Doorgeven administraties aan klanten of niet?

[vandijk]

Beste boekhouders,

 

Wanneer een klant of jij zelf besluit niet verder te gaan met de samenwerking, is het dan gebruikelijk een administratiebestand van die klant aan hem of haar af te geven? (Zodat zij of de nieuwe boekhouder hierop voort kan borduren, al dan niet zelf aan kan passen?) Of ligt het meer voor de hand om bijvoorbeeld een eindbalans mee te geven? Ik kan me voorstellen dat een klant rechten heeft op de gedane boekingen waarvoor betaald is. En daar wettelijk gezien inzicht in moet kunnen hebben.

Ik snap niet zo goed wat ik daar mee aan zou moeten, mocht dit voorkomen.

 

Weten jullie hoe dit wettelijk gezien / of gebruikelijk gezien in elkaar zit?

[LeegR1]

Een klant heeft inderdaad wettelijk gezien recht op informatie.

Het ligt eraan watvoor opdracht je hebt. Als het alleen administratie voeren is dan geef je de klant gewoon een kolommenbalans en de openstaande postenlijst en een afschrijvingsstaat. (tot waar jouw opdracht natuurlijk sterkt, als je bijvoorbeeld niet hebt afgesproken om afschrijvingen te berekenen dan kan je deze staat ook niet geven natuurlijk.)

 

Als het goed is gaat een klant in de praktijk vaak, naar een andere boekhouder.

Deze zal dan als goed is met een uitvraag voor informatie bij jou komen.

 

[Marcel Spruit R.I.P.]

De stukken die de klant aanlevert zijn van hem/haar, de administratie (de bestanden) is jouw eigendom. Je hoeft dus niks, maar het lijkt me niet onlogisch om je collega's van informatie te voorzien en zo vriendelijk mogelijk afscheid te nemen van je klant.

 

Daarnaast: wat vind je zelf en waarom vind je het belangrijk wat 'gebruikelijk' is?

[vandijk]

Oke bedankt heren. Jullie geven beide een duidelijke reactie. Ik kan me best voorstellen dat een boekhouder liever niet wil dat iemand zijn of haar bestanden zo mee kan nemen en over kan dragen aan een ander, omdat het (volgens mij) een investering is om zo goed mogelijk grootboeknummers en grootboekrubrieken aan te maken. De internetvoorbeelden die ik tot nu toe tegen ben gekomen zijn redelijk karig. Niet erg toereikend voor 'ieder' soort boeking die plaats kan vinden. Wanneer je een balans of misschien grootboek uitdraait met alle gebruikte boekingen, kan ik me dit voorstellen. Maar bijvoorbeeld een Snelstart bestand meegeven is misschien een ander verhaal? Of is dit niet iets waar boekhouders veel om geven wanneer ze het druk genoeg hebben?

[Marcel Spruit R.I.P.]

Ik heb wel eens moeten praten als Brugman om een administratiebestand los te peuteren bij een vorige boekhouder, maar die klant was inmiddels echt al lang en breed overgestapt (en vorige kantoor was er ook niet per se rouwig om). Kolommenbalansen en grootboekoverzichten waren eigenlijk nooit een probleem.

 

Ik denk dan 'wat heb ik te winnen bij het NIET afgeven van zo'n SnelStart-bestand?'

Het lidmaatschap van mijn beroepsorganisatie schrijft voor dat ik een nieuwe boekhouder van mijn klanten van alle informatie voorzie die ze nodig hebben om hun taak uit te oefenen. Aangezien ik toch niet zoveel meer aan die klant ga verdienen, wees ik daar beter een beetje efficient in, dus hier heb je je boekhoudbestand, als je dat wil. Als me dat 10 telefoontjes scheelt, én de ex-klant krijgt de indruk dat ik een redelijke partij ben bij het afscheid nemen, is dat winst.

 

Dat een ander dan aan de haal kan met mijn meer dan briljante rekeningschema en boekings-methoden, je kan het natuurlijk ook zien als reclame. Geven is het nieuwe krijgen ;D

 

[vandijk]

Ah kijk aan. Het lijkt mij ook veel tijd op te leveren om niet alles hoef toe te lichten en goed afscheid te nemen, zodat de klant weet je oprecht bent en niet alleen huiverig voor je eigen belang. In de praktijk ben ik het nog niet zozeer tegengekomen. Meestal wordt de boekhouding overgenomen vanuit de jaarrekening of ib aangifte, voor zover ik daar ervaring mee heb. Het is niet prettig om te weken met een bestand van een ander die andere grootboeknummers hanteert, dat werkt erg vertragend. Dat zou misschien een goede reden zijn om niet al te moeilijk te doen.

[LeegR1]

In praktijk is het inderdaad gebruikelijk om alleen de strik noodzakelijke zaken aan te leveren die een opvolger/klant nodig heeft. Het ongelimiteerd kopiëren van werkwijzen of bestanden kan natuurlijk nooit de bedoeling zijn.

[vandijk]

Oke, dus dat is toch wel een streven. Enkel het noodzakelijke aanleveren. Moet zoiets in de voorwaarden opgenomen worden? Zoja, wat is over het algemeen strikt noodzakelijk?

[LeegR1]

Ben je toevallig ook aangesloten bij NOAB bijvoorbeeld. (Ik weet overigens niet wat dat kost hoor aansluiten bij NOAB en of het wel zinvol is voor jou. Ik heb me nooit uitputtend verdiept in NOAB.)Deze heeft voor jou dan standaard algemene voorwaarden en standaard voorbeelden voor offertes en contracten en sjablonen voor een administratiekantoor. Ik heb zo voor mijzelf niet exact paraat, maar volgens mij (ik weet het eigenlijk wel zeker) heb ik er wel het een en ander over opgenomen in mijn algemene voorwaarden.

 

Ik ben aangesloten bij de NBA en deze voorziet mij in deze informatie. Maar dan moet je accountant zijn.

[vandijk]

Bedankt voor deze toelichting. Ik ben nergens aangesloten, omdat ik een starter ben. Dat zijn toekomst plannen voor mij. Aangezien ik binnenkort een eerste klant op de stoep heb staan wil ik me graag voorbereiden met een aantal opgestelde voorwaarden, zodat we beiden duidelijkheid hebben. Die klant is overigens zelf ook net gestart. Wel spannend natuurlijk.

[LeegR1]

Heel veel succes, kijk ook nog even bij de Kamer van Koophandel voor gratis algemene voorwaarden.

Wellicht heb je ook contacten. Ik zou je eventueel ook nog wel een idee aan de hand kunnen doen, maar accountantsvoorwaarden en offertes hebben een behoorlijk hoog juridisch karakter. Denk er even rustig over na voor jezelf.

En vraag misschien nog eens wat collega's bij je in de buurt.

 

Ik denk dat ik nu maar eens ga slapen Pauw en Witteman is ook al bijna afgelopen ;D ;D

 

Heel veel succes met het ondernemerschap beiden.

 

 

[vandijk]

Hartelijk dank! Ik zal bij de Kamer van Koophandel kijken en contacten raadplegen die misschien een helpende hand kunnen bieden. Ik heb nog twee dagen voor we een afspraak hebben met de bedoeling ik daarna direct start. Aan de hand van de tips ben ik voor m'n gevoel al behoorlijk op weg, de richting is er, bedankt.

[mmint]

En wat doe je dan wanneer de klant expliciet vraagt om z'n snelstart bestand? Niet geven? Da's vragen om moeilijkheden...

Ik zou dan als klant ontevreden zijn en het iedereen laten weten. Daarbij, waarom zou je?

Zo bijzonder kan je rekeningschema niet zijn en al je andere boekhoudtrucs moeten ook voldoen aan de eisen...

[LeegR1]

Je hebt gelijk mmint, dat gaf ik in het begin ook al aan.

Een klant heeft een wettelijk recht op dit soort documenten, sterker nog hij moet ze eigenlijk zelf hebben

om te voldoen aan zijn administratieplicht. (In de praktijk interesseert ondernemers dit echter soms te weinig)

 

Maar waar ik meer op doel zijn de eigen documenten van de boekhouder zoals werkprogramma's.