Onverschuldigde betaling vervelende ex-klant, alweer

[Tuvai]

Hallo Higherlevel forummers,

 

Na lang meelezen maar eens besloten om me ook te registreren, omdat ik zelf een vraag heb waarop ik het antwoord zelfs na enige tijd Googlen niet kon vinden.

 

Ik heb op de zakelijke rekening voor de zoveelste keer van dezelfde (ex-)klant een onverschuldigde betaling ontvangen. Met deze klant had ik een onderhoudscontract en deze betaalde per kwartaal een vast bedrag. In de 3 jaren tijd dat dit heerschap klant is geweest, is bij elke van de in totaal 13 betalingen (één eenmalige in het begin) wel iets fout gegaan. Zo werden bedragen elke keer afgerond (van 59,81 euro die betaald moest worden werd 60 over gemaakt) en werd er elke keer pas op de allerlaatste dag van de betaaltermijn van de aanmaning betaald, dit terwijl deze klant er op stond om alle facturen per post te ontvangen (terwijl we eigenlijk alles digitaal doen) en er zo dus ook elke keer tijd, moeite en geld in kantoorartikelen gestopt moest worden.

 

Afijn, voor capriolen als bovenstaande en ene heleboel andere zaken die speelden (bestanden die niet worden doorgestuurd, afspraken waarbij de klant gewoon niet komt opdagen, enz) heb ik ruim voor het aflopen van het derde contractjaar bij deze klant aangegeven de 'samenwerking' te willen beëindigen en hem er op gewezen dat hij maar een andere leverancier moet zoeken.

 

Maar nu komt het; omdat in het verleden alle betalingen te laat werden gedaan, heeft deze (ex-)klant op mijn advies een automatische betaling ingesteld. Deze loopt nu, meer dan een half jaar na beëindiging van onze samenwerking, nog steeds. Vandaag heb ik dus al voor de derde keer een onverschuldigde betaling ontvangen van deze (ex-)klant en ik word er een beetje moedeloos van. Mij kost het elke keer tijd en transactiekosten om het weer terug te storten, en ik heb hem nu al meermaals er op gewezen dat hij de automatische betaling stop moeten zetten. Op die mails krijg ik gewoon geen reactie.

 

Bij wet ben ik natuurlijk verplicht om dit geld weer terug te storten dus met tegenzin heb ik dat dan ook weer gedaan. Maar wat kan ik doen om te vermijden dat dit over 3 maanden weer gebeurt?

[Marcel Spruit R.I.P.]

Betaalt een klant teveel, is het nog niet goed... ::)

 

Mijn tip: laat dit geld op de rekening staan totdat de klant er om vraagt. Verwerk het correct in je boekhouding. Als de klant er over een jaar niet om vraagt, stuur dan een brief of een mail met "joh, je hebt je automatische betaling nog aan staan, zet die even uit en dan stort ik je graag het teveel betaalde terug". Als het goed is heeft de klant een boekhouder die zal 'm er hopelijk ook wel op wijzen dat ie aan twee leveranciers betaald voor één dienst.

[RT....]

En wie weet komt hij helemaal niet meer aankloppen, gratis geld! ;)

[RiVe]

Je kant toch ook de gemaakte kosten inhouden, je vraagt niet om een betaling maar je verricht wel extra werk en inspanning om het geld weer terug te storten.

 

Credit factuur sturen, gestort bedrag - kosten.

 

Klopt jouw administratie en zijn administratie klopt. :)

 

[R.I.P. - Benm]

Er is verder geen reden dat die kosten niet precies gelijk kunnen zijn aan het gestorte bedrag, scheelt je weer transactiekosten :)