel gecontroleerd en geaccordeerd worden.

 

 

[member123]

Hoe gaat zo'n bedrijf als moneybird om met dataverlies bij een servercrash of een faillissement?

 

Krijg je dan een datadump? En hoe wordt die aangeleverd? Als duizenden losse bestanden, met een willekeurige naam of als uitgewerkt pdf per jaar met daarin duizenden documenten?

Je bent en blijft zelf verantwoordelijk voor je administratie.

 

Vroeger moest je altijd de originele factuur bewaren is dat tegenwoordig niet meer zo?

 

dat is inderdaad 1 van de vragen die ik heb. hoe verstandig is het om zoiets in de cloud te zetten.

of wat zijn dus andere oplossingen.