Werkproces/administratie bij uitbesteding aan fulfilmentpartij

[Hoekje]

Hoi,

 

Binnenkort willen wij het inpakken en versturen van orders gaan uitbesteden aan een fulfilment partij omdat dit logistieke werk ons inmiddels te veel tijd kost. Klantenservice en marketing liggen op z'n gat ... en da's niet de bedoeling en zeker niet verstandig.

 

Bij de overgang naar dit nieuwe werkproces willen wij ook met onze administratie over naar een ander pakket. Ik heb alleen geen idee hoe het (administratieve)proces eruit gaat zien als we in zee gaan met een fulfilment partij.

 

Heeft iemand hier ervaring mee?

 

De fulfilment partij verwerkt de orders, maar moeten wij die zelf ook in onze administratie nog verwerken en factureren? Lijkt me wel, omdat onze klanten anders geen facturen ontvangen en onze voorraden niet worden afgeboekt. Maar ik krijg bij deze manier van werken wel het idee dat er werkzaamheden dubbelop gedaan worden ...

 

De fulfilment partij heeft een voorraadsysteem waar wij 24/7 inzicht in hebben, en deze voorraden worden ook gesynchroniseerd met de voorraden in onze webshop. Moet ik dan ook nog een voorraadsysteem hebben? Zo nee, hoe boek ik dan zelf de orders en facturen?

 

Bij voorbaat dank voor de reacties. Er is mij nog een hoop onduidelijk en ik wil niet opnieuw het wiel uitvinden als dat niet nodig is ;). Iedere tip is welkom!

[LeegR1]

Beste Hoekje,

 

Hoe groot is jouw onderneming?

Het is bijvoorbeeld mogelijk om een derde rechtstreeks in jouw administratieve ERP-systeem te laten werken.

 

Het is dan wel van belang om functiescheiding goed te regelen. Ik zou in ieder geval willen dat de jij het startpunt zelf doet, daarmee bedoel ik de eerste registratie van de orders. Je kan dan bijvoorbeeld met statussen gaan werken 0 order ontvangen (doorlopend nummer aangeven), 1 Order ingevoerd, 2 order doorgezonden naar derde parij.

 

Op deze manier houd je je eigen pijplijn inzichtelijk en kan je per processtap zien of alles juist afgewerkt wordt. Dit doe je door regelmatig de orderstatussen te analyseren. Let ook op goede afschermingen van gebruikersrechten in je systeem. Het mag namelijk niet zo zijn dat orders met een lagere status verwijderd zijn.

 

 

[Roel J]

Beste hoekje,

 

welkom op HL, je stelt wel een heel lastige vraag, er is namelijk geen eenduidig antwoord te geven. Maar de overstap kan wel zorgen voor een compleet andere werkwijze dan wat je gewend bent, kijk dus heel goed en vooral gedetailleerd naar je processen.

 

Hierbij zou ik het volgende onderscheid in de gaten houden.

 

1. De webshop hoeft alleen maar actuele voorraadaantallen per artikel te weten, daarvoor moet je dus een relatief simpel update proces voor hebben waarbij elke X minuten of uur de actuele voorraden worden doorgegeven. Dit proces moet geoptimaliseerd zijn om de kans op nee verkopen of het moeten annuleren van orders te voorkomen, dit heeft vrij weinig met voorraadadministratie te maken. Het is echt een front office proces. Vaak werkt het goed om voor de webshop een apart magazijn aan te maken of een aparte sublocatie zodat alleen die aantallen doorgegeven worden aan de webshop, terwijl er op de standaardlocatie ook nog voorraad staat die nog niet vrijgegeven kan of mag worden (hiervoor zijn tientallen redenen te bedenken, zoals aanbiedingsactie nog niet gestart, voorraad moet nog in eigen verpakking worden verpakt, de ontvangen voorraad moet nog gecontroleerd worden op kwaliteit, enz enz)

 

2. De boekhoudkundige vastlegging van alle voorraadhandelingen die uitgevoerd worden is een heel ander verhaal. Ook daar zul je keuzes moeten maken, ga je elke handeling 1 op 1 verwerken in je boekhouding of ga je in het fulfillmentsysteem ook zaken als inkoopprijs, minimum bestelhoeveelheden invoeren zodat je op basis daarvan ook kan inkopen en de voorraad kan waarderen. Dat is dus ook afhankelijk van de geboden functionaliteit door de fulfillmentpartij. De waarde van de voorraad bij de fullfilment partij moet wel overeenkomen met die in jou boekhouding.

Je zou ook kunnen kiezen voor dag of week verwerking van mutaties waarbij je alleen het totaal van alle transacties per soort handeling in je boekhouding verwerkt, maar dat vraagt hele goede overzichten op basis waarvan geboekt kan worden en waarmee later aansluitingen gemaakt kunnen worden.

 

Naar mate de webshop groeit ontstaat er meestal steeds meer behoefte aan geautomatiseerde processtappen en dan moet je vooral inzetten op verwerking per handeling, dit geeft wel grotere uitwisselingsbestanden en vraagt goed technisch toezicht op het slagen van die synchronisaties

 

Je zult dus echt goed na moeten denken over hoe je het nu gaat opzetten zodat je in de toekomst niet vastloopt, mijn advies zou zijn probeer nu zoveel mogelijk te automatiseren qua inlezen van transacties.

Tot slot zorg voor goede verbandscontroles of in elk geval voor de juiste aanwijzingen om ze tot stand te brengen. Denk dan aan overnemen van ordernummers in je boekhouding, reserveer een veld waar je een batchnaam kan opslaan zodat je snel kan zien of alle overdrachtsbestanden zijn ingelezen en verwerkt.

liever een veldje teveel overdragen naar je boekhouding als een veldje te weinig. ontbreken van de juiste referenties kan leiden tot zoeken naar een speld in een hooiberg.

[Hoekje]

@Richard,

Onze onderneming bestaat uit 2 personen, ikzelf en mijn echtgenoot :). Ik hou me o.a. bezig met de administratie en in principe heeft verder niemand toegang behalve onze accountant. Ik denk dat ik op dit moment de voorkeur geef aan een online systeem.

 

@Roel,

Bedankt voor je tips, die ga ik zeker noteren! Het is inderdaad belangrijk dat we goed naar de nieuwe processen gaan kijken en zoveel mogelijk moeten optimaliseren. We maken nu (in Exact Globe) ook gebruik van minimale voorraden en dat werkt prima. Het hangt er dus ook vanaf of de fulfilmentpartij dit kan aanbieden. Zo niet, dan moeten we dus sowieso een voorraadsysteem erbij houden/nemen.

 

Als er nog iemand ervaring heeft met het beheren van webshops i.c.m. fulfilmentpartijen dan hoor ik het natuurlijk graag.

 

Bij voorbaat dank!

[LeegR1]

Beste Hoekje,

 

Volgens mij moet Exact Globe via synergie (dacht ik de online versie van Exact) online prima kunnen samenwerken met webwinkelsoftware.Ik zou eens vragen bij Exact als ik jou was. Ik zou echter bij dit soort zaken wel even goed op het kostenplaatje letten en bijvoorbeeld ook vragen of er mogelijkheden zijn tot uitproberen door jou zelf. Het gaat er tenslotte om dat het gemak oplevert voor jou. Softwareleverancies hebben soms wel eens de neiging om zaken rooskleuriger voor te stellen dan deze in het echt zijn.

[Hoekje]

@Richard,

Klopt, dat is ook mijn ervaring met Exact ... Vooraf kon alles en toen het eenmaal draaide bleek ik toch nog wel wat extra licenties nodig te hebben voor de meest kleine extra functies. Heeft ons ontzettend veel geld gekost, en helaas ook een hoop frustratie. Op dit moment geef ik er niet de voorkeur aan om door te gaan met Exact :(.

[LeegR1]

Beste Hoekje,

 

Ik zou kijken of het mogelijk is om het logistieke proces alleen in de webwinkel plaats te laten vinden. Dus het proces van offerte/order tot aan facturering. Ik neem aan dat je met ideal werkt en dat de order pas doorgezet wordt als deze daadwerkelijk betaald is. Goede webwinkels kunnen namelijk hun verkoopfacturen al dan niet samengevoegd exporteren naar een Excelbestand. Deze kan je vervolgens offline inlezen in je administratie. Let er wel op dat je online facturen 7 jaar bewaard moeten blijven voor de fiscus. Als je werkt op deze manier kan je namelijk kiezen voor het beste van twee werelden tegen aanvaardbare kosten. Wil je alles volledig automatiseren dan betaal je daar vaak een behoorlijk forse prijs voor.

[LeegR1]

Herstel ik moet zeggen je hele verkoopadministratie valt onder je fiscale bewaarplicht. (Dus orders en offertes). Alhoewel ik in de praktijk nog niet vaak heb meegemaakt dat de belastingdienst operationeel de diepte in gaat, kunnen ze dat wel doen.

 

Voordat weer iemand mij verbeterd ;D ;)